冠状病毒流行期间的生活和工作 - 第 2 部分

在我们“冠状病毒流行期间的生活与工作”系列的第 2 部分中，我们将看看远程团队如何共享文件并更好地协作项目。 我们将研究可以帮助简化此过程的可用工具，更清晰，压力更小！

文件共享服务

很长一段时间以来，许多企业依靠内部服务器在团队成员之间共享文件。 在过去的几年里，云存储和协作工具取得了飞跃式的发展，使内部服务器成为过去。

如今，Dropbox、Box 和 Google Drive 等服务都允许快速轻松地共享资产——从 Word 文档到 PDF、照片等等。 这些服务的作用非常类似于内部文件服务器，但具有许多额外的好处，其中一个“必备”功能允许员工从世界任何地方的几乎任何设备访问文件。

这是对老式文件存储和共享系统的巨大改进。 它不仅使访问文件变得超级容易，而且这些基于云的系统还以异地备份的形式为您的业务文件提供了额外的安全层。

易用性是许多企业现在采用 Dropbox 等第三方文件共享服务的另一个主要原因。 学习曲线很低，而可用功能的控制和水平很高。 例如，只需单击几下即可更改整个文件夹的访问权限，以允许（或拒绝）对指定员工的访问。

文件修订是另一个很棒的功能，您会想知道如果没有它，您将如何生活……当您有一个团队协作处理共享文件时，您有时可能会遇到不幸的情况，即您后来决定不想要或可能不正确的更改。 传统上，很难恢复到文档的先前副本。 使用 Dropbox 或 Box 之类的工具，可以查看文档生命周期内生成的文件版本数量，并只需单击一个按钮即可恢复到其中任何一个版本。 有时是救命稻草！

让我们快速浏览一下该领域的 3 个主要参与者：

投递箱

在过去的几年里，Dropbox 经历了一些变革。 不久前，它主要被视为“家庭”文件存储和共享应用程序。 时代怎么变了。 它现在是企业领域的重要参与者，并受到 Lonely Planet 和 Expedia 等家喻户晓的品牌的信赖。

下载 Dropbox 的桌面应用程序时效果最佳。 这会在您的计算机上创建一个专用的 Dropbox 文件夹，您可以将要存储在 Dropbox 上的所有文件拖到该文件夹​​中。 而且，取决于计划，这可以是无限数量，根本没有存储限制。 这些文件可以保留在您的桌面上，如果您没有互联网连接，您可以轻松访问，而且还可以在后台无缝复制到 Dropbox 云。 然后，您可以将这些文件或文件夹的访问权限授予其他团队成员。 文件修订会保留下来，只需单击按钮即可恢复，而这些文件由 Dropbox 安全存储，让您在计算机或笔记本电脑出现故障或被盗时高枕无忧。 在这方面，Dropbox 甚至提供了在发生盗窃时远程擦除您的计算机的功能。

Dropbox 绝对值得一试。 文件同步和恢复过程非常快速和可靠，整个系统设计得非常好。 在 dropbox.com 上查看

主要优点：无论您要存储多少文件，桌面和 Dropbox 云之间的文件同步都毫不费力。

微软一盘

One Drive 将自己定位为 Dropbox 的竞争对手，并且是 Microsoft 365 客户的主要文件共享和存储系统。 如果您拥有包含电子邮件和访问 Word 和 Excel 等内容的 Office 365 订阅，那么您几乎可以肯定可以访问 One Drive 上大约 1TB 的存储空间。

该系统背后的理念与 Dropbox 非常相似……它允许将文件存储在 Microsoft 云中，让您能够与您的团队共享和协作，另外还有将文件备份到远程位置的额外好处。

因为它是 Office 365 产品的关键部分，所以它可以很好地集成到几乎所有 Microsoft 产品（如 Word）中，并允许您从这些应用程序中快速轻松地保存到云中。

微软还有一个桌面应用程序，像 Dropbox 一样，可以将文件夹变成与 One Drive 云的“实时”连接。 放入其中的文件将与 One Drive 同步，已保存的文件将下载到您的计算机，以便于离线访问。

尽管它包含在 Office 365 订阅中，因此物有所值，但在尝试同步大量文件时出现问题的报告。 也就是说，对于没有数以万计文档的小型团队，它提供了一种与同事共享和协作的可行方式。 看看office.com

主要优点：免费包含在 Office 365 订阅中，这意味着您可以少付一张账单。

盒子

Box 是 Dropbox 的主要竞争对手（不仅仅是因为它们的名字相似！）。 Box 是最初的企业文件共享服务，直到今天仍在继续致力于为世界各地的公司提供出色的文件共享工具。

如果安全性和合规性在您的业务中很重要，那么 Box 应该可以满足您的需求。 他们提供了相当广泛的安全工具，并计算了需要在其客户中遵守 FINRA 和 GDPR 等行业标准的银行和其他金融服务提供商。

与 Dropbox 和 One Drive 一样，Box 允许您通过 Web 浏览器访问文件，并通过 Box 应用程序将文件同步到您的桌面。 也许不出所料，本文中提到的所有文件共享服务还附带了出色的 iOS 和 Android 应用程序，这意味着您不必整天盯着笔记本电脑。 更多信息请访问 box.com

主要优点：出色的安全功能和法规遵从性确保适用于以安全为重中之重的企业。

文件协作

因此，我们介绍了文件共享和存储领域的三个大牌。 无论您选择哪种方式，我想您都会惊喜地发现能够轻松地远程访问文件是多么美好……您必须记住通过电子邮件向自己发送您想在家中处理的文件的日子已经一去不复返了！ 备份和文件修订方面也是使用此类服务​​的一个非常好的额外奖励。

那么，还有其他好处吗？ 当然有，最重要的是毫不费力的合作。

我们已经谈到了这些服务提供的文件修订方面。 这三个系统都允许您根据需要恢复到文档的先前副本。 但是当你们中的几个人都在处理同一个文档时呢？

幸运的是，Dropbox、One Drive 和 Box 都具有一系列功能，可以让这一切变得轻而易举。 从其他人正在编辑文档的通知到“锁定”文件以防止任何人进行更改的功能，您会发现协作变得很有趣。 所有这些系统都可以轻松地对文档进行实时评论，并且各种跟踪功能意味着您可以看到工作如何随着时间的推移而发展。 在没有所有人围坐在桌子旁的情况下，这些功能使一起工作变得轻而易举。

捕获和共享工具

我们今天要介绍的最后一组工具是允许您以屏幕截图或视频的形式捕获屏幕的工具。 您知道吗，口语交流比写作快 6 倍（根据 Loom，我们的特色应用之一，无论如何！）。

当您在远程工作时，每两分钟通过电子邮件（或 Slack，如果您阅读我们的上一篇文章！）解释小细节可能会令人沮丧。 同样，有时您只是想要一种快速指出屏幕上某些内容的方法。 通常这可能涉及繁琐的电子邮件或电话，但现在，多亏了这三个应用程序，它比以往任何时候都更快地表达你的观点。

云应用

CloudApp“在易于使用的企业级应用程序中将屏幕录制、屏幕截图和 GIF 创建带到云端。”。 CloudApp 可能是“原始”屏幕录制/文件共享服务之一，它提供了非常流畅的共享体验，让您可以通过屏幕截图或屏幕录制的视频进行快速交流。

首先，下载他们的桌面应用程序并安装它。 启动并运行后，只需按键盘上的 CTRL / ALT 和 6 即可立即打开一个录制窗口。 按“开始”，然后继续演示或展示您需要的任何内容。 CloudApp 将在后台录制您的屏幕和声音。 完成后，立即退出录像机，片刻之后，您的视频将自动上传到 CloudApp 服务器。 将生成一个独特的 url，然后您可以将其快速粘贴到电子邮件、slack 或其他工具中发送给您的同事。

不需要视频吗？ CloudApp 允许您快速截取屏幕截图，然后对其进行注释箭头、文本、框等。 与视频一样，您将获得一个可共享的 URL，然后可以将其发送给您的同事。

习惯使用这样的系统需要一些时间，但是一旦将其集成到您的工作流程中，您会想知道没有它您是如何管理的！ getcloudapp.com 上的完整详细信息

Droplr & 织机

如果您喜欢使用这样的工具的想法，那么您可能还想查看其他选项，例如 CloudApp 的竞争对手 Droplr。 虽然他们的系统可以在 Windows 上运行，但它最初更适合在 Mac 上使用……所以，如果您是 Mac 用户，这可能是适合您的系统。

最后，Loom 是“新来的孩子”。 在 COVID 爆发期间提供慷慨的免费计划。 视频录制功能类似于 CloudApp 和 Droplr，但如果您想截屏，那么 Loom 不适合您，因为它完全专注于视频。

明天我们将研究您的工作环境。 在家工作提出了一些独特的挑战，确保您以最佳方式进行设置可以在生产力和您的健康方面产生重大影响。

来自 Pressidium 的所有人，保持健康！