使用自动化任务管理器提高项目管理效率的 11 种最佳方法（专家提示和工具）
已发表: 2022-03-03作为项目经理，您的技能和效率可以更上一层楼。 没有任何限制。 因此，采用一套可以不断提高项目管理效率的流程是明智之举。 如果您遵循它们，定期练习并不断进步，那么随着时间的推移，您肯定会进步很多。
在现代企业中，项目经理变得更聪明，并通过自动化提高他们的能力。 因此，它也是我们正在谈论的那个过程的一个组成部分。 节省金钱、时间和精力可以让你有更多的创新空间，而自动化会让你轻松做到这一点。
在下面的博客中，我们将讨论整个事情，并向您展示如何通过智能任务管理和战略流程提高项目经理的效率。 继续阅读。
为什么您需要提高项目管理效率
项目管理的效率是一种可以逐渐实现的品质。 使您成为充满活力的项目经理的东西，可以使用可用资源和时间进行精确估计，解决问题并使项目取得成功。 效率还为您带来适应性、开放性和在利益相关者中受欢迎的能力。
在评估不同的过程时，通常会使用效率和有效性的概念。 基于项目的组织经常在时间、成本和质量之间寻求平衡，他们希望尽可能高效地做到这一点。
Erik Sundqvist，科学指导
从计划、预算到执行——项目经理需要经历一个漫长而乏味的过程。 风险几乎是必然的。 管理你的人、分配任务，然后完成目标需要大量的脑力和体力。 那么，什么是你的救赎恩典？
的确，这是你的效率。 如果您可以利用所有可用资源并发挥适当的潜力，您就可以成功。 那么，该怎么做呢？ 这是您的工作需要完成几个步骤的地方。
提高项目管理效率的 11 个行之有效的步骤
效率措施的清单是永无止境的。 您可以创新一种新方式，好吧，也许每周都可以。 但关键是哪些是最好的，专家认为它们确实有效。
尽管如此，我们还是在下面整理了一些经过验证的最佳实践，以提高您的项目管理技能。 去看一下 -
- 专注于规划
- 创建知识库
- 建立同步沟通流程
- 管理和预算项目时间
- 风险管理策略
- 使所有项目数据都可访问
- 跟踪过程
- 奖励执行团队成员
- 调整正确的工具
- 开放的反馈和建议
- 永不满足并持续改进
让我们详细探讨并找出这些方法将如何帮助项目经理提高他们的项目管理效率–
1. 注重规划
计划是所有项目管理活动的支柱。 如果您有一个周密的计划和备用计划，您就可以安全地玩游戏。 此外，这是确保您从事一些严肃的业务的第一步。
简单地说，你需要做这件事来制定一个可操作的计划——
- 定义项目范围
- 创建工作分解结构
- 定义和排序项目活动
- 明智地估算预算、持续时间和其他资源
- 准备好应急计划
所有上述任务只会使您的项目精简。 当您的骨骼强壮时，身体必须具有良好的形状。
2. 创建知识库
创建知识库对于您的项目至关重要。 每当您需要信息时，知识库都可以为您提供帮助。 因此，一个常见的场景是这样的——假设有人需要知道上一季度的销售数字。 你让他知道。 然后另一个人来询问相同的信息。 你不介意再回答一次吗？
知识库对于交叉共享和在整个组织内同时运行数据流是必要的。 这不仅可以帮助项目内部的人，也可以帮助外部人员和客户。
3.建立同步沟通流程
除非您在利益相关者之间有稳定的沟通，否则您的项目将面临风险。 与您的项目相关的每个人都必须确保他们在同一页上，并为同一目标工作。 然而，许多项目由于缺乏它而失败。 显然，“通信故障”导致了 57% 的项目失败。
那么，如何建立一个坚持的沟通过程呢？ 第一件事是选择一种格式或板，所有信息都应保留并定期更新。
下一阶段是设定沟通目标。 这意味着通过与项目利益相关者的沟通过程，为您希望实现的目标制定另一个计划。 确定沟通方式和目标后，就该确定利益相关者并选择要遵循的方法了。
4. 管理和预算项目时间
除了您花费的时间和金钱之外，项目延误还可能让您失去最宝贵的东西——您的客户。 因此，适当的预算和时间管理是您必须解决的大问题。 所以，当你开始管理一个项目时，你需要标记以下检查清单——
- 对您正在投资的资源的良好估计，
- 你选择的人作为共犯
- 将该项目分成小部分，将合适的人分配到合适的位置
- 设定完成每项任务的预计时间
预算是一个沉重的负担。 所以，让你有效率的是根据你的业务选择最合适的方法。
五、风险管理策略
作为项目经理，风险是显而易见的。 最终，您应该成为一名优秀的风险经理，以使您的项目取得成功。 风险管理策略是一个非常聪明的武器库，可以应对任何迫在眉睫的情况。 现代营销人员在遇到麻烦时总是考虑积极和消极的风险管理策略。
专家发现了三种类型的策略来解决风险管理问题。 它们是——积极的、消极的和或有的风险应对措施。
例如，如果您选择积极的，则风险管理有四个步骤。 利用、分享、增强和接受。 剥削意味着有意冒风险以启动可能性。 有时，聪明的项目经理会寻找合作伙伴并分担风险以实现可能性。
偶然的反应出现在特殊场合。 有时，您的估计可能得不到准确的结果，而将您推向失败的边缘。 然后，一个或有的风险管理响应可以帮助你摆脱困境。
6. 使所有项目数据都可访问
我们已经提到了知识库的重要性。 然而，一个成功运行的项目需要项目利益相关者之间最高级别的可访问性。
一个正在运行的项目会产生大量的数据集和文档。 每当有人需要什么东西时，他/她必须有办法毫不费力地轻松拿走它。 它也是沟通过程大局中不可或缺的一部分。 除此之外，你在做什么，应该记录在案。 在可访问的数据库中，您的所有项目数据都需要保存并可追溯。
7. 跟踪过程
跟踪为您提供项目的全貌。 一些最关键的是——
- 你完成了多少任务，
- 有什么改进，
- 你需要去多少个联赛
- 哪些措施更能改进你的流程
作为聪明的项目经理，您的工作是找到有效跟踪项目管理任务的最佳方式。 在这种情况下，项目管理软件或自动化任务管理器会带来很大的优势。
8.奖励执行团队成员
并不是说你所有的团队成员都是一样的。 他们有不同的角色、领域、责任感和能力。 除了这些预先确定的品质外，人们在从事项目时会有不同的反应。 你不能指望他们一直都以同样的方式表演。 因此，您必须组装它们以提高成功率。 在这种情况下，增强他们内在力量以更紧密、更有效地工作的最佳方法是什么？
员工认可对 37% 的员工至关重要。 参与度排名前 20% 的团队的失误减少了 59%。 大约 34% 的美国员工感到敬业。
一个行之有效的秘诀是——奖励表现更好的人。 激励他人以相同的节奏表演或帮助他们尝试自然而不是强迫地这样做是一项古老的传统。
9. 使用合适的工具
好吧，这是棘手的部分。 自动化是大多数现代项目经理想要相信的东西。但是他们中有多少人真正这样做了呢？ 麦肯锡报告称，31% 的企业至少拥有一项完全自动化的功能。
因此，根据 Farc Research 的说法，“专业人士平均需要 18 分钟来手动查找文档——占他们时间的 20% 到 40%——并花费 50% 的时间来搜索信息。”
这意味着，采用自动化可以节省您的精力和时间，让您有更多时间专注于其他事务，从而提高项目管理效率。
因此，不可避免地需要一种自动化工具来发展您的业务流程。 但是选择哪一个，以及正确的工具如何提升您的游戏水平呢？ 我们将向您展示这个。
10. 接受反馈和建议
一个好的项目经理总是乐于听取学生的意见。 至少，听取志同道合的人的意见，分享想法和建议没有什么不好的，对吧？
项目经理不接受新想法并告诉他的员工“我比你知道的更多，这就是为什么我是你的经理”的常见故事很糟糕。
假设，他的名字叫布鲁克斯先生。 他从未想过团队成员会为项目增加一些价值或任何迫在眉睫的问题。 因此，每当发生任何问题时，他们手中并没有太多解决问题的办法。 虽然他的计划失败了，但这个人却固执地接受任何新建议，而是责怪团队成员。
该项目无处可去。 而且，事情开始分崩离析。 尽管是一个有能力的人，拥有良好的领域知识，但布鲁克先生未能实现他的目标。
这里有一个教训很清楚：作为项目经理，您必须重视您的每个团队成员。 让自己对新想法和讨论持开放态度。 因为每个人在从事项目时都可以在项目中投入一些东西。
您可能还想阅读：项目管理中瀑布方法的综合指南！
11.永不满足并持续改进
项目经理的生活是一段每天都在推动创新的旅程。 因此，如果您通过遵循一组最佳实践和规则获得成功，请不要认为下一次或下一个项目也会效仿。 这是一个不断变化的世界，您也应该如此。 您的游戏具有适应性，充满活力可以带您到领导职位。
利用自动化任务管理器来提升您的项目管理技能
自动化为您的员工带来创新和速度。 因此，如果您有一个自动化任务管理器，我们在整个博客中讨论的所有效率措施都可以轻松实现。
从计划到跟踪流程、分配任务到时间预算或跟进，您可以从这些工具中获得一切。 例如，如果您有一个像 WP Project Manager 这样的自动化任务管理器，您可以简单地简化所有项目任务并提高项目管理效率。
您可以依赖的一些核心功能是 –
- 资源和规划援助
- 智能跟踪您的多个项目
- 您可以设置截止日期和提醒/通知系统以满足他们
- 高效的时间跟踪选项
- 通过看板、任务列表、甘特图和可访问文件存储选项进行团队协作
- 报告和分析
WP Project Manager 是一个成熟的开源管理工具，可以最大限度地自动化您的团队和项目。
关于项目管理效率的总结
项目管理是一项战略任务。 它不需要匆忙，而是需要逐步采取措施才能达到目标。 如果你想成为一个聪明人，你的核心武器应该是你作为男性管理者的效率和对技术的适应能力。
此外，我们提到的上述步骤，您可以随时进行更改并创新出最新的效率措施。 那么，您当前项目管理的哪一部分需要革新？ 在评论部分告诉我们。