如何在Gmail中创建共享收件箱 - 分步指南

Gmail中的共享收件箱？

这是可能的，很容易设置。

在本指南中，我们将向您展示如何使用Gmail设置您的共享收件箱，这将为您提供一些基本功能来扩展电子邮件通信。

什么是共享收件箱？

共享收件箱是一个电子邮件收件箱，多个用户可以访问，查看，协作并响应来自的电子邮件。

它通常用于一般电子邮件，包括info@，sales@，support@，marketing@或需要管理数百封电子邮件的团队。

为什么使用共享收件箱？

与传统的电子邮件帐户不同，共享收件箱设计用于团队使用。如果您有多个团队成员或团队，并且想集中电子邮件通信，那么创建共享收件箱就是必需的。

这是共享收件箱有助于的内容：

• 改进的协作
• 促进清晰度和问责制
• 改善了响应时间
• 流线型工作流程
• 减少了电子邮件超载
• 自动化
• 分析和报告

让我们分解其中一些好处。

1。改进的协作

协作使共享收件箱变得很棒。分配电子邮件，协调响应并促进团队成员之间的清晰度。

当您查看普通的电子邮件通信方案时，团队通常会诉诸于转发电子邮件，CC的多个人以及接听电话，这会造成混乱，并永远需要结束对话。

共享收件箱通过简单的工作流和集中式平台改善了这种情况。

与共享收件箱软件协作的图形表示。

2。促进清晰度和问责制

不确定您几周前与团队成员转发的那个重要电子邮件发生了什么？

，我和你在同一条船上。

电子邮件的优先次序，不谨慎，挫败感，越来越多的积压 - 似乎没有任何效果。那是我们切换到共享收件箱的时候。

使用共享收件箱，您可以跟踪谁在研究什么，哪些电子邮件/对话已关闭或正在进行中。这促进了用户之间的清晰度和责任感。

3。自动化

共享邮箱提供的自动化功能比常规邮箱更多。

• 发送一封自动发送电子邮件，内容涉及潜在的响应，辞职或机票确认。
• 基于客户类型或优先级自动化电子邮件分配。
• 自动化每月报告生成。

什么时候从Gmail升级到专用的共享收件箱软件？

Gmail作为1比1的电子邮件对话平台，管理很少的电子邮件或获得一次性密码（OTP）非常好。

但是，当您必须管理数百封电子邮件，跟进，转发电子邮件或不断需要高级帮助时，您应该考虑使用共享的收件箱系统。

即使您的团队似乎工作正常，也不要像他们那样留下东西。尝试改善工作流程，使事情更容易管理。

如何在Gmail中创建共享收件箱

在开始在Gmail中设置共享收件箱之前；让我们看看这是否适合您。

在本指南中，我将向您展示三种使用Gmail帐户作为共享收件箱的方法。

1. Google组：如果您有一个小团队并且想使用Google服务，这是您的最佳选择。 Google组让您创建一个可以与多个团队成员管理的协作收件箱。
2. 英雄收件箱：第三方软件，可为您提供共享的收件箱功能，并允许使用1键设置的Gmail帐户。如果您想体验真正的共享收件箱功能并提高团队效率和生产力，则强烈建议您使用。
3. Gmail委托：与某人共享您的Gmail帐户访问的一种简单安全方法。如果您正在寻找协作功能，则不建议使用。

让我们仔细看看每种方法。

方法1：与Google组创建共享收件箱

这是您要在Google生态系统中创建共享收件箱的方法。

先决条件：

• Gmail或Google Workspace帐户：您可以使用具有标准帐户或Google Workspace帐户的Google组
• 管理访问：对于某些设置（尤其是使用Google Workspace帐户），您可能需要管理员级访问权限。

步骤1：创建一个Google组

1. 转到Google组并使用您喜欢的Google帐户登录。
2. 单击左侧菜单的“创建组”按钮。
3. 输入组信息
   填写所需的详细信息，并确保选择一个明确反映其用例的名称和电子邮件地址。例如，[email protected]。
4. 选择隐私设置。
5. 通过使用其电子邮件将邀请函发送给会员将其添加到创建组中。
6. 最终确定组创建。

步骤2：启用协作收件箱功能

现在是时候启用协作收件箱功能了，现在我们的Google组启动并运行了。

这将使您能够利用Google组的其他功能，例如将团队成员分配到主题，解决电子邮件，对消息进行分类等等。

在Google组中启用协作收件箱功能：

1. 通过单击组名称旁边的设置图标打开组设置，或者如果您已经打开了组页面，请单击左侧菜单的组设置。
2. 在一般设置中，向下滚动一点，找到协作收件箱复选框，然后选择它。
3. 保存更改。

就是这样。您准备添加队友，进行内部通信或帮助客户进行查询。

将Google组作为共享收件箱

我花了一天的时间测试Google组作为共享收件箱，并在下面分享我的想法。

首先，让我们不要寄希望于您。

Google团体非常适合免费提供。您可以添加队友，接收第三方电子邮件，与团队合作，中度对话以及做许多其他有用的事情。

我发现Google群体是一个迷你论坛，而不是共享收件箱。

如果您想将其用作共享收件箱来提供客户支持，情况就很复杂。

让我解释一下；

客户可以通过电子邮件发送您的Google组电子邮件地址并开始对话>您可以与队友合作>通过私人消息回复给客户。

但是，您的私人消息不会在对话卡中显示（在创建的共享收件箱中），客户会从个人电子邮件中获得回复，该电子邮件会创建单独的电子邮件到email对话。

这不是共享收件箱系统的优化工作流程。客户很乐意获得一对一的帮助，但是代理商会有压力很大的工作条件。在Gmail和Google组之间不断切换不是理想的情况。

正确利用Google组作为客户支持的共享收件箱：

1. 要求客户加入您的Google组并从那里开始对话。这样，小组成员（包括客户）就会收到有关对话的通知。
   您可以留在Google组中回答客户问题，并且客户可以使用Gmail回复。双赢的情况。
2. 在一天结束时，请在Google组中进行更新。
   即使您正在与客户一起工作1：1以解决他们的问题，也可以跟踪具有常规状态更新的内容。

方法2：英雄收件箱 - 推荐的第三方共享收件箱解决方案

英雄收件箱是一个共享的收件箱软件，旨在有效地与团队管理数千封电子邮件。

对于需要真正共享收件箱体验的团队，英雄收件箱是一个不错的选择。它具有所有必要的功能，并且非常负担得起。

另外，您可以将其连接到Gmail或其他电子邮件帐户，并易于遵循设置向导。

英雄收件箱的主要特征：

• 无缝Gmail集成：只需选择一个单击Gmail设置选项>选择您的帐户>并允许英雄收件箱访问您的帐户即可。这就是用英雄收件箱设置Gmail邮箱的简单简单。
• 电子邮件分配和跟踪：将电子邮件分配给团队成员，检查谁在处理什么或根据您的需求轻松确定电子邮件的优先级。
• 协作：在电子邮件通信中添加私人内部注释，代表团队成员创建电子邮件草稿，添加标签或更新电子邮件门票的状态。
• 如果检测到传入消息，则碰撞检测以防止计划的电子邮件发送。
• 发送自动化的电子邮件以确认已接收的电子邮件或通知有关辞职的通知。
• 绩效分析和报告。
• 客户历史和上下文保存。
• WooCommerce，EDD和其他电子商务集成。
• 保存的答复/模板可以加快电子邮件起草过程。

与Gmail一起使用英雄收件箱的先决条件

• WordPress网站：英雄收件箱是一个基于WordPress的插件，它利用Core WordPress功能，并提供了共享收件箱所需的其他功能。
  
  在线有许多教程可以帮助您设置WordPress网站，或者只是要求您的托管提供商为您安装WordPress。
• 英雄收件箱插件：这是一个优质的共享收件箱软件。购买并下载为官方网站。
• Gmail或Google Workspace帐户。
• WordPress网站上的管理访问：要配置英雄收件箱，创建用户并管理其他设置。

现在设置了先决条件，让我们开始安装插件。

步骤1：安装和配置英雄收件箱插件

1. 访问您的WordPress网站仪表板。
2. 单击左侧菜单中的插件>添加新插件。
3. 单击上传插件按钮。
4. 浏览并选择您下载的英雄收件箱插件文件>单击“立即安装”底部。
5. 等待几秒钟并激活插件。

关注“欢迎巫师”，并使用许可证密钥激活英雄收件箱。

在第二步中，您可以在包括Gmail在内的多个提供商中添加一个新的邮箱。

只需单击Gmail部分中的一个单击设置选项，即可将您的Gmail帐户与英雄收件箱联系起来。

选择您的Gmail帐户>允许Herothemes访问您的帐户。

导入您的旧电子邮件，或者如果要开始新鲜。

通过导入旧电子邮件，您将获得旧的转换数据，这些数据将帮助您与同一客户进行未来的转换。

您已经准备好了新的共享收件箱。

步骤2：将队友添加到英雄收件箱中

我们正在共享收件箱，所以我们需要在其中有队友，对吗？ 。

让我们在创建的共享收件箱中添加一些同事。

首先，将一些用户从网站的用户部分添加到您的WordPress网站中。

在用户屏幕上后，单击“添加新用户”按钮，然后填写表单>选择所需的角色>保存更改。

其次，将您创建的用户分配给邮箱。

转到英雄收件箱>设置>邮箱>选择您创建的邮箱。

现在，转到“用户”部分>添加用户>选择用户并设置角色。

邮箱用户和管理员只有两个角色。如果您不想提供对队友的任何设置访问权限，请选择邮箱用户并保存更改。

就是这样。与SaaS共享收件箱替代品相比，英雄收件箱不会增加用户数量和门票的任何限制。这使得它更加负担得起，并且更容易为小型团队而言。

方法3：使用Gmail委托

如果您只想要一种简单的方法来允许同事访问您的Gmail并管理一些电子邮件，那么Google代表团就是您的选择。

除了给他们您的帐户凭据外，这不是一个非常安全的或最佳的方法。

这是本机Gmail功能。设置它：

• 登录您的Gmail帐户（如果使用工作区电子邮件，则需要管理级别访问权限）
• 单击右上角的设置图标>查看所有设置。

• 打开帐户和导入设置选项卡。
• 添加另一个帐户以授予对您的帐户的访问。

• 输入您想要授予访问权限的电子邮件地址，并发送确认电子邮件。
• 在对方确认后，他们可以无需任何登录凭证即可访问您的Gmail。

它就像Gmail中的本机共享收件箱一样简单。

使用Gmail代表团时要考虑的事情

1. 您需要在代表您阅读，删除和发送电子邮件的情况下对代表提出很多信任。
2. 您最多可以添加10个代表。
3. 定期审查和监视代表。
4. 它比共享帐户凭据更好，更安全。
5. 为代表设定明确的准则。

使用共享收件箱的最佳实践

无论您选择哪种方法，这些实践都将有助于优化您的共享收件箱体验。

1. 按类型对电子邮件进行分类（支持，销售，信息）：这有助于为工作分配合适的人。 Gmail和英雄收件箱都提供了本地选项来对电子邮件进行分类。
   
   您还可以创建单独的电子邮件帐户或共享邮箱，以更好地组织和分类您的电子邮件对话。
2. 优先考虑紧急电子邮件：为紧急电子邮件添加标签，因此团队成员可以在这些对话中付出更多精力。
3. 使用基于状态的系统：最好更新或使用电子邮件状态，例如正在进行，打开或关闭的工作。 Gmail不提供本地支持，但英雄收件箱确实可以。
4. 创建和使用保存的答复（或电子邮件模板） ：这将加快您的电子邮件起草和对话过程。用预制模板回答重复的问题很轻松，可以节省大量时间。
   
   Gmail组和英雄收件箱使您可以创建电子邮件模板，并提供在对话期间轻松使用它们的选项。
5. 建立通信协议：语气，语音一致性，签名，交接过程，对话升级时该怎么办，等等。
6. 跟踪重要的指标，例如响应时间，客户满意度得分，电子邮件量，每个团队成员处理的电子邮件以及标签/标签使用度量指标。
7. 利用知识库或自助服务门户来回答重复的电子邮件查询。这将使您减少一些工作负担。
   
   我们有有关如何使用WordPress创建知识库的指南，请按照它创建您的自助服务门户。
8. 鼓励高级/初级环境。有一个人处理重要的电子邮件或帮助大三的人是共享收件箱系统中最好的事情。

常见问题

什么是团队共享的收件箱软件是什么？

有数百个共享收件箱软件价格合理且功能丰富。我们亲自创建了英雄收件箱，使其简单且负担得起。

我们还审查了许多帮助台软件，并创建了一份指南，该指南肯定会帮助您选择最佳的共享收件箱。

我可以在没有Google Workspace的情况下创建共享收件箱吗？

是的，Gmail代表团，Google组或英雄收件箱也可以与个人Gmail帐户一起使用。

有多少人可以访问共享收件箱？

这取决于您选择的方法。 Google Groups允许数百名成员，Gmail的代表团功能可让您最多分配10个代表，并且使用英雄收件箱，您可以添加无限的团队成员。

我可以在移动设备上使用共享收件箱吗？

是的，但是您将获得有限的功能，并且必须处理不优化的工作流程。

最后的想法

那里有！在Gmail中创建共享收件箱肯定是可能的，但不像我们想象的那样梦幻。

您必须做出很多妥协才能将Gmail用作与Google的本机服务共享收件箱。

尝试使用英雄收件箱，这是一个合适的共享收件箱软件，并且非常负担得起。

这些是我的想法，让我通过下面的评论来知道您的想法。