6个最佳软件文档示例和最佳实践

想知道良好，蓬勃发展的软件产品背后的成功吗？

这是他们的文档。

好公司在其软件文档中投入了很多资金。实际上，他们要做的第一件事是创建文档，其中包括软件的目的，范围，其工作和行业参考。

这使利益相关者可以窥视软件开发成本，时间表，营销角度和策略，功能差距以及关注的关键功能。

它不仅有助于开发，而且软件文档是培训新员工，登上新客户并提供支持的最常用方法之一。

我们还创建了多个软件及其文档，从中我们可以使用您的软件文档指导您。

所以，让我们开始吧！

我们严格测试和研究我们通过赫洛塞姆推荐的每种产品。我们的审查过程。如果您通过我们的链接进行购买，我们也可能会赚取佣金。

什么是软件文档？

软件文档是任何有助于软件开发，记录开发过程和进步的书面或视频材料，可以解释软件应用程序的工作原理，指导用户有效地使用软件并用作客户支持材料。

软件文档的类型

一个软件项目可能需要几天到几年才能完成。因此，在使用任何业务软件开始之前，重要的是要了解您正在研究什么。

结果，软件文档涵盖了大量文档。从计划阶段到遵守法律。

软件开发生命周期中生产的一些文档，来源 - cds.cern.ch

这将有助于您了解如何启动软件文档以及要介绍的内容。

1。项目文档

项目文档是在软件创建的初始阶段创建的，并在其整个生命周期中保持。

由于它使鸟类眼光了解软件开发过程，因此极大地有助于决策。

它涵盖研究，测试，想法，示例，资源分配，会议细节，工作进度，里程碑和未来目标。

2。要求和设计文档

要求和设计文档都可以手工工作。这就像在实际开始编码之前对软件进行粗略的草图。

它包括关键组件，例如：

• 系统概述
• 高级目标和目标
• 功能要求
• 接受标准
• 系统体系结构
• 技术堆栈

尽管需求文档侧重于系统应该做什么，但设计文档侧重于如何构建系统。

最佳实践：最好将您从软件中的所有要求列出并将其分为几个阶段。这将帮助您从一开始就设计更好的软件。

重新设计了许多软件（例如，以不同的语言重写或重新结构）仅仅是因为它首先是不正确的设计。

3。技术文档

技术文档涵盖了软件系统的构建，操作和维护方式。

在软件文档中，您必须创建技术文档来解释：

• 代码如何工作
• API（应用程序编程接口）
• 数据库架构（表，关系和数据流）
• 如何升级软件依赖性
• 故障排除指南

我们拥有创建和编写技术文档的完整指南，请检查一下！

4。用户文档

用户文档可帮助最终用户（客户）有效地使用您的软件。

它包括：

• 用户手册：为最终用户创建。例如，用户如何使用产品的特定功能。
• 培训材料：它为最终用户包含各种培训资源。例如，设置指南，视频或课程。

用户文档与技术文档有些不同，我们有一些指南可以帮助您了解有关它的更多信息：

• 5个最佳用户文档示例（好与坏 +提示）
• 如何创建用户手册：从零到英雄（完整指南）

5。测试文档

针对质量保证（质量保证）团队专门创建的测试文档或指南。确保软件质量符合市场标准或满足利益相关者的需求。

它包括：

• 测试计划和测试用例
• 测试软件功能时要遵循的清单
• 代码质量指南
• 自动测试

6。维护 /安全文件

这种类型的文档可以帮助开发人员和团队维护，更新，调试和对软件进行故障排除。

它包括：

• 更新指南或清单
• 指南更新软件依赖性
• 访问控件
• 事件计划
• 发行说明

7.法律和合规文件

法律和合规文件，以确保软件遵循法律，监管和行业标准。

法律文件，例如：

• 最终用户许可协议（EULA）
• 服务条款（TOS）
• 隐私政策
• 软件许可和使用信息

合规文件，例如：

• 数据保护和隐私合规性，其中包括GDPR，CCPA或HIPAA等法规。
• 安全合规性
• 可访问性合规性
• 特定于行业的法规

探索：什么是软件文档？

6个最佳软件文档示例

1。WordPress

您以前已经使用过WordPress了，因此这可能是要学习的最佳软件文档示例。

WordPress在网络上所有网站的43％上使用。因此，它的文档必须是为世界各地数百万人提供服务的最佳人物之一。

其中包括开发人员，设计师，博客作者，作家或任何想要建立网站的人。

WordPress的主要文档分为三个不同的部分：

1. 学习WordPress：以深入课程，视频和书面教程的形式包括指南。针对初学者，中级和高级用户。
2. 主要文档：针对普通用户。以简单的书面教程的形式提供WordPress功能的概述。
3. 开发人员资源：针对创建WordPress主题，插件或想要使用自定义编码扩展WordPress的开发人员。它包括启动指南，API文档和编码示例。

总体而言，它为想要创建网站或开始使用WordPress的任何人创建了一个完美的资源枢纽。易于导航，搜索友好，深入，充满示例，并且非常有用。

从WordPress软件文档中学习的东西：

• 他们了解他们的受众，因此，您可以看到基于用户知识级别或专业知识创建的多个文档部分和指南。
• 连续更新。软件文档不是一次性的事情，软件功能，UI或功能可能会随着时间而变化。 WordPress（从经典主题到Block Theme和Gutenberg添加）也是如此，他们确保在每次更新中更新文档。
• 支持论坛。除了预制教程和指南外，WordPress还包括一个为每个插件和主题的支持论坛。如果用户自己解决问题，这非常有用。
• SEO（搜索引擎友好） 。在我担任WordPress用户的9年以上的职业生涯中，我很少直接访问或浏览WordPress文档。我所做的只是在Google上搜索，我找到了查询的解决方案。 WordPress文档和用户生成的支持页面很容易在Google（或其他搜索引擎）上索引，这使您可以轻松找到它们。
• 常见问题解答。大多数时候，文档中都错过了常见问题解答。但是WordPress并没有错过他们。常见问题解答提供即时信息或解决方案，并且易于扫描。
• 反馈系统。您可以在每个指南上提供反馈，这是寻找过时和无助的指南的有用功能。

不喜欢WordPress文档：

• 没有多语言文档。尽管您可以轻松地使用您的语言找到第三方WordPress指南。但是我希望WordPress为流行语言创建了一些教程。

2。骨知识基础

我们自己的软件文档。

这不是最好的例子，但是鉴于大多数人与我们的情况类似：

• 不知道从哪里开始
• 低预算

这可能是一个很好的榜样。

Herothemes提供客户支持插件，包括英雄知识库，该插件允许用户在没有任何编码知识的情况下创建知识库或文档网站，以供公众和内部使用。

从Herothemes文档中学习的东西示例：

• 仅创建必要的文档并改进它。鉴于大多数目标客户是中间级别（开发人员，WordPress用户），因此Herothemes的指南很少，并且该软件非常简单且易于使用。
• 目录（TOC） 。考虑到这些指南中的一些包含完整的演练，TOC有助于查找必要的信息。
• 屏幕截图。由于我们大多数人从一开始就无法为文档（尤其是分配设计师来创建高质量的视觉效果）的良好预算，因此添加屏幕截图远不止什么都没有添加。但是，设计师创建的视觉效果确实给人以优质的感觉。
• 文档以支持门票跟踪。

它是英勇的KB分析功能之一，可以跟踪源自文档的支持门票。对于寻找无用，过时的内容非常有帮助。

• 常见问题解答。用户询问许多常见问题，例如退款政策或将来的升级，通过文档来回答它们，可帮助用户使用搜索栏和AI帮助助理轻松找到它们。
• AI帮助助理。与搜索条类似，AI帮助助手可帮助用户轻松找到其查询的答案。它经过了文档内容的培训，因此答案是相关且有用的。

不喜欢Herothemes文档：

由于Herothemes提供了多种软件解决方案，因此文档内容分组有点混乱。

我们有一些指南可以帮助您使用WordPress创建文档网站：

• 如何创建WordPress知识库（分步指南）
• 如何创建内部文档

3。Barn2软件投资组合文档

Barn2销售了基于WordPress和WooCommerce的多种软件产品，这些产品用于90,000多个网站。

从单个门户网站提供多个软件文档可能具有挑战性，但是Barn2做得很好。

如果您有多个产品，则绝对应该研究Barn2的示例。

从BARN2文档中学习的东西示例：

Barn2非常仔细地制作了他们的支持页面。可以通过其整体功能和实用性来看待。

当您访问他们的支持页面时，您会找到一个突出的搜索栏，其中有一个选择特定产品的选项。

经常询问的问题与预售，许可，更新和技术问题有关。这非常引人入胜，并且也提供了快速的答案。

当搜索无法提供任何结果时，它将显示出一种获得人为支持的方法。

谈论主要软件文档：

• 您会发现顶部的所有重要指南，并且指南分为不同的部分，以方便导航。
• 包括书面和视频教程。
• 侧边栏CTA很容易获得人力支持。
• 定制块/设计，用于笔记，提示，警告消息和代码片段，以提高扫描能力。

关于Barn2的文档不喜欢什么：

• 没有反馈系统。尽管他们可以直接访问人类支持，但他们无法从用户那里收集实时反馈。这可能导致过时的信息和教程。

Barn2还使用英雄知识库来创建其软件文档。

4。iPhone用户指南

iPhone的用户文档（iOS软件指南）有很多喜欢和不喜欢的事情。

这是一本带有易于遵循的说明的精美外观软件文档，您可以从Apple期望这样的东西。

从iPhone的文档示例中学习的东西：

iPhone文档看起来很棒。

• 单列布局
• 很多白空间
• 小段落和内容
• 美丽的视觉效果
• 很好地利用标题，列表和分隔线

他们的文档中最重点是创建这种视觉令人惊叹和有用的指南。

当您找到相关指南时，扫描并了解该怎么做需要不到一分钟的时间。

iPhone的文档是专门创建的，因此每个人都可以轻松理解它。

如果您想创建产品软件文档，我强烈建议您创建类似于iPhone的用户指南，如果您有一些预算可以用于文档。

除了美化他们的文档外，苹果还没有忘记正确使用SEO 。具体：

• 标题和标题结构
• 以TOC，相关帖子，上一个和下一个导航形式相互联系

指南反馈系统很棒。您单击是或否，如果需要，也会给出反馈。

反馈系统听起来不那么酷，但是当您有数百万用户向您提供反馈时，简单或否跟踪对于检查指南的性能真的很有用（您只是无法阅读所有这些反馈，对吗？） 。

苹果还根据软件版本提供指南（在这种情况下为iOS版本）。

iPhone文档不喜欢什么：

我对上面的iPhone文档表示赞赏，但也有一些烦人的东西。

特别是导航部分。

• 目录无用，因为它包含所有指南链接。
• 搜索图标太小，无法注意到。

5。软件设计文档（内部示例）

软件文档始于创建任何软件的想法。

例如，您的初始软件文档可以包括：

• 软件的需求是什么
• 范围
• 它将如何工作
• 参考

拥有详细的信息将有助于避免许多以后的会议，培训新员工并创建具体指南。

您可以从公路旅行顾问软件设计文档中学到很多东西。

它概述了启动构建软件（在这种情况下是Web应用程序）或帮助新员工了解软件的要求所需的所有要求。

此外，您可以随时在软件开发过程中改进它。

从这个示例中学习的东西：

• 包括基本但重要的信息，例如目的，范围和创建具体准则的定义。
• 使用图和视觉图形来帮助开发人员更好地了解要求。例如：用图描述功能的连接或流动。

6。谷歌文档

谁不知道Google？我们每天使用他们的顶级软件，例如Chrome，Gmail，Google Maps，Google Drive或YouTube。

它们可用于计算机和移动设备。不同的操作系统，设备，分辨率和设置。

在这种情况下，创造好东西而没有一团糟的东西一定是一场噩梦。 Google在他们的文档上做得非常好。

从Google的软件文档中学习的东西：

• 充分利用标签和手风琴来简化内容簇。

如果您为多个设备创建软件，则可以避免创建多个文档。

• 很棒的反馈系统。与上面的一些示例类似，Google还包括一个是/否反馈系统，该系统还收集了用户的反馈。

但是Google在这里又走了一步。他们有一个适当的系统，该系统根据特定部分收集反馈。这非常直观和方便。

• 快速内容。去那里，单击此，下载，安装和繁荣。这就是Google文档教程的快速感受。
• 顶级酒吧快速访问搜索，帮助中心，社区和产品页面。
• 文档有多种语言。

不喜欢Google的文档：

我试图在这里找到很多抱怨，但最后我做不到。 Google肯定具有良好的软件文档。

最后的想法

在本软件文档示例指南中，我们介绍了许多不同的示例，并也分享了我们的个人经验。

这是一些最后的话：

1. 从软件创建开始时，请创建一些内部指南，以概述软件目的，范围，功能和发布标准。
2. 在开发软件时构建文档组合。例如，API文档和技术文档。
3. 在启动软件之前，请创建包括设置指南，用例，功能概述和常见问题的用户文档。
4. 启动后，创建教程以解决最常见的用户问题并改善您的旧文档。

文件不是开玩笑。它可以使您免于可怕的软件重建或重新设计流程。我可以帮助您提供更好的客户体验并保留客户。

如果您正在寻找软件文档解决方案，那么英雄知识库将提供我们在本指南中讨论的所有内容。

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