如何编写软件用户手册：终极指南（包括模板）

已发表: 2023-05-30

不确定如何为您的产品编写软件用户手册？

如果您想帮助您的用户以最有效的方式从您的产品中获得最大价值，那么创建高质量的软件用户手册是一个很好的起点。

通过为用户提供他们自己学习和解决产品问题所需的内容，您可以帮助他们取得成功，而无需他们联系您的人工支持渠道。

这不仅让您的用户更轻松，而且还可以减少您企业的支持请求，从而节省您的时间和金钱。

那么——您如何才能为您的用户创建完美的软件用户手册呢？这就是本指南的目的。

为了帮助您启动和运行，以下是我们将在本文中介绍的所有内容：

什么是软件用户手册
如何四步写好软件用户手册，含软件用户手册模板
为您的用户手册创建高质量内容的最佳实践

让我们开始吧！

什么是软件用户手册？

软件用户手册是提供有关如何使用和管理您的软件应用程序或产品的信息的文档。

您的软件用户手册可以包括入门指南、说明、词汇表、故障排除提示和其他类似类型的内容。

基本上，它包括您的用户从您的软件中获得价值所需的所有信息。

通常，它会从安装步骤开始，然后介绍界面的一般概述以及如何使用不同的功能，然后在需要时深入探讨故障排除和常见问题解答。同样，我们将在下面分享更详细的软件用户手册模板。

要查看软件用户手册示例，您可以查看 Forklift 3 用户手册，它直接跳转到界面说明。

再举个例子，你可以看看 Slack 的入门内容，它也直接跳到解释 Slack 界面。

为什么创建软件用户手册很重要？

为您的产品创建软件用户手册有两大原因：

改善用户体验——通过让用户更轻松地学习如何使用您的软件并最大化他们从您的软件中获得的价值，您的用户将获得更好的体验。
减轻支持负担——通过让用户能够解决自己的问题，您可以减轻人工支持渠道的负担。如果您将用户手册与其他类型的支持内容（例如知识库和/或常见问题解答 (FAQ)）结合使用，则尤其如此。

如何分四步编写软件用户手册

现在，让我们进入有关如何编写软件用户手册的一般分步指南。在下一节中，我们还将针对您的用户手册中的实际内容介绍一些最佳做法。

如果您有兴趣更全面地了解这些主题，我们还提供了有关如何创建任何类型的用户手册的指南。

1. 规划软件用户手册的结构

在开始为您的手册创建任何内容之前，您首先要正确规划手册的结构。

为了使您的手册尽可能全面，您可能希望召集多个关键利益相关者来帮助您做到这一点。

例如，这可能包括客户成功、销售等——任何了解如何帮助用户从产品中获得尽可能多价值的人。在某些情况下，您可能还需要引入更多技术人员来帮助处理更高级的细节。

当然，如果您正在运行一个单独的项目，您将自己承担所有这些帽子。这就是成为独立创始人的乐趣。

一旦掌握了相关知识，就可以构建用户手册的大纲。

对于粗略的软件用户手册模板，您可以按照以下内容进行操作……

目录- 列出用户手册中的不同部分，以便用户知道会发生什么。
简介——解释您的软件用户手册的目的。
系统要求——详细说明人们使用您的软件所需的任何特定要求，例如硬件规格、操作系统等。
安装说明——涵盖用户如何安装软件。
用户界面概述——给出界面的高级概述。
如何使用特定功能——为每个核心功能创建一个部分，向用户展示它是如何工作的。
常见问题——涵盖用户可能遇到的一些常见问题。
故障排除——分享故障排除建议。
词汇表——如果您的软件有特定的术语，您可能希望在软件用户手册末尾附近添加一个词汇表。
支持联系方式——解释用户在需要任何额外帮助时如何联系支持。您希望将其保留在最后，以便用户在寻求支持之前尝试自助。

您不必完全遵循此软件用户手册模板——它只是一个起点，让您了解您可能想要包括的内容。

2. 创建您的软件用户手册内容

有了大纲后，您就可以开始创建软件用户手册内容了。

您的大部分内容将是文本，但也不要忘记包括相关图片、GIF 和视频。

虽然此步骤可能会花费最多的时间，但我们现在将此部分保持简短，因为在下一节中，我们将分享一些软件用户手册最佳实践，以帮助您的团队创建有效的用户手册内容。

谁来编写您的内容将取决于您组织的规模和产品的复杂性。如果您没有专门的技术作家，您可能需要将内容分配给您的客户成功团队或技术团队，具体取决于软件的复杂性。

或者，如果您是独立创始人，您可能是编写手册内容的最佳人选，因为您对内容有最深入的了解。您可以随时聘请编辑来帮助您改进初稿。

3. 发布您的软件用户手册

有了软件用户手册的内容后，您需要以一种让用户轻松使用的方式发布手册。

大多数知识库或文档软件都可以作为软件用户手册使用，但如果您觉得过于有限，您始终可以编写自己的解决方案。除了网络版之外，一些企业还发布了 PDF 版的用户手册。

要查看发布软件用户手册网络版的一些不错的选择，您可以查看我们的最佳知识库软件和最佳文档工具列表。

如果您正在寻找能够为您提供可靠功能列表、对您的内容拥有完全所有权以及根据您的需要灵活定制内容的用户手册软件，您可以使用我们的 Heroic Knowledge Base WordPress 插件。

Heroic Knowledge Base 是开源软件，它扩展了类似的开源 WordPress 内容管理系统 (CMS)，具有发布软件用户手册所需的所有功能。

您将对您的平台拥有完全的所有权，并且可以根据需要灵活地调整每个元素。但与此同时，Heroic Knowledge Base 仍然包含软件用户手册所需的所有重要功能的内置功能：

文章组织- 您可以使用类别组织软件手册中的文章。例如，您可以为“安装”、“界面”、“使用功能”、“故障排除”等设置不同的类别。
内容发现功能——为了帮助用户尽快找到相关内容，Heroic Knowledge Base 包括有用的内容发现功能，如实时搜索建议、自动目录等。
用户反馈系统——用户可以分享对每篇文章有用性的反馈，让你知道自己做得好的地方（以及需要改进的地方）。
详细的分析——您可以跟踪哪些文章获得最多的浏览量，哪些文章导致最多的人工支持请求，用户正在搜索哪些术语，哪些搜索没有返回任何结果，等等。

4. 根据反馈和更改更新您的软件用户手册

创建高质量的软件用户手册不是“一劳永逸”的事情。发布手册后，重要的是仍然指派关键利益相关者根据需要更新和修改手册。

在某些情况下，您的软件发生变化时可能需要这些更新。例如，如果您添加新功能或更改软件界面，则需要更新用户手册以说明这些更改。

在其他情况下，这些更新可能来自用户反馈。例如，如果您发现用户对某篇文章感到困惑，您可能会更新该文章以使其更有帮助。

或者，如果您发现用户正在搜索您的软件用户手册中不存在的主题，您可能需要创建一篇新文章来涵盖该主题。

使用 Heroic Knowledge Base 等工具发布您的用户手册将使您可以轻松跟踪这些类型的分析，以便您可以监控和改进您的用户手册内容。

编写软件用户手册的最佳实践

现在您了解了如何编写软件用户手册的基本过程，让我们回顾一些创建有效用户手册内容的最佳实践。

了解您的听众是谁

如果您想创建有用的用户手册内容，则必须知道您是为谁而写的：

您的用户来自哪里。
他们试图用您的软件完成什么。
他们正在经历什么痛点。
他们对您的行业和/或任何相关技术领域的一般知识水平。
他们在哪家公司工作（或者如果他们是个人用户）。
ETC。

例如，假设您的软件与 Salesforce 打交道。如果您的目标用户是经验丰富的 Salesforce 管理员，那么您的内容看起来与您的目标用户是销售人员本身时会有很大不同。

您可能已经从现有工作中很好地了解了目标用户。但是，如果您不确定，可以使用客户画像、调查和访谈来获得更深入的了解。

使用逻辑结构和组织

我们在上一节的第一步中谈到了这一点，但以最佳方式组织您的用户手册非常重要，这样用户可以轻松地从您的内容中获取价值。

您可以通过不同的方式来组织您的用户手册，并且您可以在不同的部分使用多种方法：

线性体验——您可以按照用户体验事物的方式来组织您的手册。例如，您可以从“安装”作为第一部分开始，然后转到下一部分安装后的第一个操作。
功能– 您可以根据软件中的不同功能来组织手册内容。
故障排除——您可以在一处收集常见的故障排除步骤。

同样，在您的手册中使用多种方法完全没问题。例如，您可能首先以线性方式为安装过程组织事物。

但是一旦你完成了安装并且用户可以开始以不同的方式应用你的软件，你可能会切换到基于功能的组织方法。

保持你的写作简单和一致

为了使您的软件用户手册尽可能易于访问，保持您的写作尽可能简单是很重要的。

要做到这一点，请记住以下几点：

不要使用行话或令人困惑的词——当涉及到您的行业和/或您的产品语言时，并非所有用户都具有相同的知识，因此避免不必要的技术行话和令人困惑的词汇很重要。您可以使用 Flesch Reading Ease 测试等工具测试您的内容以发现问题。
避免被动语态——在用户手册中使用被动语态尤其容易混淆。例如，与其使用被动语态，例如“可以通过按保存草稿按钮保存草稿的副本”，不如使用主动语态，例如“按保存草稿按钮保存您的草稿副本”草稿。”
使用短句——将您的内容分成短句，使用户更容易阅读和浏览您的用户手册内容。尽可能避免长段落（又名“文本墙”）。
保持一致——使用一致的措辞和格式将使用户更容易理解您的手册。例如，如果您总是使用有序列表列出特定任务中的各个步骤，请尝试在整个用户手册中保持这种格式。
避免语法问题- 确保您没有任何可能使用户更难理解您的手册的语法错误。您可以使用 Grammarly 和 Hemingway 等工具进行检查。

在有帮助的地方加入图片和视频

虽然文本内容将构成用户手册的基础，但在有意义的地方也包括图像和视频也很重要。

“一张图片胜过千言万语”这句话可能是陈词滥调，但当您试图解释用户如何从您的软件产品中获得价值时，这绝对是正确的。

为了帮助解释文本中的概念，您可以添加带注释的图像或 GIF 来演示您正在谈论的内容。

例如，Slack 在其界面介绍图像的注释方面做得很好。

视频内容对某些用户也很有用。但是，您应该小心不要仅依赖视频内容，因为它并不总是用户使用软件手册内容的最佳方式。

例如，如果用户只是想对特定细节进行故障排除，他们通常在文本内容中比在视频中更容易找到该细节。

立即创建您的软件用户手册

我们的指南到此结束，介绍如何编写出色的软件用户手册，让您的用户获得成功。

如果您想以最简单的方式发布您的软件用户手册，您可以使用 WordPress 的 Heroic Knowledge Base 插件。

Heroic Knowledge Base 是一个开源插件，可让您利用 WordPress CMS 创建完全在您控制之下的自托管软件用户手册。

同时，您无需牺牲功能，因为 Heroic Knowledge Base 提供了创建优秀软件用户手册所需的所有功能。这些功能包括实时搜索建议、类别组织、用户反馈收集、分析等。