隐藏的宝石：董事会及其对业务绩效的影响

已发表: 2023-09-13

当今世界，在线沟通、数字化数据管理、无纸化会议已成为全球董事会成员和业务团队的首选。这是因为数字化提供了无可否认的便利性、成本效益以及随时随地的轻松任务管理。

更重要的是，数字化不仅仅是一种强制选择，而且是一种强制选择。全球五分之四的董事会成员认为企业董事会应该引领数字化转型。

此外，随着对在线董事会管理解决方案的需求不断增长，大量服务提供商正在加紧步伐。然而，只有少数会议管理解决方案全面涵盖董事会管理的所有方面。其中一种解决方案是董事会门户软件，它拥有有效管理董事会会议、文档和沟通的所有标准甚至高级功能。

以下是虚拟董事会如何对公司治理产生重大影响。我们先来介绍一下Board Portal技术。

什么是虚拟会议室软件？

董事会门户软件或虚拟董事会软件是一款安全的在线董事会会议管理软件，是专门为董事会董事、首席执行官、高管、董事会秘书、利益相关者、投资者、工会领导人、委员会和其他决策者提供的完整企业解决方案。

与许多其他会议管理工具不同，董事会软件以一体化功能而闻名。也就是说，通过安全的董事会门户，您可以：

安排、安排、管理、记录或跟踪董事会会议
保护、共享、存储、编辑、查看、注释、交换和分发董事会文档
与其他董事会成员、顾问、投资者或第三方沟通
简化外部业务交易或促进金融交易
使用会议室中的内置模板轻松准备冗长、耗时的文档

最好的一点是，虚拟董事会对于商业、非营利组织以及政府或公共机构同样有效。

以下是使用董事会门户软件的一些最值得一提的好处。

1. 董事会相关文件准备简单、查阅方便

“虚拟董事会真是太棒了； 你可以用它们做任何事。 您可以在家中方便地召开长时间会议，随时访问任何需要的内容，使用内置模板准备董事会书籍、报告和委员会章程，保证数据安全，或跟踪您的下属，”营销策略师 Jesus Rivas 说道在 board-room.org。您还可以学习如何撰写委员会章程。

正如里瓦斯所说，董事会可以帮助您在最短的时间内完成与董事会职责相关的任何事情。这可能包括以最小的努力准备董事会包或任何其他报告。

虚拟董事会软件使董事和董事会成员能够随时随地轻松访问董事会文件。您所需要的只是一个公认的电子设备，例如智能手机和互联网连接。

现代虚拟董事会提供商还允许通过移动应用程序进行访问，只需点击一下即可获取董事会文件。此外，一些供应商允许离线访问存储的文档。

2. 增强决策能力

知情决策取决于掌握最新信息。 Board软件的数据管理功能可以实时更新文档，即时通知系统可以立即通知相关用户。

此外，会议纪要、过去的议程、财务报表、政策手册和报告都可以在董事会软件中轻松获得。董事会数据的即时可用性使董事会成员能够做出更明智、更及时的决策。

3. 更强大且经过认证的数据保护

董事会门户软件提供高水平的安全性，借助多个保护层保护机密信息。经过认证的主板软件供应商遵守 HIPAA、ISO、FISMA、FINRA、SOC、GDPR 等公认组织制定的数据管理和安全标准。

两步验证、栅栏视图、自毁性文档、远程设备清除、数字水印、文档访问控制、数据加密和 IP 地址限制等功能提供了无与伦比的网络保护组合。

注：可靠的主板软件是严格遵守上述相关监管机构制定的指导方针的软件。重要的是要知道雇用未经认证的供应商会产生合规问题。

4、高效的董事会管理

使用董事会门户管理董事会任务比传统方法更快、更高效。计划内或计划外的会议的准备工作可以在几分钟内完成。安全、快速地访问、共享或分发数据可以节省时间。

此外，董事会成员可以高效地准备会议议程、立即分发议程、访问董事会材料、参加视频/音频会议、提出问题、投票、进行调查、签署文件以及轻松执行其他管理任务。简而言之，董事会有助于在更短的时间内完成更多的工作。

5. 透明度和受控的用户活动

董事会门户网站采用监控工具来跟踪董事会内的每项活动，提高透明度并鼓励董事会成员最大限度地参与，同时在利益相关者之间建立信任。如果出现含糊不清或未经授权的活动，管理员可以及时采取行动，并立即抓住肇事者。

6. 降低成本

董事会门户软件通过保护数据免遭泄露或泄露，最终保护其免受潜在的诉讼和处罚，为公司增加了可观的财务价值。

此外，它还减少了与董事会文件的纸张、印刷、编译和分发相关的费用，从而最大限度地减少了现场董事会会议的需要。

把它包起来

准确的说，虚拟会议室是一款多功能的董事会管理软件，为董事会文件管理、虚拟沟通、项目管理、会议管理、交易管理提供全面的解决方案。

该软件高度安全、经济高效，并允许随时远程访问。一些值得注意且高度安全的董事会门户包括 Azues Convene、iDeals Boards、Nasdaq Boardvantage、Govenda Boards 和 BoardPro。检查下一次在线董事会聚会的董事会软件！