您不知道自己需要的虚拟活动清单

虚拟活动在许多行业都是开创性的，但事实是它们可能会带来压力。 有许多移动因素，例如营销、品牌和门票销售，通常会使人们完全远离虚拟活动。 有什么办法可以解决计划虚拟活动的压力吗？ 是的：制作虚拟活动清单。

拥有虚拟活动清单是在开发、设计和举办虚拟活动时保持专注和平衡的最佳方式。

但是你怎么能在不知道清单应该包括什么的情况下遵循清单呢？ 在这里，我们将在创建虚拟活动清单时完成必要的步骤，以便您可以继续计划成功的虚拟活动。

虚拟活动清单：活动之前

了解您的活动目的

您的活动的目的取决于您的活动是为谁举办的，以及您希望与该观众达成什么目标。

这不一定是唯一的； 公司通常会努力争取潜在客户、保持受众参与、提高团队成员的绩效、推出产品或推广公司品牌。

在创建您的虚拟活动时，首先要有一个努力的目标，您将更有可能实现该目标。

开发虚拟事件概念

所有活动都从一个初始概念开始，在计划虚拟活动时也不例外。

有一个起始概念将帮助您做出更好的决定，特别是如果您不熟悉活动策划者。 从这个想法开始，然后从这个起点四处寻找更多的想法。 在这里，您的创造力可以大放异彩，让您的活动脱颖而出。

了解并定义您的目标受众

要进行有效的虚拟活动，您需要了解您的观众以及他们想要什么。

为此，您必须为您的理想受众开发参与者角色（或个人资料）。 创建这些角色时，请确保包含所有可用信息，例如年龄、位置、行业和管理角色。

定义你的成功标准

你想在你的虚拟活动中发生什么？ 你想让很多人参加吗？ 您希望人们参观您的赞助商展位吗？ 无论您如何定义成功的虚拟活动，您都需要牢记自己的成功才能朝着该目标努力。

确定团队和承包商角色

要举办任何有效的活动，您需要为每项工作找到合适的人才。 这就是项目经理所说的“识别你的资源”。

每当您开始计划活动时，您都需要有一份团队成员（或潜在承包商）列表，负责监督活动的各个方面。 找到可以正确完成工作的梦寐以求的团队。

创建虚拟活动预算

这似乎很明显——当然，你需要一个预算——但并不是那么简单。 虚拟活动提供了许多选项，可以颠覆正常的活动预算。 需要花钱在一个位置？ 不在在线活动中。 需要花钱装修吗？

只有计算机应用程序的价格。 需要花钱买差旅费吗？ 您可以在网上一秒钟从加拿大前往曼谷。 如您所见，制作虚拟活动预算与现场活动非常不同。

定义事件格式

开始创建活动时，您需要确定哪种活动形式（例如，贸易展览、研讨会、网络研讨会、课程）对您最有意义。 使用该信息将帮助您确定定价范围，并帮助您确定要使用的承包商。

在考虑活动风格时，请确保您有办法保持与会者的参与度。 您的活动会提供分组会议吗？ 候车室？ 聊天功能？ 无论您做什么，请确保您的活动参与者在活动期间保持参与。

确定您的 AV/制作和技术需求

准备好在活动开始前考虑所有技术因素。

这可以从录制会话到如何分发活动的重播，以及活动参与者如何进入会话。

所有这些决定都应该事先经过深思熟虑，以减轻虚拟活动当天的压力。

选择一个日期并决定长度

根据您的受众和活动目标，您的活动日期和时间可能会因企业而异。 例如，非营利筹款活动通常不会在工作时间举行，而虚拟活动可能会以同样的方式组织他们的业务。

另一方面，公司活动通常在周中举行。 他们经常在星期三举行，有时在星期二举行。

选择一个虚拟活动平台

每当您想选择一个新的虚拟活动平台时，请考虑它与您公司使用的其他程序的集成程度。 另外，考虑一下虚拟平台是否会引起活动参与者的注意。

考虑录制会话

如果您的公司拥有全球受众，那么请考虑适应不同的时区。 如果您将录制的会话向公众开放，那么您的这部分观众将能够在之后参加，这总是很好的。

这很容易成为此虚拟活动策划清单中最重要的元素之一。 许多活动参与者经常在活动结束后要求录制，这进一步提高了您的品牌知名度。

计划社交互动活动

当您想要虚拟化时，在您的活动中制定社交互动和游戏化的具体计划更为重要。

通常通过面对面的活动，可以很容易地联系参与者，但虚拟活动并非如此。 通过虚拟活动，您需要为虚拟参与者创造想法，以便能够相互互动。

寻找演讲者

作为任何活动中最重要的部分之一，演讲者是您与观众互动的主要方式。

这意味着您需要找到可以分享您的价值观以及赞助商和与会者价值观的演讲者。 尝试寻找对相关主题有独特见解和想法的专家演讲者。

联系赞助商

此时，您应该开始寻找潜在的赞助商并开始创建赞助包。 确保对他们的建议和要求保持开放的态度。

请记住，赞助商可能是从您的活动中创造收入的好方法，因此请尝试寻找与您当前品牌一致的公司。

使用适合工作的工具销售更多活动门票

保持井井有条从未如此简单。

您现在可以使用一个功能强大的 WordPress 预订插件来管理您的业务并发展您的品牌，该插件可以让您的所有约会或活动预订保持一致，让您的客户井井有条，让您的业务蒸蒸日上。

Amelia非常适合需要为员工和客户简化预订体验的企业主。

Amelia 为您处理一切，甚至向您的客户发送自动电子邮件或短信提醒。 缺席？ 不再！

Amelia WordPress 预订插件适用于不同行业，可提供愉快的在线预订体验和员工管理。

想知道更多？ 查看Amelia 的出色功能，看看您缺少什么。

宣传您的虚拟活动

开始让全世界知道您的活动。 有许多营销策略，例如在您团队的社交媒体平台和您的网站上宣布。

您还可以与您的演讲者和赞助商交谈，让他们在他们的社交媒体平台上宣布。 考虑以标签的形式这样做，这可以帮助您的活动具有某种凝聚力。

您还可以为您的活动创建一个简单的网站。 在其中，您可以向潜在的与会者提供有关定价以及他们在哪里可以找到门票的信息。

创建您的事件脚本

写下一切。 写下你的活动会发生什么，每个部分何时发生，以及谁将负责。 这可以在 Google 表格或 Microsoft Excel 中轻松完成，或者任何您可以用来与您的团队协调的东西。

创建参与者指南

参与者通常需要一些帮助才能充分利用不熟悉的活动平台。 通常，活动平台已经有在线指南，但如果没有，请自己制作。

您可以根据您的活动创建许多不同风格的指南。 如果您有游戏或主题，指南可以遵循该主题。 您还可以包括与他人在线互动的方式，或列出将来会出现的多个会话。

为您的团队设置沟通渠道

在理想情况下，您应该将自己限制在一个渠道，以确保不会错过重要的细节或消息，尤其是在活动期间。 一些不错的选择是 Slack、Whatsapp、Microsoft 团队、Discord 或活动平台上的私人空间。 什么都适合你。

规划交流机会

网络是活动的核心，对于虚拟活动更是如此。 您的虚拟活动的很大一部分应该是创造交流机会。 这些可以以分组会议、聊天室和破冰活动的形式出现。 任何可以改善您的网络的东西都会改善您的虚拟活动。

虚拟活动清单：活动期间

活动后提醒

随着活动的临近，越来越频繁地发布活动提醒可以极大地帮助提高出席率。 当你到达一周时，每天提醒可能是合适的。

进行对话

根据您选择的活动平台，您将拥有许多有助于创建有趣和开放环境的工具。

您可以使用问答工具或在聊天中回答问题来鼓励观众参与。 如果您可以选择，您甚至可以选择参加一对一的约会。

以成对或小组形式组织与会者以获得更具互动性的体验

将与会者分成小组有助于鼓励观众参与。 如果与会者可以每五到七分钟做出回应或采取行动，那就是最佳选择。

哈佛商业评论研究报告说，五分钟规则最有效地保持与会者而不是观察者的参与。

为任何中断做好准备并做出反应

如果出现技术问题或破坏性人员，请准备好多个备份计划。 这可以从审核内容到让技术支持人员在线并随时准备提供帮助。

当您无法阻止中断时，请准备好阻止中断。

捕获与会者数据

使用受众数据可以帮助您改进未来的虚拟活动并帮助您更好地了解您的客户。

一般来说，有用的信息将来自点击的链接、出席人数、出席的时间段和播放的视频，例如几个例子。

直播您的活动

许多活动平台都有预制的流媒体选项。 您可以选择在额外的社交媒体平台上广播您的虚拟活动，为未来的活动收集更多有用的信息。

您甚至可以在活动中与演讲者分享信息，这会派上用场。

虚拟活动清单：活动结束后

发送与会者调查

发送反馈调查以确认与会者喜欢和不喜欢的内容。 然后，您可以使用该信息在您的下一个虚拟活动中更好地与您的观众互动。

另外，请确保您的调查简短而有趣。 如果调查太长，人们往往不会坚持到调查结束。

与我们的观众交流

感谢听众的出席。 您可以通过发送电子邮件或使用社交媒体平台来做到这一点。

尝试在活动结束后尽快发送消息，趁他们还记忆犹新。 您还可以包括反馈调查和有关他们可以访问事件记录的位置的信息。

分析我们的数据

查看您在活动期间和之后收集的数据。 这些数据可以帮助您更好地了解您在哪些领域取得了成功以及您可以改进哪些领域。 然后，有了这些信息，您就可以开始着手制作更加成功的活动。

平衡预算

既然您已经支付了所有人的费用，请将您的计划预算与活动结果进行比较。

此时，您可以计算 ROI（投资回报率）并考虑直接收入、归属收入、关联销售渠道、所有品牌效益、知识交流以及与您的活动有关的所有其他重要信息。

分享有关您的活动的信息

此虚拟活动清单的最后一步：使用活动中的所有照片、视频和文章。

您可以在您的社交媒体上发布这些内容，以吸引您的观众，并为未来的与会者提供更多曝光。 您甚至可以将这些过去的事件用于未来的虚拟会议或事件。

如果您喜欢阅读这篇关于虚拟活动清单的文章，您也应该阅读以下内容：

• 如何快速高效地安排 Skype 会议
• 通过电子邮件发送的会议提醒模板示例
• 如何在您的 WordPress 网站上添加虚拟活动日历