什么是公司 Wiki 以及如何设置

已发表: 2022-09-10

无论您的企业规模如何，都需要大量信息来保持运转。随着组织的发展，这些信息通常会堆积起来并分散在各个部门、办公室甚至存储中。这使得快速访问和跨部门共享变得困难，浪费工时并阻碍生产力。

事实上，员工每周平均花费 9.3 小时搜索信息，占团队成员总时间的 20%。随着信息复杂性的增加，跟踪的生产力也将呈现下降趋势。

如果您将所有这些信息放在一个集中的地方，每个授权的团队成员只需点击他们计算机或手机上的一个按钮就可以访问呢？这就是公司维基。

简而言之，公司 wiki，也称为业务 wiki、企业 wiki 或企业 wiki，是与团队成员相关的重要公司信息的集中存储库。它是一种知识管理工具，可为员工、经理、员工和企业领导者提供有关业务流程、组织文化和其他相关信息的信息。公司 wiki 是一个收集信息、组织、学习、协作或根据需要进行更新的地方。

继续阅读以详细了解为什么 wiki 对您的业务很重要，最重要的是，如何设置一个。

为什么公司 Wiki 很重要？

公司 wiki 允许员工快速访问有关公司的相关信息。这是向新团队成员介绍公司政策、程序和文化的好方法。对于已建立的员工，它是中央存储库、常见问题解答，甚至是有助于运营成功的任何故障排除数据库。

wiki 很方便，因为您可以快速跟踪更改和更新，同时确保一切都是最新的。如果您拥有与整个团队相关但不一定与客户相关的信息，那么 wiki 是放置它的好地方，这样每个人都可以访问它。

对于一家规模庞大的公司来说，很可能两个团队都不知道对方是如何工作的，也不知道他们为什么要执行某些任务。 wiki 允许所有成员和部门用自己的话来解释他们的角色和流程，以便公司中的每个人都可以看到和理解。此外，当需要进行协作时，企业 wiki 使团队更容易一起工作，从而提高成员的工作效率。

当公司信息集中在公司 wiki 中并可供相关组访问时，它使员工、经理、法律团队和公司领导者的工作更轻松。

企业 Wiki 中应包含的内容

公司 wiki 是公司的内部百科全书。这意味着您可以包含几乎所有与您的团队相关的内容，尤其是有助于他们了解业务品牌、流程和文化的有用信息。您可以在公司 wiki 中包含以下内容：

公司历史
利益冲突
联系信息
企业文化
团队成员手册/指南
企业活动
财务报告
法律信息
营销策略报告
产品开发、历史、测试、使用、设计和功能
风险管理
标准作业程序
战略
使命与愿景

请记住，您应该只为您的团队提供相关和有用的信息。这就是为什么让员工参与创建 wiki 至关重要的原因。您还可以包含与您的内容相关的其他网站的照片、视频和超链接。

谁可以创建公司 Wiki？

如果您决定构建您的公司 wiki，最好从有信誉的软件开发公司聘请 IT 专业人员。 IT 专业人员拥有创建具有足够存储空间、易于访问和导航的系统的技能。

然而，当涉及到 wiki 的内容时，公司中的每个人都在填充 wiki 页面方面发挥着不可或缺的作用，以使其成为一个全面而有用的资源。

如何建立公司维基

当您确切地知道自己想要什么时，创建公司 wiki 非常容易。创建公司 wiki 时，请按照以下步骤操作。

确定 Wiki 的目标

wiki 的核心作用是解决组织流程中的常见问题。团队成员能够访问简化任务或提高执行能力的信息。

因此，您必须设定创建公司 wiki 的目标，以便每个有权访问的人都能实现您的预期目标。你的目标可能是：

招募和入职新团队
拥有中央信息源
准备客户的通信，例如视频和音频
保存已完成项目的记录以供将来参考
与团队沟通流程更新

在决定最佳软件之前，请结合您希望 wiki 实现的任何其他个人目标。

选择合适的软件

在选择理想的软件时，您必须与您的内部团队就您在内部 wiki 中需要的功能达成一致。考虑以下因素：

决定谁可以看到内容的权限
根据相关性互连 wiki 页面以改进导航。
与公司系统中的其他有价值的工具合并
即使是非技术用户也可以实时编辑
简单、可靠、即时的搜索功能

使用 Wiki 模板

大多数 wiki 软件都带有页面模板。但是，您可以根据公司的品牌自定义模板。一旦您的 wiki 准备好进行格式化，通过删除已填充的内容来自定义模板以添加您的自定义内容。您可以更改颜色、背景和字体以适应您的规格和目标。

确定主要贡献者

使用在线编辑器添加所有必需的信息。您还可以从内部文件中导入现有数据。一个好的内部 wiki 支持所有形式的媒体，包括视频、音频、图像和脚本。您也可以聘请专业作家和编辑为您的 wiki 添加更多信息。请记住，格式必须适应不断变化的业务流程，因为需要在不同阶段进行编辑以捕捉这些变化。

邀请您的团队并配置访问权限

协作是 wiki 的主要优点之一，所以不要自己做所有事情。相反，请与您的团队安排一次会议，以做出贡献并提供反馈。总有一些东西可以调整以使其变得更好。

信息必须是安全的；因此，为 wiki 上特定页面的某些成员设置权限访问是可行的方法。在决定哪些成员可以访问哪些页面之前，请考虑以下几点：

谁需要编辑 wiki 上的内容？
谁负责帐户设置和计费？
您希望信息与所有人共享吗？

此外，与您的团队会面是在公司中将 wiki 作为新软件推出的好方法。会议至关重要，因为您可以：

解释 wiki 背后的结构和逻辑
向团队成员展示 wiki 的工作方式
提供有关 wiki 内容的任何说明
确保每个人都在心理上接受新软件

结论

任何公司或企业都需要公司 wiki。您可以简化面试和入职流程，并提高团队成员的生产力、知识和协作努力。总而言之，它节省了时间和资源。