什么是工作范围？

已发表: 2022-07-07

与客户合作并不容易。 客户关系恶化的主要原因之一是在客户应该接受哪些服务方面存在分歧。 您需要一个工具来清楚地说明您将为他们执行哪些服务。 该工具称为工作范围。

你有没有发现自己为客户做额外的无偿工作，或者被指责没有给他们足够的工作来完成他们同意的工作？

这往往会发生，尤其是在网页设计和开发等数字职业中。

客户可能认为您很容易添加额外的工作，并希望您在没有通知或没有补偿的情况下这样做。 其他时候，他们对特定服务中包含的内容感到困惑。 有时，您会遇到一个客户，他只是想为您提供尽可能多的免费工作。

为了防止这些客户端问题，您需要一个工作范围。 在本文中，我们将解释什么是工作范围，为什么需要一个，以及如何创建一个。

什么是工作范围？

工作范围是关于将在项目中完成的工作的协议。 它详细说明了将要做什么、何时完成以及如何完成。

工作范围定义了服务的边界和限制。

工作范围与工作说明书

工作范围经常与工作说明书混淆，特别是因为它们都有相同的首字母缩写词——SoW。 但这些术语不是同义词。

工作范围概述了所执行的服务，以及为实现项目目标而完成的各项任务。

工作说明书是更广泛、更全面的项目大纲和项目管理文件。 它包含与将要完成的工作相关的所有内容。 工作说明书可以包括分包商信息或旅行要求等内容。 这些文件通常与更多的利益相关者共享，而不是工作范围。

工作范围

为什么工作范围很重要？

工作范围简明扼要地向客户传达他们将从您那里收到的内容以及您的工作方式。 这两点很关键。

工作范围可用于向客户介绍您的内部流程。 这是确保您在同一页面上的最佳方式。 它可以为您节省大量时间和头痛。

想要防止客户不断询问您已经完成了多少工作以及他们何时可以期待交付成果？ 写详细的工作范围。

它还通过证明他们已经同意一组明确定义的服务和任务来防止范围蔓延和服务后投诉。 如果您愿意，您可以为他们提供一种添加其他服务的方法。

您可以创建一个精简版本，只详细说明一些服务和任务。 或者，您可以创建一个更广泛的共享审批截止日期。

我需要工作范围吗？

是的。 如果您向客户提供服务，您必须有文件准确定义您向他们提供的服务、这些服务的范围和限制，以及您将如何提供这些服务。 此信息未包含在提案或合同中。

应该为每项服务完成一个工作范围——即使它是为长期客户提供的重复服务。 期望客户知道或记住您流程的所有细节是不合理的。 这将使事情保持专业，并在出现问题时为您提供支持。

没有工作范围的工作会让自己陷入失败。

工作范围应该包括什么？

可以定制工作范围以适应您的服务、项目和客户。 它至少必须详细说明您提供的服务、提供服务的时间、提供服务的方式以及客户将获得什么。

我们编制了一份包含 20 个元素的列表，这些元素可以纳入工作范围。 并非所有这些都适合每个项目。 您可以选择要包含的内容和省略的内容。

请记住，这一切都是为了传达项目细节，这将有助于使您的客户-设计师关系更轻松、更高效、更有成效且风险更低。

以下元素可以被认为是必不可少的：

  • 概述
  • 目的/目标
  • 工作范围
  • 更改协议
  • 批准条款
  • 服务说明
  • 可交付成果
  • 里程碑
  • 进度报告
  • 时间表/时间表

可以根据您的需要包括以下内容：

  • 问题陈述
  • 词汇表
  • 范围外列表
  • 任务列表
  • 资源
  • 工作地点
  • 项目管理
  • 测试
  • 付款条件
  • 预算或资源分配

1. 项目概述或背景

项目概述总结了项目。 它必须包括项目的基本细节：谁是客户，谁是服务提供者，以及正在提供什么服务。

大多数概述还提供有关正在完成的工作的背景信息。 这可能包括您被选为服务提供商的原因以及客户如何做出该决定。 它还可以包括估计的时间表。

2. 项目目标

项目目标描述了您的服务旨在实现的结果和成果。

这是一般的、宏观的、表面的描述。 它不应包含可交付成果的详细列表或获取技术信息。

想想“带有购物车的登录页面”与“线框图、页面搜索引擎优化、购物车集成”等。

3. 问题陈述

问题陈述描述了该服务正在解决的问题、问题或需求。 这是一个简短的部分，概述了该项目的原因。

这部分可以被认为是可选的。 它不适用于所有项目，但如果您觉得合适，应该包括在内。

例如，从事网站更新工作的网页设计师可能希望包含一个问题陈述，描述网站的高跳出率或残障人士无法访问。

4. 词汇表

与可能不熟悉用于描述您的服务的语言的个人合作时，您应该考虑包括一个词汇表。

列出并定义外人可能不知道的任何事情。

这可以包括在您的工作和行业中使用的首字母缩略词、术语和行话。 它还应包括任何服务条款、条件和要求。

如果包含，词汇表应放在文档开头附近。 它至少应该放在任何必须定义的术语之前。

五、工作范围

工作范围部分列出了客户将获得的具体服务。

本节类似于但不同于可交付成果或任务列表。 它列出了您为它们提供的不同服务和子服务。

例如，提供图形设计服务的网页设计师可能包括线框图、3 个标志设计、背景图像和排版。

如果有不同的服务级别，本节应包括该工作的范围。

6. 范围外列表

超出范围的部分列出了在此服务期间不会执行的工作。 这是防止范围蔓延的好方法——无论是无意的还是客户试图在你身上工作。

本部分列出了客户在整个项目期间最有可能要求的附加服务，或者对项目成功至关重要的服务，但您不会完成这些服务。

任何从事以某种方式依赖于外部人员或因素的项目的服务提供商都必须包括一个超出范围的活动部分。 它可以保护您免于对您无法控制的事情负责。 本节还有助于彻底消除对免费工作或奖金服务的期望。

客户经常向网页设计师询问更多功能、升级、更改或其他附加功能。 有时会发生这种情况，因为他们事先没有想到它，忘记包括一些东西，或者认为它会被包括在内。想想任何比你提供的东西更互补、密切相关或更广泛的东西。

许多客户在看到超出范围部分列出的服务后，会选择将更多服务添加到协议中。 所以，认为这是一个很好的追加销售方式。

7. 更改协议

客户会想要改变。 您需要为处理与客户的更改和项目内流程制定一套协议做好准备。

对客户进行有关如何以及应该如何进行更改的预先教育有助于保持项目的顺利运行。 它为您的工作流程带来了更多的结构，展示了专业精神，并为您的客户关系增添了一种形式感。

它向客户表明您认真对待您的工作，并对他们在项目期间的行为有明确的期望。

客户尊重设定明确界限的人。 他们应该明白，您不会在“任何事情发生”的基础上进行操作。

更改协议或流程部分概述了如果客户想要进行更改会发生什么。 它至少应包括以下内容：

  • 协议范围内包含哪些变更
  • 客户应如何进行这些更改
  • 如果他们未能在设定的条款内进行更改会发生什么
  • 如何处理超出约定服务范围的变更
  • 额外更改的定价和付款条款

包括使您更轻松地处理更改所需的一切。 服务提供商通常更喜欢将更改限制在一个固定的数量和有限的时间范围内。

本节防止无意义的变更请求，确保变更不会混乱，并限制范围蔓延。

八、服务说明

服务描述部分描述了您将执行的服务。 考虑类型和类别，而不是任务。

例如，电子商务网站的 Web 服务可能是 SEO 研究、WordPress 网站开发、主题定制、移动优化和营销插件集成。

您可以利用服务描述部分来强化您的价值。

9. 任务清单及详情

本节包括完成每项服务所需的所有任务及其截止日期。 这是您为客户所做的最详细的列表。

任务部分可能会开始变得相当长，尤其是在提供 Web 服务或其他工作时，单个服务可能包含一长串任务。 因此，请保持本节整洁且有条理。

如果多人参与其中或需要参考，则此部分应足够详细以用作参考。

10. 资源

如果客户需要为您提供资源、信息或其他任何东西来完成服务，则应包括资源部分。

这应该是您对他们的需求、提供每种资源的截止日期以及您接收它的首选方法的列表。

11. 工作地点或演出地点

本节说明将在何处执行工作。 对于许多服务提供商而言，这意味着虚拟或远程工作地点。

但是，如果您与客户进行任何面对面的会议，它可以是混合的。

12. 可交付成果

本节列出了客户将作为所提供服务的一部分收到的每种不同的最终产品。 您可以选择包括提供它们的方法。

这里有两个例子：

  • 徽标设计师的可交付成果可能是通过 Google Drive 以 SVG 和 JPG 格式提供的 5 个徽标版本
  • 网页设计项目的可交付成果可能是竞争对手分析、用于 A/B 测试的 2 个网站版本、创意资产和风格指南

这部分是必不可少的。 您的客户必须确切知道他们将在项目结束时收到什么。

13. 项目或工作管理

管理部分详细说明了与客户或其他利益相关者参与相关的项目管理。

这应该包括虚拟会议、电话交谈、视频会议、利益相关者讨论等。

例如，如果您想每周召开一次会议来讨论进度，请将其放在本节中。

14. 里程碑

里程碑部分适用于几乎所有工作范围。 这列出了整个项目的重要点。

它可以关联到不同的项目管理阶段和/或标记决定性的成就。

15. 时间表或工作时间表

工作范围将始终包括一个时间表。 它应该列出项目的开始和结束日期（或预计结束日期）以及任何里程碑的日期。

您还可以选择为客户提供项目阶段时间表。 这是帮助他们跟踪事物位置的好方法。

典型的时间表将有：

  • 项目开始日期
  • 项目预计结束日期
  • 项目的最终终止日期
  • 工作的开始和结束日期
  • 里程碑日期
  • 可交付的截止日期
  • 关键阶段的大致日期

确保区分确定的日期和估计的日期。 项目的开始日期通常是唯一可以明确确定的日期。

当涉及里程碑和项目阶段时，您可能希望提供日期范围或最终截止日期，而不是单个日期。

确保客户了解您何时给他们一个确定的截止日期而不是估计的时间表。

16. 进度报告

这部分工作范围描述了您将如何与客户共享状态报告和更新。

告诉他们他们将获得什么样的信息、何时获得、采用何种格式以及如何传递。

最好以以后可以验证的方式提供进度报告。

17. 测试和检查点

如果这些是您正在执行的服务的关键部分，则工作范围应包括测试或检查点部分。

它应该有：

  • 将测试什么工作
  • 将进行什么样的测试
  • 这些测试的范围
  • 何时进行测试

这让客户知道您的标准是什么，并防止他们在事后提出投诉或指控低于标准的服务。

这些应包含在您的日程安排或时间表中。

18. 接受和批准条款

您的工作范围应始终包括对客户批准和接受​​您的工作的预期。

它应该告诉客户需要批准什么，他们应该如何批准，以及他们需要多少时间来批准。 客户未能满足这些条件将被视为接受工作。

客户应该在此过程中批准工作。 包括对每个重要阶段、可交付成果、里程碑和项目最终结束的分阶段批准。

19. 付款条款

工作范围可以包括付款条件和到期日。 这些条款应包含在其他文件中，例如合同和提案。

然而，在工作范围内重申它们重申了这样一个事实，即工作的条件是满足这些要求。

20. 项目预算或资源分配

重大项目的工作范围可以包括详细说明预算分配的部分。

包起来

工作范围应使您的工作关系更轻松，同时提供法律保护以防止投诉和分歧。

首先关注基础知识，然后添加任何有助于您和您的客户在同一页面上的内容。

这里有一些最后的提示：

  • 写得清楚简单
  • 详细而细化
  • 循序渐进，思考从准备到结束的一切
  • 将工作分解为其服务、子服务、任务和子任务
  • 设定明确的基准、成功标准和阶段
  • 让其他人审查工作范围或让它休息并仔细检查

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这篇文章基于 iThemes Training 的网络研讨会“如何创建全面的工作范围”。 详细了解如何创建使您的业务更加高效和高效的工作范围或工作说明。