在工作場所提前完成截止日期的 6 個技巧

我們都聽過這樣一句話：“重要的不是多長時間，而是多好。” 雖然這聽起來有點可愛，但在工作環境中並不完全正確。 每個目標、項目和任務都是用時間來衡量的。 事實上，SMART 目標中的 T 是有時間限制的。因此，執行任務的好壞並不重要； 如果你錯過了最後期限，你就沒有達到你的目標。

以下是當您沒有按時完成時會發生的情況。 你變得沮喪——你有所有的答案，但你提供它們的時間太晚了，所以你得不到適當的榮譽。 你失去了客戶。 你花了你公司的錢。 你聲名狼藉。 你最終會丟掉工作——沒有人願意承擔責任。

現在，這聽起來不太公平，是嗎？ 但是它就是這樣啊。 如果你不守時，你就沒有你想像的那麼聰明。 你所有的努力都白費了，沒有人看到你的才華。

但是，您現在可以更改它。 這隻鳥在你的手中——它是生是死取決於你。 您可以選擇更有意識地遵守截止日期，甚至提前完成。 這裡的提示將使您走上正確的道路。

3 員工不按時完成的主要原因

一個人曾經在他的花園裡看到雜草。 憤怒地，他拿出他的園藝剪刀朝他們砍去。 他對自己的辛勤工作心滿意足地笑了笑，然後回到了屋子裡。 第二天，雜草又回來了。 他不停地割草，直到他意識到必須拔除雜草才能獲得永久性的效果。

同樣，如果你不找出導致你錯過最後期限的根源，你也只是在修剪雜草。 以下是人們在工作場所錯過最後期限的三個常見原因。 看看你的有沒有

• 溝通不暢

如果沒有就任務的可交付成果進行明確的溝通，那麼在截止日期之前可能會出現問題。 例如，如果上級給下屬一項任務並說：“下週前準備好”，這是含糊不清的。 “下週”可能意味著從周一到週五的任何時間，而周五可能為時已晚。

這就是項目管理軟件的用武之地。它們通過允許團隊交流項目要求、可交付成果、角色和職責來幫助建立一個有凝聚力的團隊。這消除了關於任務期望的任何歧義。

• 不切實際的最後期限

是的。 並非所有的截止日期都是現實的，期望滿足它們是海市蜃樓。 這不是你的錯，但它肯定會影響你的工作效率。 雖然緊迫的時間表可能會讓你更快地完成任務，但它們會讓你承受不適當的壓力並導致代價高昂的錯誤。 與你的老闆就不切實際的最後期限進行坦率的討論是前進的方向。

• 缺乏時間管理技巧

現在，我們到了問題的關鍵。 這通常是人們在截止日期前遇到的主要問題——他們不知道如何管理時間。 研究表明，82% 的人沒有時間管理系統。他們不知何故只是希望神奇地趕上最後期限。

難怪許多工人不能按時完成任務。 在你讓它發生之前，什麼都不會發生。 時間管理技能不會落在你的腿上。 你必須積極主動。 你必須學習和培養這些技能。

提前完成截止日期的 6 個技巧

從上面列出的原因可以明顯看出，影響錯過最後期限的一些因素是您無法控制的。 如果你的公司沒有良好的溝通文化，或者如果你的老闆設定了不切實際的時間表，那麼你對此幾乎無能為力。

但是，有些因素在您的控制範圍內，您可以繼續努力。 以下提示將幫助您更有效地管理時間。

• 有一個時間管理系統

如前所述，您必須慎重考慮是否趕在截止日期之前。 這種意向性涉及開發一個時間管理系統，幫助您控制時間。 您的時間管理例程將自動化，這樣一切都會到位並實現您的目標。

• 使用 SmallPDF 等文檔管理軟件

來源

手動文檔管理浪費時間和精力，讓您錯過最後期限。但是，像 SmallPDF 這樣的文檔管理軟件可以解決這個問題。 使用它，您可以將 PDF 轉換為可編輯的 Word 文檔，合併、編輯、壓縮和電子簽名 PDF 文檔。

SmallPDF 擁有啟動、管理和完成數字文檔任務的必要工具。 您可以使用該軟件突出顯示和添加文本、徒手註釋、形狀和圖像。 這可以為您節省大量時間，讓您專注於更重要的任務。

• 利用時間跟踪軟件

當您兼顧多項任務時，您很容易忘記時間。 時間跟踪軟件可以阻止這種情況的發生。它可以幫助您在規定的時間範圍內完成任務，而不會影響您的工作標準。 您可以單獨或作為一個團隊使用它。 它可以提高員工的工作效率。

• 練習艾森豪威爾矩陣

當您有多個項目和任務時，您可能會不知所措並失去注意力。 您只需將所有內容混在一起並開始工作。 最後，您可能會發現您遺漏了最重要的任務並錯過了最後期限。 艾森豪威爾矩陣可以幫助您擺脫這種痛苦。 它可以讓您有效地確定任務的優先級。

下面是它的工作原理。 你根據它們的重要性來劃分你的任務，並相應地關注、忽略和消除它們。 任務分為以下幾個部分：

• 緊急且重要
• 重要而不緊急
• 緊急且不重要
• 不重要也不緊急

通過這種細分，您可以完成最重要的任務並按時完成。

• 採用番茄工作法

努力工作意味著長時間工作並精疲力盡。 聰明地工作意味著短時間工作並間歇性地休息。 最後，你實現了你的目標，並在沒有倦怠的情況下完成了最後期限。 這就是番茄工作法的建議。

確定任務的優先級後，從第一個開始，連續工作 25 分鐘。 當時間流逝時，休息 5 分鐘以伸展和放鬆。 這樣做大約四次，然後再休息 30 分鐘。 前面討論的時間跟踪軟件在這裡很有用。 你會發現你會取得更多成就並且精神煥發。

• 利用冰山方法

冰山概念涉及整理重要資源和筆記以供將來使用。 當您這樣做時，您就有了一個資源庫，可以在您需要時隨時使用。這種方法將為您節省大量的研究時間。

下面介紹如何利用此方法。

• 整理與工作相關的文章、郵件、視頻、筆記等。
• 正確標記和排列它們
• 存儲它們
• 有任務時請教他們

提前完成截止日期的 5 大好處

除了不會毀了你的名譽和丟掉你的工作之外，按時完成任務並保持領先還有其他好處。

• 改善焦點

您一直在練習的時間管理技巧將提高您的注意力。您將能夠專注於一項任務並成功完成它，然後再開始另一項任務。 這將提高您的工作效率和工作質量。

• 掌握優先級

確定優先級是時間管理的一個重要方面。 當你養成習慣時，你就會在正確的時間做正確的事情並獲得正確的結果。 您將從您的日程安排中消除不必要的和平凡的任務，並更有效地利用您的時間。

• 提高生產力

當您在工作中使用上面列出的技巧時，您會看到工作效率的提高。 您可以在更短的時間內完成更多工作，並提高工作質量。

• 提高可靠性

按時完成任務會增加上級對你的信任。 他們可以依靠您在不影響質量的情況下及時交付您的工作。 這會增加您的責任，並最終增加報酬。

• 減壓

未按時完成的壓力會導致壓力。 當您的盤子裡有很多待處理的工作時，您的壓力水平會急劇上升，從而影響您的健康和工作效率。 趕在最後期限前消除這種壓力。 你精神煥發，沒有任何交付壓力，因為你有一個工作時間管理系統。

借助行之有效的時間管理技巧，在遊戲中保持領先

在截止日期之前保持領先的人是資產。 他們不僅完成了工作，還向雇主表明他們認真對待自己的工作，願意為實現組織的目標不惜一切代價。 這些人有意在最後期限前完成工作，並致力於工作時間管理系統。

儘管導致未按時完成的某些因素超出了他們的控制範圍，但他們會負責他們可以控制的事情。 最終，他們提高了生產力，提高了可靠性，建立了良好的聲譽並成為公司的財富。

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