小型企業的會計基礎

如果您正在創業，您需要了解會計原則來判斷您的組織的健康狀況和實現其目標的進展情況。

企業建立在交易之上。 會計基礎從記錄和報告交易的系統開始。 即使您計劃外包會計和簿記，您也需要能夠閱讀和理解您的財務報告，這意味著了解一些基本的業務設置和會計原則。

讓我們從一系列問題開始：

1. 你有什麼樣的業務？

它是服務、銷售、製造還是信息業務？

一些公司是兩種或多種類型的混合體：進口自己加工原料的奶昔企業是製造商，但當它銷售奶昔時，它是跟單商。 如果它有一個物理位置，那麼當奶昔準備好並提供給客戶時，它就變成了一項服務。 如果它提供如何銷售奶昔或冰沙的課程，它就是一個信息業務。

您的業務類型決定了構成您會計大部分的交易。

其次，股權結構是什麼？ 獨資企業、合夥企業、公司、有限責任公司 (LLC) 和合作社有不同的簿記和銀行業務要求。 了解有關差異的更多信息。

2.您有營業執照和許可證嗎？

您將需要這些來開設商業銀行賬戶並能夠正確報告您的稅款。 您需要的文件因業務類型和運營地點而異。

3. 您有單獨的商業銀行賬戶嗎？

大多數所有權結構要求您的企業有一個單獨的帳戶。 但是，如果您能提供幫助，建議您不希望您的個人交易與您的企業交易混合在一起的每家企業。

4. 你會有員工嗎？

如果沒有，您將擁有一個更容易的會計流程。 但如果您計劃僱傭員工，則需要設置預扣稅程序。

即使現在只有你，你可能仍然會為特定項目僱用承包商。 在美國每年支付超過一定金額的承包商必鬚髮送 1099，因此請務必：

• 跟踪您支付了誰以及您支付了多少。
• 從每個承包商處獲取 W-9 表格。
• 將您僱用的每個人的當前地址存檔。

5. 有會計軟件嗎？

如果您希望每月有數百或數千筆交易，您將需要 QuickBooks 或 FreshBooks 等會計軟件。 交易較少的企業可以使用 Excel 電子表格，但交易量大的企業將無法跟上手動輸入的步伐。

會計軟件可自動執行大部分基本流程，並讓您免去大量工作。 它記錄、存儲和檢索交易數據，並使用它來生成財務報表和報告。 您的會計軟件還可以創建發票和寫支票。

如果您決定使用會計軟件，您可以使用 QuickBooks Sync for WooCommerce 或 WooCommerce FreshBooks 同步您的商店數據。

解決了這些基本問題並建立了業務基礎後，您就可以為會計流程的下一階段做好準備了。

首先，讓我們明確一些術語。

交易

在會計術語中，只要企業或供應商給予、接收或要求金錢，就會發生交易。

交易可以是以下任何一種：

• 所有者投資於企業的資金。
• 銷售收入。
• 發票。
• 工資、營銷、差旅和建築成本等費用。
• 購買的資產，例如車輛、辦公設備、財產或材料。

單個事務可以有多個組件。 例如，當你支付一個小時工時，你必須知道他們工作的時間、他們的總工資、稅收減免和淨工資。 您的會計軟件可以執行所有這些任務。

借方和貸方

所有交易都由借記和貸記系統跟踪。 理解它的最好方法是使用這個基本的會計等式：

資產 = 負債 + 權益（所有者或公司的）

在等式的左側添加借方。 右側添加了一個學分。

舉個簡單的例子，如果您以 500 美元的價格進行銷售，那麼 500 美元將被借記，這意味著它會添加到您的業務資產中。 它還以收入的形式記為所有者權益。 每當借記某些東西時，就必須記入其他東西，因為這樣可以使等式保持平衡。

這是我們可以花幾本書談論的內容的一個大大簡化的版本，但它讓您基本了解您的會計軟件在您輸入交易時正在做什麼。

現金法和權責發生製會計

有兩種基本的會計方法——現金法和應計法。 應計方法是更常見的一種，根據您的業務規模和性質，法律可能會要求。

這些方法之間的基本區別在於何時確認交易。

在現金會計中，當實際資金轉手時確認交易。 在權責發生製會計中，當工作完成並發送發票時確認交易。 假設您在一月份訂購了一份新的辦公用紙，並將其存入您的商業信用卡。 您會立即收到辦公文件，但直到 2 月您的信用卡對帳單到達時您才真正付款。

在權責發生製會計中，交易發生在您購買紙張的那一刻。 您拿著收據，將其存儲在您的文件系統中，並記錄費用。 這是一月份的費用，即使您要等到下一月份才支付。

在現金會計中，交易發生在您支付賬單時。 那是實際資金易手的時候。 因此，這是 2 月份的費用，即使您在一月份收到了論文。

收入的運作方式相同。 如果您在 5 月向客戶發送發票，但他們直到 7 月才付款，則交易在 5 月使用應計方法記錄，但在 7 月使用現金方法記錄。

權責發生製會計是首選方法，尤其是對於大型企業。 它讓您更清楚地了解您每月銷售的商品或服務的成本。 如果您在 8 月份購買紙張，那麼該紙張是您的業務運營成本的一部分——在 8 月份，而不是您真正開始支付賬單的時候。 如果您在 5 月進行銷售，那麼您在5月進行了銷售，而不是在 7 月客戶有時間向您匯款時。

使用權責發生製，您可以核對每個月的業務成本，因此您可以查看哪些月份產生的利潤最高。 用這個等式計算邊距：

保證金=（收入-商品成本）/收入

（為了簡化這個過程，WooCommerce 有一個擴展來計算您的商品成本，因此您可以計算您銷售的每個特定產品、一個產品類別或您選擇的任何時間段內的所有產品的成本。）

三個主要財務報表

使用您的會計系統和軟件並輸入您的交易數據，您將能夠準備三個基本財務報表：損益表（也稱為“損益表”或損益表）、資產負債表和現金流量表。

收入證明

損益表報告在指定時間段（例如一個月）內賺取的利潤。 這種利潤是人們在使用“底線”一詞時所指的。 你的利潤就是你的淨收入。 或者，如果您在那段時間虧損，您的淨虧損。

簡單來說，利潤是通過從收入中減去費用來計算的。 這強化了使用權責發生製會計方法的原因。 如果您使用現金方法，您將無法清楚地看到您在該特定業務月份的實際收入和支出。

資產負債表

您的資產負債表會報告您在特定時間點的資產、負債和權益，通常是在月末、季度末或年末。 這是您財務狀況的快照。

資產是擁有的有價值的東西，例如現金、用品、設備、車輛、財產、庫存和應收賬款。 “應收賬款”是指欠您但尚未支付的款項。

負債是您所欠的東西，例如貸款、利息支付、工資和任何賒欠的東西。 負債通常被稱為“應付賬款”。

如果您回顧前面列出的基本會計等式，您會發現權益只是資產和負債之間的差額。 從資產中減去負債，您就擁有了所謂的業務“賬面價值”或權益。

現金流量表

這只是一份聲明，顯示您手頭的現金在給定時間段內的變化情況。

只要您認真輸入交易數據，您的會計軟件就可以快速生成所有這三個基本財務報表。 如果您沒有時間，您可能需要考慮聘請簿記員。

小型企業的兩個最終會計基礎

1. 保留所有收據、發票和付款記錄

會計的可靠性原則說，只有帶有證明文件的交易才應該被記錄下來。 如果您沒有交易記錄，則不能將其算作收入或支出，這會弄亂您的賬簿。 如果您試圖為一項您沒有證據證明您曾經支付過的費用申請減稅，這可能被稱為稅務欺詐。

因此，將實物收據保存在文件中。 或者給它們拍照並以數字方式存儲它們。 將所有通過電子郵件發送的發票和收據也保存在單獨的電子郵件文件夾中，而不僅僅是您的一般收件箱。

2. 了解您的稅務要求

稅收要求因業務類型和經營地點而異。 您需要了解銷售稅、進口稅（如果您有任何國際交易）、預扣稅款、支付估計的季度稅以及您所在國家、州、省、市或地區特定的任何其他稅款。

這些稅款將計入您的會計軟件和財務報表。 始終建議諮詢稅務專業人士，以確保您遵循正確的程序。

WooCommerce 涵蓋了會計

WooCommerce 了解企業主每天的責任。 手動輸入交易和創建財務報告可能很耗時，但會計是成功開展業務的重要組成部分。

為了減輕店主的負擔，WooCommerce 提供了多種擴展來自動化關鍵會計流程。 訪問此頁面以獲取 WooCommerce 商店會計擴展的完整列表。