會計信息系統功能的關鍵要素（附示例）

已發表: 2022-06-10

管理財務是業務運營中最具挑戰性的任務之一。每個企業，無論其規模大小，都需要跨多個渠道的準確的財務和會計信息流。這就是為什麼您需要有一個系統和自動化的過程來收集、存儲和處理這些數據，以便為利益相關者創建報告。這是會計信息系統功能對當今任何業務都至關重要的時候。

這僅僅是因為它通過確保財務報告和交易記錄保存的最佳準確性來幫助企業。相關當局在需要時隨時可以使用此信息。因此，會計信息系統有助於公司的決策過程。

在本文中，我們將深入探討會計信息系統的功能。在此之前，讓我們快速瀏覽一下會計信息系統的定義及其關鍵要素。

什麼是會計信息系統？

會計信息系統又名 AIS 是指企業用來跟踪其財務、交易、報告和其他會計數據的工具。它使決策者能夠了解公司的整體健康狀況並採取相應的行動。

結構良好的 AIS 收集、存儲和處理數據以生成清晰的財務報告。會計師、經理、財務人員、業務分析師、稅務機構和其他相關方可以從 AIS 跟踪所有與會計相關的活動。合格的 AIS 軟件可提供準確及時的數據，並通過採用最佳安全實踐來限制敏感數據的流通。

會計信息系統的關鍵組成部分

會計信息系統主要由七個關鍵要素組成。這些組件將在以下各節中討論。

1. AIS 人

使用 AIS 的人屬於這一點。從首席財務官等 C 級高管到會計師和經理，使用該系統的人都被視為 AIS 人員。例如，上級管理層可以為員工設定銷售目標。相關部門收到通知，銷售人員可以將他們的銷售訂單輸入到AIS。此信息被傳遞給會計部門，他們創建發票。

然後倉庫員工處理這些訂單並安排發貨。客戶支持團隊跟踪貨物並隨時了解訂單狀態。在整個過程中，AIS 管理所有程序並創建包括庫存、交貨和生產成本的銷售報告。

顧問、業務分析師和審計部門可以訪問這些數據來分析總成本、收入和利潤。以這種方式，AIS 在其操作中包括廣泛的人員。

2. 程序和說明

AIS 系統在收集和處理數據時需要遵循一套規則。否則，就會出現不一致和不一致的情況。精確的方法是確保信息正確流動的必要條件。手動和自動方法都是這些程序和說明的組成部分。

您需要創建適當的文件來解釋您的會計信息系統遵循的流程。培訓您的員工遵守程序。進行重複培訓，以使他們習慣於仔細按照說明進行操作。只有這樣，您的會計信息系統才能始終如一地產生準確的結果。

3. 源數據

通常，會計信息系統使用 SQL 結構的查詢語言來管理數據庫。任何影響公司財務的信息都應包含在 AIS 數據庫中。 AIS 數據庫通常由以下類型的數據組成。

銷售訂單
庫存數據
總賬
訂單
交易發票
分析和報告
稅務信息
工資數據
計時等等。

盡可能保持 AIS 數據庫整潔。避免存儲與公司財務會計無關的數據。訪問所需數據時，過多的信息可能會使您不知所措。

4. 硬件和設備

您需要許多輸入和輸出設備才能順利運行帳戶信息系統。所有這些設備和 IT 基礎設施必須與您將使用的 AIS 軟件兼容。否則，您在將 AIS 用於您的業務時將無法獲得無縫體驗。

基礎設施應包括電力短缺和停電、硬件故障、互聯網連接以及任何其他對 AIS 有影響的設備的備份。下面列出了一些有助於 AIS 流程的輸入和輸出設備。

電腦
鍵盤
調製解調器/路由器
條碼掃描器
監視器
打印機
投影儀
移動設備
備用電源

5. 信息處理器（軟件）

準備好所有硬件和設備後，就可以將軟件集成到系統中了。該軟件處理所有相關數據並將其發佈到分類帳、報告和日記帳中，並使其可供使用。決策者可以分析輸出並根據該信息做出決策。

6.信息存儲

信息處理器或軟件沒有可以存儲數據的物理存儲。它通常取決於服務器或硬盤驅動器等存儲設備。確保您擁有安全的存儲設備，只有擁有權限的人才能輕鬆訪問這些設備。

7. 安全

幾乎所有 AIS 生成的數據都是機密信息。您必須對這些敏感數據的流通進行內部控制。安全測量的範圍可以從簡單的數字密碼到復雜的生物特徵識別，如指紋、語音、面部識別和視網膜掃描。

一流的會計信息系統可以防止數據洩露並保護您的數據免受未經授權的計算機的侵害。您的 AIS 應允許具有適當授權的個人訪問數據庫。因為它通常包含公司及其客戶的機密信息。部分敏感數據如下。

薪資信息
個人資料
社會安全號碼
公司財務數據
客戶資料
信用卡號碼
其他利益相關者的財務信息

您必須制定應急計劃，以保護您的數據免受自然災害、意外電湧、計算機病毒和任何其他可能導致您丟失數據的威脅的影響。

會計信息系統功能

一個稱職的 AIS 確保您公司的所有財務信息都以最高級別的準確性和機密性記錄在系統中。它還使相應的員工能夠在需要時訪問和檢索這些敏感數據。會計信息系統的所有功能已在以下部分中細分。

1. 收集和處理信息

在這個階段，會計信息系統從現金銷售和現金購買中積累數據。應收賬款、應付賬款、工資單、發票等。計算機化系統處理所有借方和貸方數據，並將它們轉換為有意義的信息片段。

2. 為管理層生成報告

銷售經理、生產經理、財務分析師和其他部門負責人等管理人員可以根據 AIS 生成的報告做出決策。他們可以分析公司的財務業績和當前狀況。因此，他們可以根據可用資源設定可實現的業務目標。

3. 互聯多個部門

AIS 可以為相互關聯的多個部門創建一個通用儀表板。例如，銷售部門可以為庫存團隊上傳他們的銷售預算。然後他們可以採取措施儲存產品或購買材料。然後各個部門將創建發票。該信息將提供給任何需要它的部門。

4. 控制數據的流通

會計信息系統處理客戶、供應商、供應商和公司本身的敏感信息。您可以使用它來調節數據流通的水平。 AIS 幫助企業主定義誰可以訪問公司的財務數據。您將獲得對整個 AIS 可用數據的完全內部控制。

5. 檢測欺詐活動

由於 AIS 跟踪公司的所有財務交易，因此您可以輕鬆檢測任何未經授權和不自然的資金流動。這使企業可以在為時已晚之前調查任何差異。通過投資優質的會計信息系統，您可以節省數百萬美元。

會計信息系統的優勢

我們在本節中總結了使用會計信息系統的優勢來幫助您。

自動化和簡化的工作流程
有效收集和存儲財務信息
用於決策的可理解數據
對所有會計信息的內部控制
相互聯繫的團隊之間更好的溝通
改善客戶體驗
防止敏感信息丟失

3 實用會計信息系統示例

既然您已經了解了會計信息系統的要素和功能，那麼讓我們通過將您的學習與現實生活情況聯繫起來來加深理解。我們在這裡編譯了三個實際示例，以幫助您深入了解 AIS 的實用性。

對於分銷商：分銷商在與客戶打交道時通常非常依賴信用條款。這就是為什麼他們需要有關應收賬款的準確信息。來自不同部門的幾名員工可以訪問應付報告，以便他們可以跟進到期和逾期付款。

對於建築公司：建築公司同時運行多個項目。會計信息系統幫助它跟踪項目的成本和進度。它生成有關每棟建築所花費的材料成本、工人剩餘工時和完工率的報告。此外，它還跟踪信用額度和貸款的到期付款日期。

對於非營利組織：非營利組織以不同的方式處理其財務。他們跟踪給他們錢的捐助者。這些組織需要將基金的年度報表連同稅務文件一起轉發給捐助者。這些數據也會提交給董事會、定期捐助者和政府。

選擇可靠的ERP軟件，充分利用會計信息系統功能

企業現在正在使用包羅萬象的軟件來處理他們的所有業務。這樣的工具稱為 ERP-企業資源規劃解決方案。 ERP 軟件可自動化和簡化公司的所有部門。企業的所有方面都通過 ERP 軟件進行管理。

從人力資源管理到銷售數據生成，或者從客戶關係到會計管理，ERP 工具可以同時讓公司順利運營。會計信息系統只是成熟 ERP 系統的一小部分。因此，如果您為您的企業獲得可靠的 ERP 解決方案，該解決方案具有先進的會計模塊，可滿足您的企業實現其所有主要目標的需求。

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這篇文章由 Md. Tanvir Faisal 撰寫，他是一名內容作家，在內容寫作、文案寫作、校對和編輯方面擁有 4 年以上的經驗。 他專注於撰寫信息豐富的內容，以吸引社交媒體的關注並提高搜索引擎的知名度。 迄今為止，他已經成功地為各種格式的許多網站開發了有用的內容。