7個最佳文檔管理軟件工具試用

文檔在每個企業的生命週期和日常運營中都發揮著重要作用。 正確存儲和保護它們非常重要。 這是一些最好的文檔管理軟件可以發揮作用的地方，可幫助您掌握企業的文檔工作流程並確保在此過程中不會丟失任何內容。

什麼是文檔管理軟件 (DMS)？

文檔管理軟件消除了存儲物理文件的麻煩，而是將它們全部移動到雲中。 花幾個小時尋找一份文件，後來才意識到它根本不存在，這可能會令人沮喪。 文檔管理軟件可讓您輕鬆方便地組織數字文檔和紙質記錄。

如果您沒有適合您的軟件，則可能需要數小時甚至數天才能檢索重要文檔，這對您的整個團隊來說可能是一個巨大的障礙。

最好的軟件將使工作快速而順利。 市場上有多種選擇，如果您正在尋找最好的文檔管理軟件，本指南將幫助您根據需要做出最佳決策。

如何選擇最適合您的文檔管理軟件

為您的企業選擇正確的文檔管理軟件是很棘手的。 在列出您的選項時，請始終留意以下功能。

2022 年最佳文檔管理軟件

既然您確切地知道最好的文檔管理軟件具有哪些功能，讓我們看看那裡的最佳選擇。

1.微軟SharePoint

Microsoft SharePoint 可能是最知名的此類解決方案之一，也是當今可用的最全面的企業文檔管理系統之一。 它提供了適合每個企業需求的工具。 除了文檔管理功能之外，您還可以使用 SharePoint 作為您企業自己的“智能”內聯網。 有適用於所有設備的應用程序，以及提供無縫協作的良好共享功能。 使用 OneDrive，您還可以在雲和本地硬盤驅動器之間同步文件。

️特點：

• 活動追踪
• 日曆管理
• 可定制的模板
• 文件管理
• 數據同步
• 文件共享
• 文檔模板

價錢：

• 計劃 1： 5 美元/用戶/月，1TB 存儲
• 計劃 2：10美元/用戶/月
• Office 365 E3： 20 美元/用戶/月

2.Bitrix24

Bitrix24 是一款文檔管理軟件，全球有數百萬人使用。 它可在本地和雲端使用。 該軟件允許文件同步、移動訪問、文件共享、個人和公司驅動器、多用戶編輯、離線編輯等。 它可以免費試用 30 天。

️主要特點：

• 訪問控制
• 活動儀表板和跟踪
• 警報/通知
• 文檔生成和存儲
• 文件管理

定價：

• 雲基礎版： 39 美元/月
• 標準： 79 美元/月
• 專業： 159 美元/月
• 提供 30 天免費試用

3. 魯比斯

eFile Cabinet 的 Rubex 是一款文檔管理軟件，提供雲存儲和高效的文件共享解決方案。 它將使您的企業實現無紙化並有效地處理文件。 Rubex 非常適合中小型企業，允許您在組織內共享文檔並設置文檔保留。 它具有良好的搜索功能、模板創建、自動化工作流程和文件共享。

️主要特點：

• eFile 文件櫃 DM 系統
• 安全文件共享
• 雙重身份驗證 (2FA)
• 自定義安全設置
• 合規工具
• Microsoft Office 集成
• 移動訪問
• 審計追踪
• 工作流程自動化

價錢：

• 初學者： 15 美元/用戶/月，25 GB 存儲空間
• 優勢： 30 美元/用戶/月，1 TB 存儲空間，但僅限三個用戶
• 商業： 55 美元/用戶/月和 5 TB 存儲空間

4. M-文件

M-Files 非常適合不同行業的小型和大型企業。 基於雲的本地軟件包括關鍵功能，如電子簽名功能、權限管理、自動化工作流程和離線訪問。 它還有一個搜索引擎，可讓您輕鬆搜索文檔。 您還可以使用該工具搜索文檔文本。

️主要特點：

• 訪問控制/權限
• 合規跟踪
• 審計追踪
• 協作工具
• 可定制的模板
• 內容管理
• 文件分類
• 數字資產管理
• 文檔生成

價錢：

• 您需要聯繫 M-Files 了解價格，它還提供免費試用。

5. 現在簽到

SignNow 提供電子簽名解決方案，讓您可以在設備上簽名、發送和管理文檔。 它提供高安全性並且易於使用。 它允許您將多個文檔分組到一個包中，並一次將一個文檔發送給幾個人。 SignNow 還包括審計跟踪，並且是基於雲的。

️主要特點：

• 審計追踪
• 移動簽名捕獲
• 可定制的模板
• 提醒
• 文檔分析
• 多方簽約
• 任務進度跟踪

價錢：

• 業務： 8 美元/用戶/月（每年支付）
• 商業高級版： 15 美元/用戶/月（每年支付）
• 專業版： 30 美元/用戶/月（每年支付）

6. 主控

MasterControl 是一個質量管理系統，還提供文檔控制軟件作為其解決方案的一部分。 這可能會結束您的紙質流程。 MasterControl 提供了高度的靈活性，並允許您實施適合您業務的文檔管理系統。 它包括一套模塊。

️主要特點：

• 自動路由
• 電子簽名
• 合規管理
• 訪問控制
• 版本控制
• 文件保留
• 文件轉換
• 電子簽名
• 文件類型轉換
• 全文搜索
• 文件歸檔
• 版本控制
• 訪問控制/權限
• 文件簽入/簽出
• 審計追踪

價錢：

• 聯繫 MasterControl 了解定價

7. 文檔軟件

DocuWare 是一款功能非常強大的軟件，可幫助您安排文書工作並將其指向正確的工作流程。 您可以立即跟踪待處理的任務並提取記錄。 它迎合各種規模的企業，提供 18 種語言版本。 DocuWare 支持本地部署和雲。 它包括訪問控制、文本搜索、文檔管理、電子簽名、電子表格、文件恢復等功能。

️主要特點：

• 訪問控制/權限
• 存檔和保留
• 協作工具
• 可定制的模板
• 文件分類與管理
• 電子簽名
• 電子表格
• 全文搜索
• 文件恢復

價錢：

聯繫 DocuWare 了解定價； 有免費試用版

關於最佳文檔管理軟件的結論

此列表中的一些解決方案更側重於企業（如 M-Files），而其他解決方案則非常平易近人，可以快速且廉價地開始使用（如 SignNow）。 然後是 Microsoft SharePoint，它在一段時間內一直是市場上的黃金標準。

讓我們知道您對這些最佳文檔管理軟件工具的看法以及您的選擇。