6 種最佳文檔工具：2022 年精選列表

已發表: 2022-07-07

正在尋找最好的文檔工具來幫助您創建一流的內部或外部文檔內容？

無論您是為非技術消費者創建公共文檔，還是為軟件的 API 文檔（或介於兩者之間的任何內容）等技術內容創建公共文檔，都有一些出色的文檔工具可以幫助您管理內容並將其發布給用戶。

在這篇文章中，我們整理了六個頂級選項的列表，包括適用於所有預算（包括免費）的開源和 SaaS 解決方案。

對於所有六種工具，我們將重點介紹它們的優點、缺點、定價，以及如何使用該工具開始編寫文檔。

讓我們直接跳進去！

六種最佳文檔工具

英雄知識庫
GitBook
Document360
閱讀文檔
概念+引擎.so
幫助果汁

1.英雄知識庫

Heroic Knowledge Base 是一個開源文檔工具，它基於流行的 WordPress 軟件，它也是開源的。

您可以將 Heroic Knowledge Base 作為插件安裝在 WordPress 上，以立即將您的 WordPress 網站變成一個文檔中心。

如何創建站點取決於您——您可以創建一個專門用於文檔的全新 WordPress 站點，或者您可以在現有 WordPress 站點上安裝 Heroic Knowledge Base 以向該站點添加文檔功能。

要創建內容，您可以使用靈活的 WordPress 塊編輯器以及 WordPress 的內置修訂系統進行版本控制。

Heroic 知識庫還添加了自己的專用塊，以便您可以輕鬆添加標註、警告和其他亮點。

您還可以獲得將部分或全部文檔設為私有的工具，具體取決於您是創建公共文檔還是內部文檔。

Heroic 知識庫還為您提供了大量功能，可為您的訪問者創造出色的體驗並優化您的文檔：

帶有實時建議的實時 AJAX 搜索。
分類和標籤來組織文章。
內置分析可跟踪搜索、瀏覽量、文章有效性以及轉移到實時支持渠道。

因為它基於 WordPress，所以您還可以使用其他插件擴展您的文檔。例如，您可以使用免費的 Multicollab 插件將 Google Docs 風格的評論和協作添加到內容編輯器中。

好處

無限的用戶、文章、類別等等。基本上，沒有像您通常在 SaaS 文檔工具上遇到的任意限制。
靈活。 Heroic 知識庫包含大量內置功能，可幫助您配置文檔，您還可以根據需要安裝其他 WordPress 插件，例如添加協作功能。
完全數據所有權。您的所有數據始終 100% 保存在您自己的服務器上。
開源. WordPress 和 Heroic 知識庫都是開源的。

缺點

如果您出於某種原因不想使用 WordPress，請務必注意 Heroic 知識庫僅適用於 WordPress。

價錢

Heroic Knowledge Base 起價為 149 美元，可在單個網站上使用，並提供一年的支持和更新。您將永遠保留對軟件的訪問權限，無需額外費用，但您需要續訂許可證才能在第一年後繼續獲得支持和更新。

您還需要一個 WordPress 網站，如果您還不能訪問能夠運行 WordPress 的網站託管，這可能會花費一些錢。

如何開始

以下是使用 Heroic 知識庫設置文檔中心的方法：

創建一個 WordPress 站點作為您的中心的基礎（如果您還沒有這樣做的話）。
購買並安裝 Heroic Knowledge Base 插件。
使用設置配置您的文檔中心行為（ Heroic KB → 設置）
使用靈活的塊編輯器添加文章。

您還可以添加其他調整，例如創建 Intranet 站點、限制登錄用戶的訪問權限或需要密碼才能查看文檔（這對內部文檔很有幫助）。

2. GitBook

顧名思義，GitBook 是一種文檔工具，更適合需要創建公共或私有文檔的軟件團隊。

例如，您可以將 GitBook 與包含降價文件的 GitHub 或 GitLab 存儲庫同步，從而以這種方式創建文檔。但是，您不必僅僅為了使用 GitBook 而使用 Git，您還可以使用直觀的編輯器創建內容或從其他來源（例如 markdown 文件、Word 文檔等）導入內容。

為了組織您的文檔，您可以使用“空間”（即一個獨特的知識庫）和“集合”（即知識庫中的一個類別）。

其他一些值得注意的功能包括：

版本控制。
實時團隊編輯和協作。
內容編輯器中的豐富嵌入。
輕鬆的 PDF 導出。

好處

使用熟悉的技術工作流程。對於技術團隊，GitBook 允許您使用您已經熟悉的工具（例如 Git）。它還使用技術術語，例如“分支”和“更改請求”進行編輯。
協作功能。如果您將有多個人處理同一個文檔（甚至可能同時），這會很有幫助。
非營利組織免費。 如果您是非營利組織或運行開源項目，您可以免費使用 GitBook。

缺點

技術。如果您不創建軟件文檔，GitBook 可能會感覺有點複雜。希望創建非技術文檔的人可能會想尋找其他地方。

價錢

GitBook 可供個人使用、非營利組織和開源項目免費使用。商業計劃起價為每位用戶每月 8 美元，最少 5 個用戶。所以最便宜的計劃是每月 40 美元。

如何開始使用 Heroic 知識庫

要開始，您只需要註冊一個 GitBook 帳戶並開始構建。您可以與 GitHub 上的存儲庫同步，也可以使用 GitBook 的內容編輯器從頭開始構建。

3. Document360

Document360 是一種 SaaS 文檔工具，可讓您創建自己的內部或前瞻性知識庫。

由於其 SaaS 方法，它很容易上手。您只需註冊一個帳戶並開始通過用戶友好的界面構建您的文檔。

您可以使用支持 Markdown 的簡單 WYSIWYG 編輯器創建內容。您還可以訪問協作工具和版本控制，如果您與團隊合作，這將很有幫助。

在前端，您的用戶將獲得一個精心設計的界面來瀏覽內容，包括實時搜索建議、自動目錄等有用的觸摸。

好處

易於設置。要創建文檔，您只需註冊一個帳戶並開始編寫。
為您託管。 Document360 為您處理託管和維護您的文檔，因此您永遠不需要搞砸更新或任何事情。
生產力特點。您可以使用一些不錯的功能，例如自動審核提醒、知識庫事件通知等。

缺點

昂貴的。 最便宜的付費計劃已經是每月 119 美元，而且只包括有限的功能。
限制。如果您需要更多團隊帳戶或知識庫，則需要支付額外費用。例如，啟動計劃僅包括五個團隊帳戶。如果您想要更多，您將為每個帳戶每月支付 19 美元。

價錢

Document360 是一個 SaaS 工具，因此只要您想使用它，您就需要按月或按年支付費用。計劃起價為每個項目每月 119 美元，加上每個附加知識庫版本 39 美元，每個團隊帳戶 19 美元，超過五個包含的帳戶。

還有一個免費計劃，可讓您創建多達 50 篇文章，具有 1 GB 的存儲空間和有限的功能訪問權限。

如何開始使用 Document360

Document360 是一個 SaaS 文檔工具，這意味著您只需註冊一個帳戶即可開始使用。

有 14 天的免費試用期，您可以免費探索所有功能。

4. 閱讀文檔

閱讀文檔是專門為軟件或技術文檔構建的文檔工具。

它允許您使用 Git 管理內容和版本控制，然後輕鬆部署到用戶友好的前端界面。這種方法意味著它只有開發人員才能真正訪問……但考慮到它專注於創建技術文檔，這是有道理的。

根據您使用的版本，您還可以訪問以下部分或全部功能：

分析以查看訪問者正在搜索和閱讀的內容。
實時搜索結果和建議。
多個並發構建。例如，一個用於生產，另一個用於測試版，或者一個用於 1.0 版，另一個用於 2.0 版。
輕鬆導出為 PDF、HTML 或 epub。
通過 Google Workspace 或 VCS 提供商（GitHub、GitLab 或 Bitbucket）進行單點登錄。

好處

使用開發工具。通過使用 Git 等工具來管理文檔，Read the Docs 試圖將自己構建到軟件開發人員的現有工作流程中。
強大的版本控制。 Git 使管理版本控制變得容易，您還可以同時發布多個版本的文檔，如果人們可能使用您的軟件的不同版本，這非常棒。

缺點

更複雜的設置。閱讀文檔的設置比其他文檔工具要復雜一些，因為您需要通過 Git 工作。但是，鑑於它專注於技術文檔，使用 Read the Docs 的人的類型應該沒有問題。
僅用於技術文檔。如果您不創建軟件/技術文檔，則需要選擇不同的文檔工具，因為 Read the Docs 不適合您。

價錢

如果您有一個開源項目，Read the Docs 可以讓您免費創建和託管您的文檔。事實上，Read the Docs 表示它託管了超過 240,000 個開源項目的免費文檔。

對於商業企業，還有一項付費的 Read the Docs for Business 服務，起價為每月 50 美元。所有計劃都包括無限的項目和用戶——主要限制是您獲得的功能和您可以擁有的並發構建數量。

如何開始閱讀文檔

閱讀文檔為您提供了兩種編寫實際文檔的方法：

文檔
獅身人面像

一旦您使用這些工具創建包含文檔內容的 Git 存儲庫，Read the Docs 將自動導入存儲庫以構建您的文檔。

5. Notion + Engine.so

Notion 在這裡有點曲折，因為它不是專門為文檔而構建的。但是，通過正確的設置，它可以成為處理所有不同類型文檔的好工具。

如果您不熟悉 Notion，它基本上是一個多合一的工具，可以處理任何類型的知識、數據、項目管理等等。

您可以將它用於大量不同的事情，包括創建所有類型的文檔。不過，缺點是 Notion本身並沒有真正專注於將這些信息發佈到其他人可以與之交互的網站。

這就是 Engine.so 的用武之地。借助 Engine.so（第三方服務），您可以將 Notion 內容髮佈到您自己的網站，從而輕鬆創建自己的文檔中心。您可以在 Engine.so 文檔中看到一個示例。

好處

獨特的信息呈現方式。使用 Notion 為您提供了很多靈活性，而這些靈活性是您使用目標更窄的文檔工具可能無法獲得的。例如，您可以以有趣的方式使用許多 Notion 塊。
易於使用。與基於 Git 的工具不同，這種方法對於技術和非技術用戶來說都很容易。
經濟實惠。雖然沒有免費計劃，但這種方法對於大多數用例來說應該是負擔得起的。

缺點

不是專門為文檔而構建的。雖然 Notion 非常適合文檔，但這並不是它的唯一重點，因為它與此列表中的其他文檔工具一樣。如果您打算擁有數百篇文章，您可能更喜歡專門構建的工具。
有限的版本控制。 這種方法不提供強大的版本控制。如果你為 Notion 付費，你可以獲得 30 天的版本歷史記錄，但它不如 Git 或你通過 Heroic Knowledge Base 獲得的 WordPress 系統強大。

價錢

Notion 有一個免費計劃，應該可以很好地用於基本用例。但是，您可能需要根據您的具體需求付費。

但是，要將您的 Notion 內容轉變為公共文檔中心，您需要為 Engine.so 付費。 Engine.so 每月收費 19 美元，最多 300 頁或每月 49 美元，最多 1,000 頁。您可以通過 14 天的免費試用對其進行測試。

如何開始使用概念

以下是使用此設置創建文檔的方法：

註冊一個概念帳戶。
使用 Notion 創建文檔。您可以為文檔內容找到預製的 Notion 模板，例如 Beestat 中的這些模板。
註冊一個 Engine.so 帳戶。
使用 Engine.so 將您的 Notion 文檔發佈到您自己的自定義網站/文檔中心。

6.幫助果汁

與 Document360 類似，Helpjuice 是另一個流行的 SaaS 知識庫和文檔工具。

它可以幫助您使用簡單的文本編輯器輕鬆創建任何類型的文檔，包括從 Word 文檔導入以節省時間的選項。

您還可以訪問一系列功能來創建有效的文檔：

即時搜索結果/建議。
用於跟踪搜索、頁面瀏覽量等的分析。
發布多個版本的文檔的選項。
用戶訪問級別來控制誰可以看到不同的文章。
協作功能，包括編輯內評論。

好處

易於設置。要創建文檔，您只需註冊一個帳戶。
為您託管。 Helpjuice 為您處理託管和維護您的文檔，因此您永遠不需要搞砸更新或任何事情。
沒有功能鎖定計劃。雖然 Helpjuice 沒有免費計劃，但其所有付費計劃都可讓您訪問所有功能。

缺點

貴。最便宜的計劃起價為每月 120 美元，最高可達每月 500 美元。
用戶限制。如果您有一個龐大的團隊，Helpjuice 可能會變得昂貴。例如，如果您有 60 多個用戶，則需要每月 500 美元的計劃。

價錢

Helpjuice 的所有功能和最多四個用戶的付費計劃起價為每月 120 美元。根據您需要的用戶數量，計劃從那裡開始增加，無限用戶每月最高 500 美元。

獨特之處在於您可以訪問所有計劃的所有功能，而像 Document360 這樣的東西將某些功能鎖定在更高級別的計劃之後。

您還可以通過 14 天的免費試用來測試所有內容。

如何開始使用 Helpjuice

首先，您需要做的就是註冊一個 Helpjuice 帳戶並開始添加您的內容。

哪個是滿足您需求的最佳文檔工具？

最後，選擇最好的文檔工具真的取決於您的特定需求、預算和知識水平。

以下是一些常見問題，您需要問自己以縮小搜索範圍：

您想要一個自託管的解決方案還是可以使用 SaaS 工具？
同樣，您想要一個開源解決方案還是可以使用閉源工具？
您是在創建技術性很強的文檔（例如 API 文檔）還是更多面向消費者的文檔？
您喜歡使用 Git 進行版本控制/內容管理的想法，還是希望擁有一個專門的知識管理系統？
你的預算是多少？您是否願意支付持續的月費，或者您想要免費的東西還是一次性付款？

通過回答這些問題，您應該很好地了解哪個是滿足您需求的最佳文檔工具。

如果您不確定從哪裡開始，我們認為 Heroic Knowledge Base 可以滿足大多數企業的需求。它提供了一種經濟高效的開源方法，以低於大多數其他工具的價格讓您完全擁有數據。

但與此同時，您仍然可以訪問大量功能來創建一流的文檔，例如實時搜索建議和詳細分析。如果您想要更大的靈活性，您還可以訪問整個 WordPress 生態系統。

要了解更多信息並開始使用，請前往 Heroic 知識庫產品頁面。