管理企業電子郵件的最佳實踐

電子郵件已成為商業通信的命脈，並成為存儲和交換信息的重要工具。 我們中的大多數人可能會同意，在沒有電子郵件的情況下，不可能完成我們每天甚至每小時的工作。

相反，每分鐘發送近150,000 封電子郵件，而普通上班族每天收到 121 封電子郵件。 雖然我們需要電子郵件並依賴它，但我們大多數人也被它嚇到了。

完全常見的情況是，由於糟糕的電子郵件實踐，人們會跳過重要的會議或交付，由於缺乏關於意圖和截止日期的溝通，工作遲到，查詢仍未得到答复，並且生產力下降。

以下是經理可以在業務中引入電子郵件管理最佳實踐的方法，以保持在一切的頂峰。

最佳實踐

1.利用消息應用程序

Slack、Chat Work 或 Mattermost等團隊聊天應用程序對於可以快速交換的簡短、具體的問題和回復至關重要。 這些類型的應用程序有助於快速響應並防止信息被破壞或糾纏在電子郵件中。

2. 使用公司論壇和討論板

對於公司範圍內的公告、詳細信息和討論，請使用論壇或討論板，而不是抄送：全部的電子郵件。 使用內部論壇或僅使用wiki 可以方便地訪問、搜索和公開公司範圍內的信息，而不是依賴個人用戶來設計和使用他們的參考系統。

3. 採用面對面會議

請記住，電子郵件和書面交流有時會混淆語氣和情感。 它可能顯得過時，但如果電子郵件線程因不斷的澄清和後續查詢而脫軌，那麼請切換到電話、Skype 或召開面對面的會議。

偶爾口頭交流是快速建立清晰和共識並建立以下步驟和行動項目的最佳方式。

4. 在工作中採用電子郵件管理最佳實踐

使用各種通信工具可以將正確的消息保留在正確的渠道中，並減少電子郵件流量和收件箱混亂。 儘管如此，電子郵件本身也有一些優秀的做法，有助於使溝通更簡短、更有效和更有效。

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5. 收件箱組織的最佳實踐

收件箱管理不同於收件箱組織。 如果您無法組織它，您就無法有效地管理您的電子郵件。 以下提示可以指導整個範圍 - 從區分區域之間的電子郵件到歸檔或刪除文件夾中的郵件。

• 在分類文件夾中構建電子郵件。
• 整理包含標籤的收件箱。
• 在電子郵件程序中使用組和過濾器。
• 使用不同的郵箱進行內部和外部通信。
• 設計電子郵件白名單和黑名單。
• 減少電子郵件文件夾的總數。
• 排序罷工。
• 立即對電子郵件採取措施，以防止混亂堆積。

請記住，電子郵件服務中的這些功能旨在過濾僅屬於垃圾郵件和具有誠實商業意圖的電子郵件的默認列表。 在有了管理電子郵件的好方法之後，您才可以開始成功處理您的收件箱。

6. 管理電子郵件

7. 最佳電子郵件管理工具

如果您正在應對管理收件箱工作量，可以將應用程序或擴展程序包含在您的桌面或智能手機中，以更有效地處理您的電子郵件。 採用技術方案解決技術問題。
有很多工具可以幫助您更好地處理電子郵件。 這裡是其中的一些：

• 利用 Edison Mail 從一個地方訪問多個帳戶。
• 利用 Google 收件箱將多個帳戶連接到一個地方。
• 使用 Boomerang 計劃您的電子郵件回复。
• 使用 SaneBox 設計和組織文件夾。
• 利用 FollowUpThen 來計劃和監控您的電子郵件回复。
• 使用 MailDrop 防止垃圾郵件和垃圾郵件。
• 使用 Unroll 混合您的信息通訊。
• 使用 Sortd 計劃您的 Gmail 帳戶。
• 使用 Always Find 突出顯示您的電子郵件。
• 使用 IFTTT 的自動化提高工作日的工作效率。
• 將您的日曆、工作和消息應用程序與 Mailbird 混合使用。
• 使用電子郵件遊戲為刪除電子郵件帶來一些樂趣。

在管理過滿的郵箱時保持理智是一項艱鉅的任務。 利用工具來幫助維持生計可能會改變遊戲規則。 如果不小心刪除了重要信息將不會被刪除，那麼您可以放心，這意味著有組織的郵箱和混亂之間的區別。

8. 選擇專業的電子郵件地址

您需要做的第一件事是為您的公司生成一個專業的電子郵件地址。 當然，您可以簡單地要求所有員工使用他們的帳戶管理工作電子郵件。 但這真的很專業嗎？ 您希望從一開始就印上您企業的信譽。 不要冒重要工作電子郵件在您開始業務時丟失在組合中的可能性的風險。

相反，您應該選擇能夠滿足公司最基本需求的商務電子郵件服務。 這包括在線安全、聯繫人管理、額外存儲、日曆管理和其他有用的功能。 例如，當您訂閱專業電子郵件地址時，Yahoo Small Business 會提供免費域名。

9.利用回復與。 全部回复功能

電子郵件中最普遍的錯誤之一是不恰當地單擊“回复”或“全部回复”。

假設您被添加到考慮更改休假政策的公司範圍的電子郵件中。 你想問你的老闆是否還可以在 4 月進行為期 4 天的周末，但無意中點擊了“全部回复”而不是私下回應他。 現在辦公室裡的所有人都知道你和你的經理之間的私人談話。 這很尷尬，更不用說這是糟糕的電子郵件禮儀。

根據規則，當您的反應對鏈中的所有人都有價值時，您應該單擊“全部回复”。 如果您的反應只是與某些人相關，或者像“好的，聽起來不錯”這樣簡單的事情，請堅持“回复”。

10.包括簽名

在您的電子郵件中添加簽名非常重要。 這為您公司外部的客戶和合作夥伴提供了關鍵的聯繫信息。 這將允許您的網絡在出現問題時方便地與您聯繫。 電子郵件簽名應包含您的姓名、專業電話號碼、職務和公司地址。 有些人希望在他們的簽名中添加他們的照片或公司的標誌。 這很好，但請確保您的簽名不超過 4 行文本。 誇大的簽名可能會轉移人們閱讀您電子郵件的真實內容的注意力。

根據您的職位和品牌，在您的簽名中添加您的社交媒體（如 Twitter 或 LinkedIn）鏈接可能會很有用。

11.做一個簡單的結束

有很多方法可以簽署您的電子郵件。 一些最普遍的簽字包括問候、真誠和最良好的祝愿。 很少有人會喜歡根據電子郵件的情緒來嘗試結束，而其他人則堅持對所有通信進行單一結束。

根據 Money，一個簡單的“謝謝”就足夠了。 “謝謝”似乎並不生硬或令人討厭。 它幾乎適用於所有類型的交流——你可以利用它來完成給任何人的便條，無論他們在你公司的部門、指揮鍊或角色中的級別如何。”

改進後，“謝謝”收到了 62% 的回复率，而非感謝式關閉的回复率為 46%。

關於管理您的商務電子郵件的結論

利用這些建議和最佳實踐來管理“管理您的企業電子郵件”實踐，您將能夠通過正確的渠道路由通信，更快速有效地進行通信，並減少電子郵件流量。 發送和獲取閱讀速度更快、目標明確的電子郵件，從而提高收件人以首選方式做出反應的可能性。 更有效地控制您的電子郵件、日曆和活動，確保您在正確的時間處理正確的任務，提高您的工作效率，並確保沒有任何東西從繁忙的收件箱中漏掉。