成為高效工作者的 10 種最佳技術工具

我們生活在一個一切都快速發展的時代。由於任務和約定如此之多，追蹤所有會議和截止日期通常變得極其困難。結果，大多數工人很快就變得不知所措，認為時間永遠不夠用。

但在這個快節奏的世界裡，沒有任何藉口。自從人工智慧技術進入市場以來，許多組織開始關注如何用最少的員工完成更多的工作。因此，多次未能按時完成任務可能會嚴重結束你的職業生涯。

你可以看到很多平庸、低效率的員工被解僱。然而，現在有許多技術工具可以顯著幫助您隨著時間的推移保持生產力並盡最大努力。在本文中，我們將向您介紹一些成為高效工作者的最佳技術工具。

讓我們開始吧！

提高您工作效率的技術工具的必備功能

選擇工具時，您必須仔細考慮幾個關鍵功能，以檢查它們是否可用。否則，這只是浪費時間和金錢。下面我們列出了您必須在入圍工具中檢查的強制性功能。

概覽儀表板

概覽儀表板是可以看到所有相關資訊的地方。它在一個地方顯示所有任務、截止日期、團隊進度和關鍵績效指標 (KPI) 的快照。如果您參與多個項目，概覽儀表板可以幫助您一目了然地檢查所有狀態。

時間追蹤器

時間追蹤器可以讓您查看您在參與的各種專案、任務或任務上花費了多少時間。

另請閱讀：15+ 有效的時間管理策略和技巧

甘特圖

甘特圖是專案生命週期的圖表。它分解了任務和相關任務，包括每個任務的截止日期。這對於大型專案非常有幫助。因為您可以輕鬆查看整個專案流程，識別瓶頸並提前修復它們。

看板

看板與甘特圖相關。它有一個可視化儀表板，按列對任務進行分類（待辦事項、進行中和已完成）。因此，您可以立即檢查哪些子任務已經完成、哪些子任務正在進行中以及哪些子任務應該很快完成。

任務日曆

此功能可以幫助您根據截止日期、優先順序和可用性來規劃和排程任務。一旦你做好計劃和組織起來，你就可以防止最後一刻壓力帶來的恐慌。

管理團隊成員

如果您是團隊領導者或經理，您的關鍵績效指標之一應該是您管理下屬的能力。因此，技術工具應該能夠新增成員，以便您可以追蹤他們的狀態和工作進度。

共享和保存文件和文檔

在管理團隊時，您可能經常希望與團隊成員分享寶貴的資源。您肯定會尋找一個安全的管道來執行此操作。因此，尋找一款可讓您上傳、共用和儲存文件和文件的生產力工具。

具有洞察力的高級報告

具有洞察力的高階報告通常使用易於理解的圖表、圓餅圖、長條圖等以統計方式顯示，因此您可以快速做出數據驅動的決策。

里程碑追蹤

事實上，你不可能一次吃掉一整頭大象，只能一口一口地吃掉。同樣，大型專案往往顯得勢不可擋。這就是里程碑概念的起源。它允許您將大型專案分解為更小且更易於管理的任務，並按時間分配。

與有用的工具集成

為了簡化和自動化任務，您的生產力工具必須與流行的工具整合。其中一些工具可能是 Slack、電子郵件、CRM 庫、通訊系統、社交媒體等。

成為高效工作者的最佳技術工具

在一個工具中獲得上述所有功能確實具有挑戰性。此外，獲得所有這些功能的工具預計也需要花費很多錢。但是，在本節的以下部分中，我們將向您介紹成為高效工作者的最佳技術工具，並列出它們的主要功能，以便您可以選擇適合自己的工具。

1.WP專案經理

WP Project Manager 是一款以 WordPress 為基礎的著名專案管理工具。您將在此工具中獲得上述大部分功能以及許多其他功能。您需要在 WordPress 上安裝它才能開始使用該外掛程式。它允許您建立任務、將其分配給團隊成員、設定截止日期並追蹤進度。

借助其用戶友好的介面，您可以以有組織的方式管理這些任務、共享文件並啟用時間追蹤。您甚至可以將任務分解為較小的部分，並將其指派給團隊成員，並設定截止日期。 WP Project Manager 是個人和團隊的理想工具。

WP 專案管理器的主要特點：

• 創建和添加無限的任務、專案和團隊
• 透過登入、停止、暫停和自訂條目追蹤時間
• 甘特圖和看板
• 互動式任務日曆
• 管理團隊成員的角色
• 設定重複任務的模式和參數
• 允許在一處查看專案文件
• 適合所有使用者的個人儀表板
• 優先管理
• 在專案討論中
• 具有洞察力的高級報告
• 里程碑追蹤
• 前端相容
• 與 WooCommerce、BuddyPress、Slack、Github 等集成

該插件具有更多特性和功能。它有免費版和高級版。點擊下面附加的按鈕來檢查它們。

2. 鬆弛

Slack 是一款深受團隊歡迎的訊息傳遞和協作應用程式。它是一種集中式訊息傳遞和文件共享工具，允許即時協作。由於其用戶友好的介面和有組織的結構，即使是初學者也可以使用該工具進行有效的溝通和協作。

Slack 最大的功能之一是它透過管道、直接訊息以及與其他工具的整合使您的工作流程變得更加簡單。頻道可讓您將對話劃分為專案、部門或主題，這樣任何人都不會迷失方向，並且可以獲得所有必要的資訊。

此外，Slack 還與 Google Drive、Trello 和 Zoom 整合。因此，您可以分享文件、加入會議和管理任務，而無需在不同平台之間切換。

Slack 的主要特點：

• 創建基於專案和有組織的溝通管道
• 在私密轉換中發送訊息
• 共享文件和文檔
• 與眾多有用的工具集成
• 進行視訊和語音通話
• 設定可自訂的通知首選項
• 顯示表情符號反應狀態更新
• 支援行動和桌面應用程式
• 輕鬆搜尋歷史消息
• 建立訊息線程以進行有組織的通信

3.點擊

ClickUp 是一款眾所周知且功能豐富的專案管理工具，可協助您組織工作流程並追蹤專案。它具有許多有用的任務管理功能，例如可自訂的任務清單、專案板、時間表等。

有了它們，您可以輕鬆監控進度，確定​​重要任務的優先級，並從一個位置將它們分配給不同的工作。因此，您不必依賴多種工具。它還與 Slack、Google Drive、Zoom 等其他流行應用程式整合。

ClickUp 因其靈活性而成為小型團隊的理想選擇。時間追蹤、目標設定和進度報告使團隊能夠更輕鬆地按計劃進行。

ClickUp 的主要特色：

• 可自訂的任務清單和項目板
• 在清單、看板、甘特圖或日曆中顯示任務
• 按任務依賴性和里程碑設定優先級
• 共享文件和文檔
• 允許即時協作和評論
• 實現重複任務的自動化
• 附帶報告和分析工具
• 具有行動和桌面應用程式
• 輕鬆設定通知和提醒
• 設計可自訂的工作流程和狀態
• 與許多流行且有用的工具集成

4.微軟團隊

Microsoft Teams 是團隊導向的一站式溝通和協作工具。它允許您在團隊成員之間聊天、加入視訊會議和共享文件。因此，您可以從一個地方安排通話、會議和任務，而無需使用多個工具/平台。

因此，它可以節省資訊收集的時間，並透過日曆和待辦事項清單更好地進行規劃。除了與多個工具整合、專案控制和即時聊天之外，您還可以在更短的時間內實現更多目標。

Microsoft Teams 的主要功能：

• 聊天和直接訊息
• 易於管理團隊和組織管道
• 即時共享文件和文檔
• 允許在會議期間共享螢幕
• 配置可自訂的通知
• 與許多第三方工具集成
• 為視訊通話添加虛擬背景
• 行動和桌面支持
• 安全性和合規性
• 使用待辦事項清單組織任務

5. 切換軌道

Toggl Track 是一款專用的時間追蹤應用程式。透過此功能，您可以追蹤您和您的團隊成員在整個工作日中花費了多少時間。它具有易於使用的介面，您可以在其中即時檢查正在運行的項目的當前狀態。

您可以按項目和任務對時間表進行分類。因此，無論您從事的是客戶專案、內部專案還是個人項目，該應用程式都能確保您充分利用每一分鐘。其全面的報告和分析使您能夠立即查看是否有任何項目或項目的一部分不必要地消耗了額外的時間。

因此，您可以發現效率低下的地方，以便發展自己或指導團隊成員提高工作效率。此外，您還可以檢查哪些員工的工作效率相對較高。

Toggl Track 的主要特點：

• 透過啟動/停止計時器進行易於使用的時間跟踪
• 包括即時追蹤和監控
• 用於時間追蹤的可自訂標籤
• 提供每日和每週的時間摘要
• 用於概覽和分析的儀表板
• 輕鬆管理多個工作區
• 允許以各種格式匯出報告（CSV、PDF）
• 計費小時跟踪
• 支援桌面和行動裝置

6.谷歌日曆

Google 日曆是一款免費但受歡迎的日曆，廣泛用於正確管理您的活動日程。這樣，您可以直觀地展示每天、每周和每月的日程安排，並與團隊成員分享。它使您的團隊能夠在任何關鍵事件開始之前做好準備。

Google 日曆的最大優點是您可以發送即將到來的日期的提醒和提醒。它可以防止工人錯過最後期限或預約。 Google 日曆與無數工具和應用程式整合。

由於這是完全免費使用的，因此您必須在日常職業生活中使用 Google 日曆，以便更加專注和有條理。

Google 日曆的主要功能：

• 按每日、每周和每月視圖顯示事件
• 透過顏色編碼區分事件
• 設定可自訂的通知和提醒
• 與團隊成員分享行事曆
• 為全球團隊定義時區
• 與無數工具和應用程式集成
• 支援桌面和行動裝置
• 允許搜尋事件歷史記錄

7.Google工作區

Google Workspace（以前稱為 G Suite）是一套用於簡化任務和協作的雲端生產力解決方案。它包括許多流行的應用程序，例如 Gmail、Google Drive、Google Docs、Google Sheets、Google Slides 和 Google Meet。希望您已經熟悉其中的許多內容。

Google Workspace 的最大功能之一是它簡化了團隊成員即時共享和開啟文件、電子表格和簡報的流程。與 Google Meet 和 Google Chat 的整合使團隊成員能夠在出現任何緊急情況時開始視訊會議。

由於這是基於雲端的，因此工作人員可以從任何地方透過任何裝置加入。因此，即使您在旅行中，如果您至少有智慧型手機和互聯網連接，您也可以檢查您的團隊文件。

Google Workspace 的主要功能：

• Gmail 支援專業電子郵件通信
• 輕鬆在 Google 雲端硬碟中共享和儲存文件
• Google Docs 可快速記錄文檔
• 用於維護財務計算的 Google 試算表
• 整合 Google 日曆以安排活動
• 企業電子郵件的自訂網域支持
• 整合無數第三方工具
• 支援行動裝置和桌面設備
• 所有工具的進階搜尋選項

8. 縮放

Zoom 是一款著名的視訊會議工具，已成為遠端工作和虛擬協作的強大替代方案。它使員工能夠以高品質的視訊和音訊通話進行交互，也可以隨時用於會議、網路研討會和培訓。

Zoom 易於使用，並且可以在多種裝置上存取。它允許您在即時直播會議期間共享螢幕、演示 PPT 文件和文件以及加入多人開始會議。因此，物理距離不再是問題。

今天，您將在行動裝置和桌面裝置上找到 Zoom 應用程式。因此，即使您在旅行中，只要有網路連接，您也可以立即加入任何緊急會議。

變焦的主要特點：

• 舉辦高品質的音訊和視訊會議
• 會議期間設定虛擬背景
• 雲端儲存中記錄會議
• 為大量觀眾舉辦網路研討會
• 整合日曆以安排會議
• 與許多第三方工具集成
• 候車室功能
• 允許在會議期間共享文件
• 讓與會者在會議期間舉手
• 包括多設備支持

9. 語法

如今，寫作幾乎是每項工作的重要組成部分。如果沒有對語法方面和造句的強有力的控制，任何人都不可能避免語法錯誤，即使你非常小心。在這種情況下，Grammarly 可能是個可行的救星。

Grammarly 是您的首選寫作助手。它可以顯著幫助您簡化溝通並創建無錯誤的寫作。它會立即檢查語法、拼字和標點符號，幫助您進行無錯誤的寫作。因此，它可以避免您犯任何錯誤。

它可以透過自動編輯和糾正書面錯誤來提高您的效率。它可以輕鬆地跨各種平台集成，包括瀏覽器、電子郵件用戶端和文字處理器。

語法的主要特點：

• 偵測語氣並根據上下文進行書寫
• 檢查抄襲的真實性
• 建議更清晰和簡潔
• 相容各種平台
• 打字時提供即時回饋
• 可以修改您的銷售和促銷副本
• 糾正你的標點符號錯誤
• 建議同義詞

10. 聊天GPT

我們目前生活在一個高度受人工智慧（AI）影響的世界，人工智慧的影響力不斷增強。因此，除非我們在日常生活中採用人工智慧，否則我們任何人都完全不可能前進並與他人競爭。但將 AI 帶給所有普通人並使其具有難以置信的適應性的工具是 ChatGPT。

ChatGPT 可以為您撰寫電子郵件、報告、想法，甚至複雜的問題解決方案，為您節省寶貴的時間。這對於研究目的、縮短長文本、解構困難的主題以及自動執行重複任務特別有用。它最大的賣點是它的彈性。

您可以使用它來產生想法、建立草稿，甚至校對文件。如果您還不熟悉 AI，請從 ChatGPT 開始您的旅程。

ChatGPT 的主要特點：

• 使用自然語言處理為您的問題提供答案
• 可以協助寫作、圖像生成、客製化支援、翻譯等
• 輕鬆編寫程式碼並檢測程式碼片段中的錯誤
• 幫助集思廣益和產生想法
• 總結長文和文章
• 簡化困難的話題

結束語：您應該選擇哪一個

如前所述，在單一工具中找到所有必要的特性和功能是相當困難的。這就是為什麼大多數人、團隊和辦公室都依賴多種工具。此外，您正在尋找工具的任務和目的（角色、團隊、辦公室等）也可能是一個考慮因素。

因此，這是我們的建議，它可以加快您選擇最佳生產力工具的思考過程。

• 探索適合您的個人和團隊專案中可用的所有免費工具
• 如果您喜歡執行基於 Web 的專案應用程序，請使用 WP 專案管理器
• 如果您的大部分專案都在 WordPress 上，請考慮使用 WP 專案經理
• 使用 Slack 進行即時溝通並將 Google Meeting 與其集成
• 將 Google 日曆整合到您的活動安排工具中
• 如果您想舉辦網路研討會並允許很多人參加，請使用 Zoom

希望這些建議可以幫助您篩選工具並決定適合您的專案的工具。如果您有任何問題或意見，請在下面的評論框中提及。