時間管理軟件對提高團隊生產力的好處
已發表: 2022-05-28認為跟踪時間會讓我們變慢而不是讓它變快的信念只不過是一種謬論。 在現實世界中，時間跟踪可以讓您衡量自己的工作節奏，調整到最後期限，並不斷挑戰自己以超越以前的工作表現。 在這個數字時代，正確的時間跟踪現在需要軟件。 我們將在今天的帖子中討論許多值得注意的時間管理軟件優勢。
從一個項目的開始到結束，你會遇到一些常見的場景，比如“我們需要多少小時才能完成這個項目？”、“哪個員工可以更快地完成？”、“誰最有資格委派”一項任務？”、“如何改進我的報價和估算？” 還有很多。
因此，請堅持了解時間管理軟件的好處如何幫助您完成工作並充分利用您的時間。 此外，了解如何通過適當的時間管理流程確定任務的優先級、管理項目並提高工作效率。
時間管理在商業項目中的重要性
在許多企業中，我們經常看到項目沒有按時完成。 這純粹是因為他們沒有適當的時間管理流程。 更重要的是，他們甚至沒有意識到時間管理在商業中的重要性。 因此，以下是使時間管理變得如此重要的因素。
時間管理使您能夠：
- 學習更有效地管理您的時間和資源，以提高生產力並完成更多工作。
- 在預算內按時完成項目
- 可視化和控制項目狀態
- 預測未來的項目進度和資源
- 項目經理密切控制時間和費用
- 在處理項目時管理您的時間，以便您更有效地工作
時間管理或跟踪軟件的主要好處是什麼？
當我們使用時間跟踪器解決方案管理業務時，根據我們的經驗，我們發現以下因素很有用。
推動員工在緊迫的期限內完成任務
如果您的員工正在使用時間管理軟件，那麼他們可以從軟件儀表板或任務列表中查看其任務的狀態。 這將促使他們在適當的時候提交他們委派的任務。
幫助你的隊友跳上更高優先級的任務
一個很普遍的現像是，在完成某項任務後，您的員工無法弄清楚他們應該專注於哪個任務或從哪個任務開始。 這正是時間跟踪工具發揮作用的地方。 有了這個，他們不僅可以看到下一個任務，還可以看到一個任務的優先級（低、中、高）。 因此，員工可以衡量他或她為他/她分配的任務所花費的時間，並可以跳到下一個需要更高優先級的任務。
改善報價和估計，與客戶建立良好的關係
跟踪項目的每一部分的時間將使您能夠生成關於完成不同類型任務的報告。 根據此報告，您可以輕鬆做出假設，從而通過向客戶提供改進的報價來估計完成項目的時間。
準確測量計費時間
如果您的團隊花費不必要的時間來完成某個項目或一系列任務，那麼就該時間向您的客戶收費不會產生好的結果。 您的客戶可能會失去對您的信任，因為他或她可能認為您向他或她收取的費用超出了您應得的。 因此，您需要識別並減少非計費時間。
好消息是，如果您繼續正確衡量您的任務，那麼您可以根據整個團隊完成的淨時間和工作量向您的客戶收費。
避免“需求蠕變”
缺乏良好的定義、良好的文檔和控制可能會導致您遇到特徵蠕變問題，該問題可能會隨著時間的推移而逐漸增長。 除此之外，範圍蔓延作為您項目的積壓工作。
根據 PMI 的 2018 年職業脈搏調查，52% 的項目遇到了範圍蔓延問題。
由於您將跟踪每項任務的時間，因此您的客戶將更容易理解不提出任何要求蔓延的事實。
向自由職業者或承包商支付他們真正應得的報酬
使用時間跟踪器解決方案，您可以跟踪承包商或自由職業者的總工作時間。 這可確保您為他們真正應得的或他們實際所做的付出。 這可以像您的員工在同一時間跟踪系統中填寫時間表一樣實施。
一次監控所有任務的狀態
當您一次管理不同的項目時，很難按需了解任務的狀態。 你會覺得任務正在你的路上，並逐漸擺脫你的方式。
但是，使用高級搜索選項，您只需將某個任務的名稱或與該任務關聯的用戶的名稱放在搜索欄上，然後按 Enter 按鈕即可以您的方式挽救丟失的任務。 此外，帶有專用儀表板的時間跟踪工具將幫助您鳥瞰所有項目的所有任務。
將項目時間表改進為更現實的時間框架
無論您多麼靈巧和經驗豐富，都能正確估計項目進度，在指定的時間範圍內完成工作總是存在不確定性。 如果您未能在指定時間段內提交您的項目，那麼您的客戶會認為您“不專業”。
另一方面，如果您確實有足夠的關於以前完成的項目或任務的數據，那麼您可以確定完成項目的預期時間，從而將項目時間表設置為更現實的時間框架對您來說變得更容易。
獲得比較項目和提高效率的機會
通過以前完成的項目的過去數據歷史，您可以比較您當前完成的項目，以便您可以衡量您是否花費了相同或更少的時間。 這肯定會為挑戰自己和整個團隊在更短的時間內完成相同的任務鋪平道路。
迴避重載問題
當得到分配的任務時，很多人都會懷著一顆善良的心去做——因為這些人喜歡幫助別人。 但隨著時間的推移，這些任務在他們面前排成一排，很難完全完成。 通過正確跟踪時間，您可以感知誰執行任務的時間更長，並且可以確定他們是否因任務超載而負擔過重。
獎勵高效的隊友
如果您正在跟踪某個隊友完成一系列特定任務所花費的確切時間，並且如果您觀察到他或她已經實現了他或她的目標並完成了額外的工作，那麼是時候獎勵那個人了。 這種激勵將推動他或她在未來做得更好。
使用最佳時間管理軟件充分發揮您的工作輸出
希望您已經記下這些驚人的時間管理軟件的好處。 我們希望這些好處肯定會影響您讓您的團隊獲得有效的時間管理或跟踪軟件，因為對於某些行業，為了報告和合規目的，必須衡量員工的工作時間。 看看好處，很明顯，使用時間管理軟件會讓你比競爭對手有一個巨大的飛躍。
最重要的是，基於在線的時間跟踪工具將使您在整個宇宙中自由自在，因為您可以通過任何類型的設備的互聯網連接隨時訪問您的儀表板。 這就是為什麼您需要可靠且強大的時間跟踪或管理軟件來提高團隊工作效率的原因。
WP Project Manager就是這樣一個強大的工具，它不僅可以幫助您有效地管理您和您的團隊的任務，還可以跟踪所有項目的時間，以確保您或您的團隊不會超過最後期限。 因此，如果您正在努力管理或跟踪項目或任何特定團隊成員的時間，那麼這個工具肯定會在任務時間管理方面有所作為。
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