關於如何響應數據主體訪問請求的最佳提示

已發表: 2022-07-19

如果您的公司收到數據主體訪問請求 (DSAR)，請務必及時正確地做出響應。否則，可能會受到信息專員辦公室 (ICO) 的處罰。在這篇博文中，我們將為您提供有關如何及時有效地響應 DSAR 的提示。

什麼是數據主體訪問請求 (DSAR)？

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DSAR 是個人對組織持有的關於他們自己的信息的請求。這可能包括他們的姓名、聯繫方式或組織存檔的任何其他個人數據。 GDPR 賦予個人制定 DSAR 的權利，組織必須在一個月內做出回應。

如果個人口頭提出 DSAR，組織必須在五天內向他們提供書面確認。進行 DSAR 的權利有一些例外情況，包括國家安全或刑事調查。但是，在大多數情況下，個人有權訪問他們的數據。如果您對製作 DSAR 有任何疑問，請聯繫您當地的數據保護機構。

響應 DSAR 的關鍵提示

以下是幫助您有效應對的十個技巧：

仔細閱讀 DSAR：當您收到 DSAR 時，請花時間仔細閱讀。這將幫助您了解個人要求的信息以及您是否可以提供這些信息。
檢查請求者的身份：在履行任何 DSAR 之前，您應該檢查請求者的身份，以確保他們是他們所說的人。這可以通過要求政府頒發的身份證或通過其他方法確認其身份來完成。
確定請求是否有效：驗證請求者的身份後，您需要確定請求是否有效。這意味著確保個人有權根據數據保護法訪問所請求的信息。
收集請求的信息：如果您確定 DSAR 有效，您將需要收集請求的信息。這可能需要與您組織內有權訪問相關數據的其他部門或個人合作。
準備回复：收集完所有要求的信息後，您需要準備回复。這應該包括一封求職信，概述所提供的信息和任何支持文件。
查看回复：在發送您的回復之前，您應該查看它以確保所有請求的信息都包括在內且準確無誤。您還應該檢查以確保響應中的任何內容都不會潛在地損害個人或其數據。
發送回复：審核並最終確定回復後，您需要將其發送給請求者。這可以通過郵件、電子郵件或 DSAR 中指定的其他方法來完成。
記錄請求和響應：記錄 DSAR 和您的響應以防出現任何問題或問題，這一點很重要。這也將幫助您跟踪您收到和回复的所有 DSAR。
需要時尋求幫助：如果您不確定如何回复 DSAR 或有任何其他問題，您應該向合格的數據保護專業人員尋求幫助。他們將能夠就最佳處理方式向您提供建議，並確保您的回复符合數據保護法。
保持簡單明了：個人有權知道持有關於他們的哪些個人數據、持有這些數據的原因以及如何使用這些數據。您應該清楚簡潔地提供此信息。
保持透明：對流程以及個人對您的期望保持坦率。讓他們知道在滿足他們的請求方面是否會有任何延遲以及原因。
不要試圖隱瞞任何事情：個人有權獲得你掌握的所有信息，所以不要試圖隱瞞任何事情。這只會損害您與個人的關係，並可能導致法律訴訟。
保密：為響應數據主體訪問請求而提供的所有信息都必須保密。這包括請求本身和您在響應中提供的信息。
限時回复：您必須在收到數據主體訪問請求後的一個月內回复。如果您無法在截止日期前完成，請告知個人並解釋原因。
以易於理解的格式提供信息：個人有權以易於閱讀和理解的格式接收其數據。盡可能避免使用行話或技術語言。
不要做假設：每個數據主體的訪問請求都是不同的。不要對個人想要或需要什麼或他們將如何使用您提供的信息做出假設。

DSAR 響應中應包含哪些信息

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數據主體訪問請求 (DSAR) 響應應包括個人持有的所有個人數據。此數據應包括可用於識別個人的任何信息，例如他們的姓名、地址、出生日期或聯繫方式。

此外，響應應包括收集的有關個人的任何信息，例如他們的瀏覽歷史或購買歷史。最後，回復還應說明已採取哪些措施來保護個人數據不被未經授權的個人訪問。

通過提供此信息，DSAR 響應有助於確保個人數據受到保護並保持透明。

編譯和審查數據主體訪問請求的提示

GDPR 對組織規定了處理個人數據的嚴格義務，包括主題訪問請求 (SAR)。以下是我們編譯和審查 SAR 的重要提示：

確保您有專門的團隊或個人負責處理 SAR。這將有助於確保根據 GDPR 及時處理請求。
制定處理 SAR 的程序，包括識別數據主體、驗證其身份和查找相關信息的明確流程。
除非有充分的理由延長此期限，否則應在一個月內回复 SAR。如果您需要延長時限，您必須在收到他們的請求後的一個月內通知數據主體。
確保您有一個系統來跟踪請求並確保及時處理它們。
在回應 SAR 時盡可能具體，尤其是您提供的信息以及您做出任何決定的原因。
如果您打算向數據主體隱瞞信息，請注意您必須有有效的法律依據才能這樣做。
保留收到的所有 SAR 的記錄，包括處理方式和結果的詳細信息。這將幫助您確定可以改進流程的領域。
定期審查您的程序，以確保它們符合目的並符合 GDPR。
準備好處理複雜的 SAR，這可能需要您搜索大量數據。這可能既耗時又耗費資源，因此規劃很重要。
如果您不確定如何處理 SAR，或者您認為該請求沒有根據或過度，請尋求法律建議。

不響應數據主體訪問請求的危險

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如果您選擇不響應數據主體訪問請求，您可能會違反 GDPR。這可能會導致高達 2000 萬歐元或全球年收入 4% 的罰款，以較高者為準。此外，您可能需要向提交請求的個人支付損害賠償。

不響應數據主體訪問請求也會使您的組織面臨聲譽受損的風險。如果有消息說您不遵守 GDPR，個人可能會失去對您組織的信任並選擇將業務轉移到其他地方。這可能會對您的底線產生重大影響。

此外，未能響應數據主體訪問請求可能會妨礙您遵守其他 GDPR 要求的能力，例如數據最小化和數據準確性。如果您沒有所要求的信息，您將無法遵守這些原則。這可能會導致監管機構的額外罰款。

最後，如果您收到來自您組織的客戶或員工的個人的數據主體訪問請求，則不回复可能會危及這種關係。個人可能會覺得您不重視他們的隱私並選擇終止他們與您的組織的聯繫。

如您所見，許多風險與未能響應數據主體訪問請求有關。如果您收到此類請求，請務必諮詢法律顧問，以確保您採取適當的步驟來遵守。

結論

響應數據主體訪問請求可能令人生畏，但遵守法律很重要。通過遵循這些提示，您將能夠響應客戶的請求。您是否處理過數據主體訪問請求？你的經歷是什麼？讓我們知道！