如何創建技術文檔：示例、定義和類型

每個軟件工程產品都需要相關文檔。 事實上，在整個軟件開發生命週期（SDLC）中開發了各種技術文檔。

為什麼？ 因為這些文件有多種用途。 例如，它們描述軟件功能、集中產品信息，並促進工程師和其他利益相關者之間的對話。

這還不是全部。 技術文檔對客戶也很重要。 91% 的買家會使用數字文檔，如果它可以訪問並根據他們的要求進行定制的話。

因此，在本文中，我們將討論技術文檔的定義、種類和示例。

什麼是技術文檔？

在軟件開發中，技術文檔是一個高級術語，指的是與某些產品的開發和功能相關的所有指南和其他內容。 它也稱為知識庫內容，或簡稱為文檔。

為了使需要它們的人可以輕鬆訪問這些知識庫帖子，常見的最佳做法是在 Internet 上提供它們。

例如，Spren 是一家提供 API 的公司，用於連接與健康相關的移動應用程序，以提供量身定制的精確生物識別信息。

但這是一個棘手的過程，需要專業人員製作通俗易懂的技術文章。 因此，應用程序公司可以將解決方案無縫集成到各自的項目週期中。

這就是為什麼 Spren 的知識庫是正確完成技術文檔的一個很好的例子。 它提供了大量的視覺效果和插圖來吸引客戶，使文檔更容易理解。

為什麼創建技術文檔很重要？

技術文檔是一種資產，通過幫助不同的利益相關者理解產品及其開發並在同一頁面上為他們服務。

技術文檔對於提供一流的客戶支持至關重要。 儘管如此，只有 33.33% 的企業提供文檔和社區支持等自助設施。

知識庫的缺乏或知識庫的不准確性可能會導致產品開發人員和其他相關人員對整個項目的理解產生差異。 所以最終的產品可能不是各方預想的那樣。

這就是高級領導需要高質量和正確分類的技術文章的原因。

例如，Spryker 的知識庫必須迎合不同的用戶群體，包括負責軟件安裝和維護的程序員和技術人員。 以及將使用 Spryker 來運營其在線商店的目標客戶。

這意味著他們的文檔應該包含滿足不同需求的內容。 另外，他們應該根據目標最終用戶的技術熟練程度來開發它。

而這正是他們所做的。 他們根據用戶組安排了文檔。

可見，每個使用知識庫的人首先必須在三種類型的受眾（業務用戶、開發人員、雲工程師）中確定他的類別，然後選擇指南集合。

一旦用戶進入合適的區域，他將看到為他的角色和他的技術熟練程度設計的指南。

正如您在上面的技術文檔示例中看到的那樣，高效技術文檔的主要目標是確保程序員和其他相關人員就程序目標達成一致。

技術文檔有哪些類型和示例？

技術文檔有兩種類型：產品文檔和過程文檔。

• 產品文檔包括用戶文檔和系統文檔
• 流程文檔包括流程基準和內部操作

讓我們進一步深入了解它們，以及一些可靠的技術文檔示例。

產品文檔

產品文檔包含有關正在構建的產品的信息，並提供有關其用例的指導。

此信息包括產品要求、業務邏輯、技術規格和用戶指南。 產品文檔主要有兩種：

系統文檔

系統文檔提供了產品創建框架的概述，並允許產品開發人員和其他相關人員理解其背後的技術。

通常，它包括需求規範、源代碼、體系結構設計、驗證報告、身份驗證和測試詳細信息、維護說明、常見問題和幫助指南。

例如，用戶故事地圖是在產品待辦列表的幫助下創建的技術文檔示例。 這種類型的內容可幫助您將用戶故事組織到產品的即將推出的功能或部分中。

用戶故事地圖可以採用按特定順序分類的表格格式的計劃或特定目標的形式，以表示定義時期的必要功能。

用戶文檔

正如標題所暗示的，用戶文檔是為那些使用該產品的人製作的。 但是，用戶的類型可能會有所不同。 這就是為什麼您必鬚根據各種使用類別和熟練程度來創建這些文檔的原因。

通常，用戶文檔針對兩個主要部分：系統管理員和最終用戶。

此類文檔包括操作指南、用戶手冊、安裝指南、故障排除文檔和說明手冊。

例如，Metric Insights 是一個推送智能係統，它利用您的訪問者交互信息和其他詳細信息為您提供改進網站的實用想法。

這個技術文檔示例有一個部分為管理人員和普通用戶顯示不同類型的內容。

工藝文件

流程文檔包括與構建和管理涉及產品工程的流程相關的每條內容。

過程文檔和產品文檔之間的主要區別在於，前者記錄工程程序，而後者解釋產品。

維護過程文檔的原因是為了改進工程階段的組織和計劃。

這種類型的文檔需要在開始流程之前以及在構建產品時進行準備和製定策略。

典型的流程文檔包括標準操作程序、項目文檔、流程藍圖、測試日期、白皮書、會議紀要以及公司通訊。

例如，下面是可供員工和客戶使用的學習管理系統 (LMS) 的產品藍圖。

此技術文檔示例解釋了未來的功能，並引導您的員工和買家完成工程階段以及預期的內容。

如何創建技術文檔：最佳實踐

創建技術文檔時，計劃需要多少文檔、聘請稱職的技術作家、簡化內容創建和管理、確保輕鬆導航、使用視覺輔助工具並經常進行備份。

將技術文檔放到網絡上時，企業需要注意一些關鍵因素，以確保它們有助於品牌的成功。 讓我們討論一下它們是什麼。

牢記您的聽眾

確保您的技術文檔易於理解和瀏覽，具體取決於讀者的技術熟練程度。

不要忘記您正在為其編寫技術文章的讀者。 例如，在為最終用戶編寫時，使用他們可以輕鬆理解的簡單詞。 你應該避開復雜的特定領域的單詞、技術術語或縮寫，因為你的讀者可能不知道它們。

但是，如果您是為工程師和開發人員寫作，則需要確保向他們提供準確和深入的信息，以便他們遵循路線圖並開發所需的佈局和功能。

在可行的範圍內，盡量使段落簡短。 並記住包括圖像和視頻，因為許多讀者發現通過視覺方式掌握細節並不費力。

我們以 Whatfix 的知識門戶作為技術文檔的例子。 Whatfix 提供優秀的技術文檔來幫助他們的客戶更好地掌握他們的應用程序。 他們還開發了視頻來幫助用戶了解如何使用他們的平台。

此外，連貫地安排您的文檔並包括主題索引。 因此用戶可以快速找到他要找的東西。

計劃需要多少文檔

在根本沒有幫助文檔和擁有超過必要的技術文章之間採取中間道路。

沒有足夠的技術文檔會在軟件開發生命週期 (SDLC) 的每個階段導致一些不准確和低生產率。

另一方面，您不應該發表大量的技術文章，並為了發表文章而在多篇文章中包含相同的內容。

下面是一個示例來說明為技術文檔創建內容策略的過程。

在技​​術文章中僅包括非常重要和相關的細節。 創建完美的組合還意味著在開發人員開始工作之前評估項目的細節。

促進合作

通過面談和團隊會議讓開發人員、工程師和團隊成員參與文檔編制過程，以便更好地了解產品。

創建技術文章需要所有小組成員的集體參與。 為確保優化，您應該讓開發人員和工程師參與進來，以更好地了解解決方案。

準備好一些技術文章後，將它們展示給您的同行並了解他們的想法。

除此之外，您可以每天查看看板，或者參加團隊會議以了解最新情況。

要收集更多數據，請努力分享您的觀點，主動提出疑問，並說服其他成員發表意見和建議。

聘請稱職的技術作家

聘請具有適當經驗的技術作家並將他們安排在與您的工程團隊相同的辦公室以進行有效協作。

如果可能，建議僱用一個人來負責您的知識庫帖子。 技術作家是一個術語，用於描述通常執行此任務的人。

具有軟件開發經驗的技術作家可以從程序員那裡收集數據，而不需要他們深入了解正在發生的事情。

在團隊中包括一名技術作家並將他們安置在同一個工作場所以促進緊密協作也是有利的。

此外，向他們展示一些以前的技術文檔示例以獲取靈感。 這樣，他們就可以參與日常會議和對話。

簡化內容創建和管理

通過為技術作者消除不必要的障礙並設置用戶角色和權限，確保快速輕鬆地創建內容。

為文檔創建者提供一種快速簡單的方式來訪問和編輯文檔。 消除不必要的身份驗證和審核流程等障礙。

例如，Heroic KB 提供了一個易於使用的內容創建和管理界面，有助於在必要時組織、定位和審查信息。

為潛在的創作者提供“創作”訪問權限，以便他們可以更改數據，而只為其他權限有限的人提供“查看”訪問權限。

確保在所有設備上輕鬆導航和發現

確保您的技術文檔可在各種形狀和大小的設備上訪問，並提供適當的導航以輕鬆查找信息。

當今時代是技術時代，由移動驅動。 您的技術文檔與您的網站類似，應該適合移動設備。 並確保可以輕鬆發現和識別相關文檔。

例如，利用文檔之間的內部鏈接，包括教程和產品頁面。 準確的分類和信息架構對於向用戶提供有關主題的正確信息至關重要。

讓我們考慮 BMC 的技術文檔示例。 我們每個人都需要及時回复我們的查詢。 因此，為了滿足這一要求，BMC 集成了可擴展的宏和材料的直接摘要。

使用視覺輔助

確保您保持特定的視覺標準。 結合圖像、圖表和您的企業品牌元素，使文檔更具吸引力和辨識度。

客戶與您的企業和網站的所有互動都遵循特定的視覺和品牌標準。 那麼為什麼不在您的技術知識門戶網站上遵循相同的規則呢？

這確保了文件是可識別的，並有助於改善您的企業形象。

在製作技術文檔時，考慮合併圖像、圖表和您的品牌資產。

K15t 軟件就是一個很好的技術文檔示例。 它包括合適的表格和視覺效果，因此讀者可以毫不費力地吸收內容。

最重要的是，這使您可以迅速識別哪些部分已經過時，而無需瀏覽整個文檔。

定期維護和改進文檔

通過修改用戶指南讓用戶了解任何更改。 您還可以藉助版本控制應用程序和用戶反饋來更新和維護您的文檔。

定期的內容管理是必不可少的。 不准確或誤導性的技術知識庫對讀者毫無用處。

如果項目需求和規範發生變化，請確保有適當的系統來修改技術知識庫以使其與更新保持一致。

另外，如果在為客戶發佈軟件後有任何更改，重要的是要讓用戶了解這些更改並修改用戶文檔。 您還可以藉助版本控制應用程序來有效地處理這些編輯。

除此之外，您還可以從讀者那裡獲得幫助，以升級您的技術知識庫。 讓我們看一下 Broadcom 的技術文檔示例。 該公司讓客戶通過反饋和評論部分提供意見。

此交互式功能使客戶可以提出疑問或提供反饋和想法。 所以他們可以幫助技術作家更新知識庫。

經常備份

存儲有關項目的文檔副本和存檔電子郵件通信，以防止出現意外情況。

您不應該處於技術文檔不可用且沒有任何其他選擇的位置。

為防止這種情況發生，請將過去的文檔副本存儲在知識門戶中，並保存有關該過程的電子郵件通信。

最好的技術文檔工具是什麼？

最好的技術文檔工具是多用途工具，如 Heroic KB 和 Confluence，技術創作工具，如 WordPress 和 RoboHelp，API 文檔工具，如 Swagger，產品路線圖工具，如 Aha!，以及標記語言編輯器。

話雖如此，讓我們根據它們的用途更詳細地了解最好的技術文檔工具。

多用途工具

有許多可供軟件工程師使用的通用技術文檔軟件。 它們允許您指定需求、共享知識以及記錄產品功能和項目操作。 這些包括：

WordPress + Heroic KB： Heroic KB 是一個流行的、經濟的、協作的技術文檔系統。 它適用於廣泛的行業和產品。 您還可以利用它來開發可靠的 wiki 平台。

Bit.ai：Bit.ai用於文檔製作、存儲、信息交換和利用 wiki 平台。 創建完技術文檔後，您可以將其存儲為 PDF 或 markdown 文件，並在您選擇的系統上共享。

Atlassian 的 Confluence：這是另一種基於團隊合作的產品文檔軟件，包含用於處理產品需求和創建內容的完整基礎架構。

Github：你可能已經知道這個了。 您還可以將其用於技術文檔。 它帶有其原生 wiki 平台。

技術創作工具

技術作者經常使用專用工具來生成出色的技術文檔。 這些被稱為內容管理系統 (CMS)，可讓您毫不費力地創建、構建和處理不同類型的技術文章。

CMS 可以處理各種文檔類型，提取和保存文章，並允許眾多團隊成員協作創建文檔。 一些著名的工具包括：

WordPress + Heroic KB：一款功能強大的自託管軟件，具有豐富的文檔開發和索引功能，以及廣泛的多媒體附件、團隊合作和授權設置。

MadCap Flare：一個強大的數字平台，具有跨多個渠道分發內容的能力，提供多種語言的幫助，以及豐富的教學材料。

Adobe RoboHelp：一個全方位的內容管理系統，可讓您生成功​​能齊全的文檔、輕鬆處理簡短內容並實施版本控制。

ClickHelp：一個屢獲殊榮的系統，提供從其他系統、自定義用戶角色和各種數據分析功能的輕鬆轉換。

API文檔工具

開發 API 文檔的過程大部分是自動的。 開發人員或技術作者可以自己製作內容或使用 API 文檔創建器。 其中包括：

RAML 2 HTML：使用 RAML 參數的簡單文檔創建器。

Swagger：一個免費的自文檔平台，用於生成和維護 RESTful Web 服務和 API。

產品路線圖工具

這些工具可讓您快速傳達細節、更改時間表或設計、包含新信息以及調整整個框架。

其中許多規劃應用程序都為各種藍圖提供了預建模板，使您可以立即開始創建產品文檔。 一些產品路線圖工具是：

Roadmunk：使用這款完整的路線圖軟件，根據以買家為中心的戰略定位您的整個業務。 Roadmunk 允許您收集買家反饋，決定未來的發展，並使用現成的模板來闡明您的計劃。

ProductPlan：這款規劃軟件允許您收集和管理見解、與您的同事合作、創建和發布產品藍圖，以及推進您的計劃。

啊哈！：啊哈！ 是一個產品工程平台。 它可以讓您制定計劃、收集他人的見解、鼓勵創新、對功能進行分類、分發產品藍圖、處理髮布以及組織工程流程。

標記語言編輯器

為確保技術軟件文章對互聯網友好，應以適當的結構製作它們。 因此，使用了標記語言。

標記是所有標記語言中最著名的。 把它變成HTML很簡單，你不需要任何花哨的技巧來操作它。 以下 Markdown 編輯器可以幫助您製作產品文檔。

Quiver： Quiver 是專為軟件開發人員設計的筆記本。 它允許您將代碼、文本、LaTeX 和 Markdown 組合到一個筆記中。 您可以使用代碼編輯器進行編輯，輕鬆實時查看 LaTeX 和 Markdown，快速定位任何筆記。

Visual Studio Code：此源代碼編輯器可幫助公司開發和修復在 macOS、Windows 和 Linux 上運行的應用程序中的錯誤。 它包括代碼重構和導航、語法突出顯示、Emmet 縮寫、片段、文本換行和命令行界面 (CLI) 等功能。

Typora：它是一個 Markdown 編輯器，為您提供流暢的讀寫界面。 它消除了模式切換器、Markdown 源代碼的語法符號、預覽區域和其他各種分散注意力的元素。 相反，它使您可以訪問實時預覽功能，以便您可以只專注於文檔。

iA Writer： iA Writer 是適用於 Android、iOS 和 Mac 的文本編輯器。 它包括 iCloud 和 Dropbox 同步、編輯、焦點寫作、語法控制、Microsoft Word 導出和導入以及各種其他功能。

UI文檔軟件

用於 UX 設計的頂級軟件是原型製作軟件，可讓您構建引人入勝的原型、線框、草圖和模型。

InVision：它是使用最廣泛的原型設計軟件之一。 InVision 以其多平台功能和團隊合作能力而聞名，這使其成為開髮用戶界面 (UI) 的絕佳選擇。

Sketch：這是一個簡單有效的基於矢量的設計平台。 它可以作為 Mac 應用程序和網絡應用程序使用。 它是一種流行的工具，為可視化用戶界面 (UI) 提供了足夠的功能。

Adobe XD：在 Adob​​e XD 中，XD 表示體驗設計。 它是為用戶體驗 (UX) 專業人員創建的設計工具。 它可以幫助開發人員構建出色的模型，並允許通過應用程序向其他人展示它們。

UXPin：它是一個 Windows 和 Mac 設計軟件，使設計人員能夠創建任何類型的佈局。 UXPin 還提供從其他軟件程序導入您的線框或草圖並創建引人入勝的原型的功能。

有關技術文檔的常見問題

以下是與技術文檔相關的最常見問題及其答案。

技術文檔的目的是什麼？

技術文檔的目的是提供有關技術或非技術受眾使用的產品、系統或服務的信息。 本文檔幫助用戶了解產品的工作原理、如何安裝、使用和排除故障，以及如何在需要時維修或更換部件。

技術文檔還可以作為工程師、開發人員和其他從事該產品工作的專業人員的參考。 它有助於確保一致性和標準化，並提供產品開發和演變的歷史記錄。

如何組織和構建技術文檔？

技術文檔的結構應該清晰、有條理，以便於理解和瀏覽。 以下是組織和構建技術文檔的一些最佳實踐：

• 從目錄或索引開始，概述所涵蓋的主題。
• 將文檔分成清晰的部分，並使用標題和副標題來指導讀者。
• 使用清晰、簡明的語言並避免使用技術術語，除非它是不可避免的並且已得到徹底解釋。
• 包括示例和視覺輔助工具，例如圖表和屏幕截圖，以幫助解釋複雜的概念。
• 在整個文檔中使用一致的格式和样式，包括字體大小和样式、標題和段落間距。
• 提供搜索功能或索引以便輕鬆導航，尤其是對於較長的文檔集。

技術文檔和用戶文檔有什麼區別？

技術文檔和用戶文檔都是提供有關產品或服務信息的書面文檔形式。 但是，它們有不同的目的和目標受眾。

技術文檔適用於技術用戶，例如工程師、開發人員和 IT 專業人員。 它提供有關產品設計、體系結構和技術規格的詳細信息，用於故障排除和維護。

另一方面，用戶文檔是為最終用戶準備的，例如使用產品或服務的客戶和員工。 它提供有關如何使用該產品的信息，包括分步說明和視覺輔助工具。

總結：技術文檔的概述和示例

技術知識是讀者不可或缺的資產。 您需要為所有人開發和發布有用的技術文章，包括針對軟件開發人員和測試團隊的文檔，以及用戶文檔。

然而，由於快速的產品開發週期，使您的技術知識庫可用並具有吸引力可能很困難。

一個全面的技術知識門戶是精確的、切題的和相關的。 而這正是 Heroic KB 等技術文檔管理系統可以提供幫助的地方。

借助 Heroic KB 的內容管理和團隊合作功能，您可以輕鬆改進您的創作流程和技術指南。 並提高您組織的生產力和用戶參與度。