您的電子商務業務的財務狀況

所以你有一個很棒的產品和一個很棒的網站來銷售它，但是你的電子商務業務是否有正確的財務流程來生存？

根據 Small Business Trends 最近的一項調查，大約 90% 的電子商務企業在頭 4 個月內失敗。 至少三分之一的受訪者提到了與流程相關的問題，例如“現金用完”和/或“價格和成本問題”——這些情況通常可以通過制定和堅持業務程序來預防。

這些流程和程序通常被統稱為“財務衛生”。 就像我們的個人衛生使我們保持健康一樣，我們需要保持良好的財務習慣以保持我們的財務健康。

• 開展業務時聘請註冊會計師
• 打開你的郵件
• 維護會計控制
• 核對所有財務賬戶
• 預計費用
• 密切關注債務

開展業務時聘請註冊會計師

註冊會計師 (CPA) 可以幫助您正確地開展業務。 如果您已經啟動，他或她仍然可以在出現代價高昂的問題之前讓您的簿記朝著正確的方向發展。

誠然，像 Sage 和 Quickbooks 這樣的軟件可以讓您輕鬆進行自己的簿記。 事實上，大多數註冊會計師都很樂意幫助您學習如何使用會計軟件。 但是未能正確設置您的會計科目表可能會讓您一無所知，因為設置不適合您的特定行業或情況。

舉個例子，我曾經在一個董事會任職，那裡的會計軟件沒有告訴我們任何關於我們財務狀況的信息。 我們所有的收入都進入一個稱為“一般收入”的賬戶，我們所有的支出都來自一個稱為“一般費用”的賬戶。 果然，我們的報告毫無意義。

建立一些賬戶來記錄我們的資金是如何進出的，這使我們的財務變得活躍起來。

同樣的底線，但只需花幾分鐘看它就可以告訴你：

• 左手小工具的利潤遠低於常規小工具（比較銷售和製造成本）
• 即使你賺的錢比花的錢多，你賣小工具的錢也是虧的。 出售一件設備掩蓋了嚴重的短缺。

全年適當的簿記可以讓您和您的註冊會計師預測您的納稅義務並提前計劃。 它還使創建納稅申報表的過程相對簡單，因為您的業務費用已經正確分配到正確的類別，例如汽車費用、旅行費用、膳食等。

如果沒有適當的簿記，則必須事後計算出您的費用（如果仍然可以的話）。 由於企業主沒有保留足夠的記錄和收據來證明他們，許多扣除額都丟失了。

註冊會計師或合格的商業顧問還應該幫助您為您的業務制定切合實際的預算和目標，以便您可以製定預測並了解開展業務需要多少資金。

打開你的郵件

您可能會驚訝於有多少企業主忽視打開他們的郵件（無論是電子郵件還是郵政郵件）並妥善保管。 當然，其中大部分都是垃圾，但照顧好您的銀行對賬單、政府通知和客戶信件將使您的業務走上正軌，並防止小問題變成更大的問題。

例如，政府通知您缺少銷售稅，通常會附帶少量罰款和利息費用（如果您第一次發現），但如果您忽略最初的通知，這些費用會飆升。

每周至少留出一次時間（最好更頻繁）來檢查所有內容並進行處理：

• 支付帳單
• 存款支票
• 回應客戶的投訴或疑慮（即使是困難的）
• 響應供應商、銀行和政府通知

您可能認為上述“存款支票”的建議是不必要的。 但我曾經被要求為一位客戶撕碎一些舊文件，並發現有近十幾個未打開的信封，裡面裝著總價值超過 1000 美元的支票——這些支票早已過期。

如果出現您根本不知道如何處理的問題，請諮詢您的註冊會計師或其他值得信賴的顧問。 我的一位大學教師給了我的班級簡單的建議，我一直堅持：

“壞消息不會隨著時間的推移而變得更好”

維護會計控制

隨著您的業務增長，上述項目通常是企業主想要委派的第一件事。 但是，保持良好的會計控制要求您（企業主）盡可能親自執行某些任務。

如果您有其他人為您的紙質支票代寫，您仍應在其上簽名。 您可能有其他人核對您的銀行對帳單，但您仍應閱讀它們。 檢查郵政信箱的平凡任務使不止一個企業主免於在其組織內繼續進行欺詐或盜竊，因為他們注意到發票或其他沒有意義的文件並對其進行了追踪。

核對所有財務賬戶

每月應核對銀行和信用卡對帳單。 核對報表意味著將它們與您的記錄進行比較，以確保總數相同。 在線銀行業務和將日常交易下載到您的會計軟件是一件好事，但核對可以使您的記錄保持準確，並檢查所陳述的金額是否符合您的預期。

例如，Quickbooks 可能假設下載的 100 美元交易與您已經輸入的 100 美元交易相匹配。 但這些金額可能恰好匹配，實際上您輸入的交易可能仍然未完成。

核對賬戶會迫使您追踪所有這些交易，這也是第二次發現付款地點的機會。 例如，您可能認為您暫停了 Google AdWords，但發現它仍在從信用卡中扣除。

定期盤點您的成品、在製品和原材料也可以幫助您保持您的業務記錄準確無誤，並且可以幫助您在丟失的情況下發現它。

預計費用

一些費用，例如訂購庫存和支付運費，是可以預測的。 其他的，如工資單、稅收和貸款支付，在不同的時間（每週、每兩週、每月、每季度，甚至每年）進入。

可能很難跟踪您在不同時間將欠多少錢。 更棘手的是，工資費用通常會自動從您​​的帳戶中扣除，無論是否準備就緒！

對此的一種解決方案是維持現金流量預測，以說明未來幾個月的所有預期未來費用。 許多企業主使用的另一種方法，尤其是工資支出，是維持一個單獨的銀行賬戶。 通過在每個支付期間將總（即總）工資費用轉移給它，企業主可以有效地節省到期的月度和季度工資稅。

專用支票賬戶有時也用於存貨等重大業務費用。 將所有銷售收入的一部分存入庫存支票賬戶意味著您隨時準備好訂購更多庫存。

對於可預測的費用，但將以某種不可預測的時間間隔實現（例如工資單和庫存示例），許多企業主更喜歡額外的銀行賬戶，因為它們可以更清楚地了解他們的狀況，而無需進行計算在飛行中。

例如，如果您急需一台價值 2,000 美元的新電腦，您的主銀行賬戶中有 6,000 美元，並且您知道您的下一份工資單已經轉入工資單賬戶，您就知道您可以購買這台電腦了。

您仍然需要進行現金流量預測，但為上述關鍵功能設置一些專用支票賬戶將幫助您保持井井有條，並且您的企業應該有錢用於您的優先事項。

密切關注債務

在企業中，一定數量的債務可能是不可避免的，尤其是在它開始和/或成長的時候。 但是，除非您仔細監控債務，否則您獲得信貸可能會掩蓋您業務中現金流和盈利能力的嚴重問題。 您可能有一天一覺醒來，發現您的信用卡和/或商業信用額度已被盜用。

為了避免這種情況，你應該監控你的債務——至少每月檢查一次你的餘額，以確保它們正在下降，而不是上升。 保留一個電子表格，以便您了解這些餘額如何隨時間變化。 在債務完全失控之前，比在信用耗盡並支付大量利息時更容易糾正。

財務衛生——對你有好處！

你做生意是因為你有一個好主意，而不是因為你喜歡會計。 簿記雜務、閱讀電子郵件和其他管理任務可能只是分散您實現目標的注意力。 但是掌握它們是控制您在業務中運行的風險的最佳方式！

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