酒店辦公空間的終極指南

雖然我們中的許多人已經在家工作多年，或者已經熟悉混合辦公安排（來、去、留、離開、坐、站……），但在大流行期間，非傳統工作空間的概念真正興起。 即使是現在，隨著許多公司恢復正常 - 或新常態 - 有一個教訓可以延續：替代工作空間對雇主和僱員都有好處。 當然也有缺點。 讓我們回顧一下，重點是酒店辦公空間。

什麼是混合工作場所？

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混合辦公室是辦公室內員工和遠程員工混合在一起的辦公室。 那些在辦公室與遠程員工也可能發生變化，這意味著辦公室員工有時可能會選擇在家或在路上工作，反之亦然。 此外，即使辦公室內員工的工作地點也可能每天都在變化，具體取決於辦公桌的可用性和員工的需求（例如舉行會議的私人辦公室或開展團隊項目的董事會會議室）。 為了對這些不斷變化的需求進行分類和創建流程，出現了兩種風格的混合工作場所：共用辦公桌和辦公桌旅館。 兩者都是您每天坐在指定辦公桌的替代方案。

混合工作場所專家

• 更有效地使用房地產使混合工作場所具有成本效益。
• 辦公桌不是個性化的，因此它們保持整潔和簡約，這是一個很好的展示。
• 在家工作的員工可以選擇在某些日子來使用專門的工作空間。

混合工作場所缺點

• 員工不能個性化他們的空間，或者總是按照他們喜歡的方式安排他們的辦公桌。
• 這麼多人共用同一張桌子會導致細菌交換。
• 工人們不會總是能坐在他們為了工作目的而不得不與之交談的同事附近。

辦公桌輪用

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在辦公桌輪用的工作場所中，員工到達工作崗位後就坐在有辦公桌的地方。 如果有多個工作站可用，員工可以選擇他們想要使用的工作站，只要它沒有被保留。 通常，員工到達辦公室後會使用軟件查看哪些辦公桌是空閒的，然後申請一張。 然後，他們可以在完成後檢查，以便其他工作人員看到工作區再次可用。

辦公桌輪用在兩種類型的辦公室中都能很好地工作。 如果您的辦公室很小，員工人數有限，那麼讓每個人在進入時都選擇一張桌子不會太不和諧。 如果您的大多數員工大部分時間都不在辦公室，並且只在他們不在現場的極少數日子進來，這也是一個合理的系統。 在這種情況下，他們可能還沒有習慣任何一張桌子，只需要最起碼的時間來處理一天的管理工作。

辦公桌輪用的優點和缺點

優點

• 員工最終坐在他們通常不會聯繫的人附近。 這可以加強專業關係並鼓勵合作。
• 如果大量員工突然出現（假設每個人都有足夠的辦公桌），管理層不必擔心誰會坐在哪裡。
• 工人們欣賞無需預先計劃就可以選擇每天坐在哪裡的自主權。

缺點

• 當一些工人不知道他們每天會坐在哪里或者甚至沒有桌子時，他們可能會感到焦慮。
• 當沒有可用的辦公桌並且員工必須決定是等待還是回家時，它會影響生產力。
• 工人可能會覺得，如果他們對公司很重要，他們至少每天都有工作的空間。

辦公桌旅館

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辦公桌旅館對混合辦公室採取了更有條理的方法。 員工提前預訂辦公桌或工作站。 該系統類似於在線預訂酒店房間。 然而，它甚至更先進。 您可以看到諸如辦公桌在哪裡、誰在它周圍有預訂以及它包括哪些便利設施等信息。

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通過預訂系統，員工可以查看他們計劃在辦公室的日期和時間有哪些辦公桌可用。 如果他們對選擇不滿意，他們可以在那些日子在家工作，並在他們喜歡的辦公桌空閒的其他日子繼續工作。 與辦公桌輪用一樣，當員工上班時，他們會在工作區登記，離開時會退房。

辦公桌旅館非常適合難以利用空間的辦公室。 當沒有足夠的辦公桌供所有員工使用時，您需要一種在不中斷日常工作流程的情況下管理空間的方法。 這對於在不斷變化的基礎上擁有一些遠程員工的辦公室也很有用，因為管理層將始終知道員工在哪里以及如何联系他們。

辦公桌旅館的優點和缺點

優點

• 員工可以提前設計他們的工作週，從而提高生產力並減少倦怠。
• 預訂一整天、半天甚至每小時的時間段。
• 該系統適用於任何規模，無論您是擁有 10 張辦公桌的小型辦公室，還是辦公樓中的多個樓層，甚至是多個建築物。

缺點

• 對於沒有空間或座位問題要解決的小型辦公室來說，設置辦公桌旅館可能太麻煩了。
• 每個人都會接受培訓以使用預訂軟件，對於某些員工來說可能會有一個嚴峻的學習曲線。
• 如果軟件出現故障並停機一段時間，辦公安排會變得混亂。

辦公桌輪用、辦公桌旅館和傳統工作場所之間的關係

從最純粹的意義上說，無論是公用辦公桌還是辦公桌旅館，都不允許員工永久將椅子、辦公桌或工作空間歸為他們的。 然而，這兩種類型的工作場所都依賴預訂軟件來保持辦公室以合理的方式運行，即使人們正在尋找一張開放的辦公桌。 該軟件有時會具有允許雇主或僱員將某個工作空間分配給特定工人或重複或長期保留相同工作空間的功能。 在這些情況下，共享辦公桌和辦公桌旅館的某些元素感覺比其他元素更傳統。

另請注意，這些混合設置都與會議室預訂不同。 即使是最傳統的辦公室通常也會有一個預訂會議室的系統。 如果您選擇在混合辦公室中使用預訂軟件，這些功能可能包括會議室預訂（以及辦公室其他區域的預訂）。

如何創建酒店辦公空間

熱辦公桌比辦公桌酒店受到的限制要多得多，一些酒店辦公空間設置可以在有意義的時候加入一些熱辦公桌。 出於我們的目的，我們將專注於如何安排桌面酒店設置，因為這是大多數雇主會選擇的選項。 考慮到這一點，以下是為您的企業創建酒店辦公空間的 9 個技巧：

1. 確保這是您辦公室的正確決定

不要僅僅因為它很時髦就加入混合辦公潮流。 考慮以下：

• 您的大多數員工每天都在辦公室嗎？ 他們對此滿意嗎？ 如果很少有員工要進行遠程工作，那麼設置酒店辦公空間將是一件麻煩事。
• 您有多少員工處理敏感信息？ 他們是否總是需要更私密的辦公桌設置，如果需要，您能否為他們分配永久座位或始終確保他們可以保留一個？
• 你有足夠的空間來指定安靜的區域嗎？ 當您混淆誰坐在誰旁邊時，噪音可能會成為一個問題，特別是如果一些工人不得不花很多時間在電話上。
• 你能提供辦公用具和設備嗎？ 在沒有分配工作站的情況下，您需要一個解決方案，以便員工可以擁有他們需要的東西，而無需他們每天將其帶到辦公室。

為了讓它物有所值，你的辦公室必須是辦公桌酒店的好搭檔。

2. 在向員工解釋願景時預期懷疑

從未參與甚至聽說過辦公桌旅館的員工會對您的計劃持懷疑態度。 他們可能會因為放棄一張心愛的辦公桌而感到緊張，尤其是如果他們已經在那里工作了多年。 有些人可能會擔心清潔、隱私或工作的社交方面會受到怎樣的影響。 只要知道懷疑即將到來，您就可以準備好答案和解決方案。

一個聰明的方法是向你的員工解釋你的願景，而不是簡單地告訴他們事情正在發生變化，他們必須接受它。 當您將變革作為實現公司目標和改善員工體驗的一種方式時，他們更有可能參與進來。 重視員工並讓他們參與會激發忠誠度。

3. 評估你正在使用的空間

其中很大一部分歸結為房地產。 考慮以下：

• 如果每個工人都在同一天進來，您是否有/想要為每個人提供足夠的空間？
• 您是否試圖鼓勵一定比例的員工在家工作以限制您需要多少房地產？
• 您想要辦公桌之間的社交距離空間嗎？
• 出於協作目的，某些辦公桌是否應該離得很近？

一般來說，問問自己你有足夠的空間來做什麼，以及你想用這個空間做什麼。

4. 為不同類型的工作創建區域

為不同類型的工作創建區域是使酒店辦公空間對每個人都有益的關鍵。 某些區域可以指定為更響亮的工作，例如協作時必須經常交談的團隊或大部分時間都在電話上的銷售人員。 然後可以為需要安靜以集中註意力的員工設置安靜區域。 您還可以限制誰可以訪問某些空間——例如，為了保持策略的私密性，可能永遠不允許實習生坐在高級創意或營銷團隊附近。

5.努力設置有吸引力的辦公桌

既然員工周圍不會有他們最喜歡的物品，那麼您必須以某種方式使所有免費的辦公桌空間具有吸引力。 添加藝術品、植物和互動元素——如迷你禪宗花園——既不會讓人不知所措，也不會太分散注意力。 此外，確保每個人都知道他們必須在離開一天時徹底清理乾淨——不要留下個人物品或未完成的工作。

最重要的是，保持辦公桌清潔。 如果您不能聘請清潔人員對用戶之間的辦公桌進行消毒，那麼請為員工提供清潔用品並創建一份清單，以便他們在完成輪班時遵循。

6.選擇標準化流程的軟件

來源：辦公空間

為了簡化辦公空間酒店的流程，工作場所管理軟件可以幫助您保持井井有條。 在四處尋找最好的酒店辦公空間軟件時，請確保它以簡單的方式涵蓋了基礎知識：

• 工作人員檢查特定日期和時間段的可用性，然後預留一張桌子。
• 預訂詳情將通過電子郵件發送給工作人員，確認預訂。
• 系統會立即更新以反映新信息，確保其他人不會意外重複預訂。
• 在員工來訪之前，會通過電子郵件向員工發送提醒。
• 當工作人員在預定時間到達辦公室時，他們會檢查並找到他們預留的辦公桌。
• 在輪班結束時，工人結賬。

在這些基礎之上，您使用的軟件可以處理其他需求。 這將我們帶到了下一點……

7.考慮您需要的特定功能

每個辦公室都有自己獨特的需求。 考慮你的，然後找到匹配的軟件。 例如：

• 預訂額外的工作站，例如站立式辦公桌、休息區或團隊的大桌子。
• 預訂非工作站，如停車場、服務電梯和設備。
• 日曆與 Google 或 Outlook 等服務的集成。
• 錯過預訂的寬限期和自動取消。
• 集成您的 HVAC 系統，以根據是否正在使用空間來調節溫度。
• 管理誰可以訪問某些工作區的規則。
• 桌面上的傳感器實時更新軟件的使用/可用狀態。
• 訪客簽到以關注辦公室裡的任何人。

即使您選擇的軟件沒有開箱即用所需的功能，也要詢問您是否可以為您定制它。

8. 指定一名負責人

指定一個人來負責是個好主意——您甚至可能想僱人來填補這個新職位。 您的員工肯定會有問題，您還需要關注辦公室的來來往往。 這個職位的人應該了解您選擇辦公桌酒店的原因，並且他們還應該具有該軟件的專家級知識。 此外，他們應該記住您辦公室的佈局，以便他們可以在需要時將人們引導到他們的辦公桌或找到員工。

9. 從過程中學習

在您的酒店辦公空間順利運行之前，需要進行一些試驗和錯誤。 辦公桌旅館將對您的員工產生重大影響，因此對他們的意見持開放態度很重要。 通過聆聽這些變化對它們的正面和負面影響，您將找出需要調整系統的地方。

此外，深入研究您的軟件收集的數據。 您將能夠查看使用趨勢，以確定辦公桌酒店的運作情況以及使用情況。 您還可以預測未來的需求，並為辦公室比平時更空或更忙的時候做好準備。

包起來

辦公桌旅館是經營辦公室的一種有趣方式。 根據您的企業文化、員工的需求以及您必須擁有的工作空間，它可能是您公司的完美選擇。 或者它可能導致比治愈更多的頭痛。 如果您認為辦公桌旅館可能適合您，請考慮慢慢推出，將您辦公室的一部分劃分出來進行實驗，並在此過程中徵求員工的反饋。

要進一步深入了解辦公桌酒店的方式，請查看我們關於辦公桌酒店如何改善您的辦公室的帖子。

如果您正在尋求軟件方面的幫助，請查看這些最佳酒店預訂和預訂系統

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