辦公桌旅館如何改善您的辦公室工作空間

冠狀病毒大流行實際上迫使整個世界在 2020 年變得偏遠，從雜貨店購物和健身到約會之夜和歡樂時光，一切都開始發生在家中而不是在家中。 工作也不例外，公司爭先恐後地為員工設置訪問權限、設備和 Zoom，以便在公共場所太危險時企業可以維持生計。 但是現在一些公司正在重新打開他們的大門，一個新的問題出現了。 當您不再有足夠的房地產供所有人使用時，您如何容納可能（或者更有可能可能不會）興奮地回到實體工作場所的員工？ 一種解決方案是辦公桌旅館，這是一種創建混合工作場所的方法，其中包含一些在辦公室的員工、一些遠程員工，並且能夠靈活地決定誰在哪里工作。

什麼是辦公桌旅館？

辦公桌旅館是一種工作場所的空間共享策略，員工可以提前預訂他們的工作站。 預訂系統的功能類似於您預訂酒店房間的方式（因此得名）。 您將在特定日期和特定時間段預訂您想要的辦公桌。 當您到達工作地點時，您會簽到，說您在那裡並且您將接管工作站。 可以使用軟件或真人以數字方式進行登記。 結束後，您將結帳以顯示該站再次免費。

資料來源：自治

辦公桌旅館與熱辦公桌

辦公桌旅館和熱辦公桌相似，但有一個明顯的區別：預訂系統。 通過這兩種策略，員工沒有每天工作的專用辦公桌。 然而，在辦公桌旅館服務中，工作站是保留的，而在辦公桌輪用時，工作站是按照先到先得的原則分配的。 兩者都要求員工簽到，但原因不同。 使用辦公桌旅館，登記入住可以佔用您的空間並幫助監控設施容量，而使用辦公桌輪用時，容量並不是確保出勤率和工作站佔用率那麼大的問題。

酒店空間意味著員工在出現在辦公室之前就知道他們的工作日會是什麼樣子。 如果您想要的工作站不可用，您可以決定當天在家工作，然後再去辦公室。 使用辦公桌輪用時，到達工作場所並最終到達您不舒適或不高效的地方會讓人感到不安。

辦公桌酒店最適合什麼樣的工作場所？

辦公桌旅館最適合需要對空間利用率進行大量控制的辦公室。 如果沒有足夠的辦公桌供所有人使用，有些人將不得不每天在家工作。 那些將在辦公室工作的人需要一個標準化的系統來確定在哪里工作以及是否有空間這樣做。

另一方面，辦公桌輪用更適合沒有容量問題的休閒工作空間。 如果每個人都決定在同一天在辦公室工作，那麼就會有足夠的工作站。 這只是每個人將坐在哪裡的問題，而不是他們是否可以。 （儘管在這種情況下，辦公桌旅館可能仍然會讓員工更快樂。）

如果您決定繼續提供辦公桌酒店服務，請接受員工反饋。 無論誰擁護變革，誰不擁護變革，每個人都會有自己的看法。 邀請批評並牢記建議。 您的員工比任何人都更了解辦公室酒店如何影響他們——以及他們的生產力。

酒店辦公室的優點和缺點

靈活的座位安排並不是全新的。 即使在 COVID 之前，一些公司也在嘗試更靈活的工作安排。 和任何事情一樣，辦公室的酒店空間既有優點也有缺點。

優點：定制的工作週

辦公桌酒店對員工的最大好處之一是他們可以提前設計他們的一周並定制他們將在哪里工作以及如何工作。 這是一個示例工作週：

簡很難在星期一早上準時出門，所以她總是選擇在家處理輕鬆的工作和行政任務。 週二到週四，她喜歡在辦公室進行更深入的工作。 她知道自己很容易感到窒息和封閉，所以在這三天中的兩天裡，她預訂了靠近窗戶的辦公桌或在會議室安排協作項目。 週五，她把一天的後半段時間帶回家，這樣她就可以在工作結束後儘快開始家庭時光。

這只是辦公桌酒店可以根據您的日程安排工作的一種方式。 而且由於預訂不會重複，員工可以提前創建一周，但最適合他們。 此外，如果您無法確保所需的工作空間或技術類型，您也可以為此做好計劃。 最終，員工可以擁有他們需要的工作週類型，而不會感到不知所措或筋疲力盡。

缺點：糟糕的辦公室安排

儘管辦公桌旅館的個人控制和計劃比熱辦公桌要多得多，但它仍然不是萬無一失的。 員工可以決定坐在哪裡，看看他們將被安置在誰附近，這取決於還有誰已經獲得了座位，但是如果某些辦公桌仍然沒有預訂怎麼辦？ 一旦員工到達工作崗位，他們可能會發現自己坐在與他們的工作風格不匹配的同事旁邊。 例如，如果員工需要安靜地專注於一個項目，他們最終可能會坐在一個整天接電話的人旁邊。

為了解決這個問題，請考慮為不同類型的工作創建區域。 例如，為了工作而不得不說很多話的員工和團體不應該靠近那些需要更安靜環境的人。 您可以設置限制哪些員工可以在某些區域保留空間，或將特定區域指定為安靜空間。

優點：靈活的預訂

辦公桌酒店不僅僅是在一大堆小隔間中挑選一張辦公桌。 還有更多內置的靈活性。 例如，員工可以：

• 如果他們必須做緊張而專注的工作，請預留一張安靜的辦公桌。
• 如果他們在新鮮空氣或陽光下更有效率，請預訂靠窗的辦公桌。
• 在需要協作工作日時安排會議室。
• 一次預訂一整天、半天或一小時。
• 如果他們正在旅行或更喜歡一種環境而不是另一種環境（對於在不同地點有多個辦公室的公司），請決定在不同的辦公室工作。

根據您辦公室的住宿條件，您可以為員工提供各種選擇。

缺點：員工懷疑

過去擁有開放式工作空間的員工，尤其是使用共用辦公桌的員工，可能會對從傳統環境到辦公室酒店的轉變感到緊張。 對於已經回到辦公室有一段時間的員工，他們期待著他們的回歸，或者從一開始就從未在家工作過的員工，放棄他們舒適、個性化的辦公桌可能會感覺像是在背後捅了一刀。 如果他們不再單獨負責他們的工作空間，他們也可能會擔心清潔度。

為了讓這些員工參與進來，請解釋您的願景並提醒每個人公司的目標。 當您讓員工參與您的計劃時，他們更有可能理解為什麼會發生變化並支持它。 大局很容易迷失在日常職責中，並且重新了解品牌存在的原因，每個人的工作目標以及辦公桌酒店因素如何恢復優先級。 如果清潔和衛生對您的團隊很重要，讓清潔人員更專注於工作站可以幫助緩解這種擔憂。

專業版：專用工作區

並非每個在家工作的員工都有一個有利於一天成功工作的正式設置。 對於那些員工來說，能夠在幾天（或每天）進入辦公室，那裡有一張桌子、一台電腦、辦公用品，最重要的是，安靜是他們擠在角落裡的一大步，狗- 不會停止吠叫“家庭辦公室”。

維護溫馨的工作空間也是值得的。 讓他們保持清潔、消毒和熱情好客。 創建一個系統，讓每個預留空間的人都能保持辦公桌衛生，並添加有吸引力的裝飾元素，如藝術品、植物和感官放鬆工具。

缺點：社交互動的變化

每天去辦公室的一部分是與其他人一起工作。 在工作場所進行社交生活有助於緩解壓力，讓員工相互交流想法，並讓他們有機會更輕鬆地享受工作日。 使用辦公桌旅館，不僅不同的同事會在一周內在辦公室工作，而且他們將坐在不同的空間，這可能會擾亂某些人的社交流程（但會改善其他人的社交流程）。

優點：物理距離較遠的工作區

健康和安全是目前（希望永遠如此）的重中之重，這使得酒店工作空間設置更具吸引力。 保持身體距離的工作區域意味著人們可以更安全地重返工作崗位，而辦公桌旅館可確保每個人都可以保護自己的健康，無論他們選擇在辦公室工作還是在家過得更好。 此外，由於需要清潔的工作站更少，因此可以進行更徹底的消毒過程。

缺點：新並發症

任何時候實施流程，都會出現無法預料和不熟悉的問題。 辦公桌旅館也不例外。 公司將不得不處理各種各樣的新問題以進行故障排除，例如：

• 處理特殊請求，尤其是當沒有足夠的站點同時滿足每個特殊請求時。 例如需要站立式辦公桌但沒有可用工作站配備的人。
• 在員工的工作站上為員工提供正確的訪問方式。
• 當有人決定不來工作時處理取消。

這並不是說這些問題沒有解決方案，只是期待新的問題能夠解決。

優點：節省成本

當公司不必為每位員工提供工作空間時，這可以節省大量的房地產。 無論是釋放辦公桌空間還是變成協作空間或會議空間，公司總體上可能需要更少的平方英尺。 此外，如果您決定僱用更多員工，您可以在不確保更多辦公空間的情況下這樣做。

此外，減少空間不僅僅是租用了多少空間。 您還可以節省公用事業費用，並且裝飾和佈置的空間會更少。 資源也將需要更長的時間才能減少或達到其使用壽命，因為每天在辦公室使用它們的人會越來越少。

關於辦公室酒店的最終想法

辦公桌旅館解決了更靈活的工作空間帶來的不確定性問題。 是的，員工在工作地點、時間和方式方面傾向於選擇更多選擇。 但他們不想懷疑他們是否可以在需要的時候工作——更具體地說，他們是否可以在特定空間舒適地工作。 有了辦公室酒店，適應性文化得以保持，毫不懷疑。

您是否嘗試過辦公桌旅館或共用辦公桌？ 讓我們在評論中談談您的經歷吧！

特色圖片：Iryna Alex 通過 Shutterstock