如何創建政策和程序手冊：完整指南

不確定如何制定政策和程序手冊，或者您的企業是否首先需要一個？

政策和程序手冊是一個集中的樞紐，員工可以在其中訪問有關您業務的關鍵信息。

隨著您的業務擴展，記錄這些政策和程序對於優化您的流程、關心您的員工、保護您的業務、確保遵守政府法規等至關重要。

在本指南中，您將了解有關如何創建政策和程序手冊所需的一切知識，包括以下內容：

• 什麼是政策和程序手冊？
• 政策和程序手冊示例
• 為什麼制定政策和程序手冊很重要
• 如何創建政策和程序手冊

讓我們深入挖掘……

什麼是政策和程序手冊？

政策和程序手冊是一個集中的知識中心，員工可以在其中訪問有關您的企業政策和程序的信息，例如如何執行某些任務（“程序”）和規則和條例（“政策”）。

一些示例可能是需要雇用新員工的經理的招聘流程的詳細信息、病假政策、員工福利等。 稍後我們將分享更多政策和程序手冊示例。

這種集中式知識中心可幫助您的員工在需要時訪問關鍵信息，從而幫助您的企業更有效地開展工作。

它還確保您的所有員工都在同一頁面上操作，並充分了解您的業務程序和政策。

政策和程序手冊示例

為了幫助您了解什麼是政策和程序手冊以及您應該在您的手冊中包含哪些類型的內容，讓我們快速回顧一些您應該考慮的政策和程序手冊示例，包括：

• 職場行為準則
• 員工福利信息
• 健康和安全程序
• 緊急程序
• 休假政策
• 休假政策
• 遠程工作政策
• 組織結構圖
• 商務旅行政策（例如每日津貼等）
• 人力資源政策
• 付款程序
• 關鍵任務的員工程序（例如提交休假請求）
• 工作介紹
• 促銷信息（如果標準化，例如不同級別）
• 法律合規規則（例如員工投資股票的規則）
• 股票期權信息和歸屬期
• 技術使用政策
• 信息安全政策
• 繼續教育政策

舉一個現實生活中的例子，您可以考慮來自聖母大學的信息安全政策，它有助於“保護聖母大學的信息資源免受意外或故意的未經授權的訪問……”

您的企業可能有獨特的政策和程序，因此這絕不是您應該包含在政策和程序手冊中的所有內容的完整列表。 但是，它應該讓您清楚地知道從哪裡開始。

為什麼制定政策和程序手冊很重要

既然您知道什麼是政策和程序手冊，那麼讓我們回顧一下為您的企業創建一個的一些最大好處。

減少員工培訓時間

每當您僱用一名新員工時，從他們開始工作到他們開始真正為您的業務做出貢獻之間總會有一段滯後時間。

您需要幫助他們了解關鍵政策、他們將如何工作、他們將從事什麼工作等等。

有了政策和程序手冊，您可以減少員工在涉及企業中所有一般程序任務時的培訓時間。

這樣，新員工可以專注於針對實際工作任務的培訓，這將幫助他們更快地開始增加價值。

幫助員工了解他們的好處（並提高保留率）

大多數企業都提供員工福利，以幫助提高保留率和提高員工士氣。

但是，如果員工不知道如何獲得這些福利（或者這些福利是否存在），您的企業將無法獲得提供這些福利的好處。

通過政策和程序手冊，您可以清楚地記錄您企業的所有員工福利，以便：

1. 員工知道存在什麼好處。
2. 員工知道他們如何獲得這些福利。

提高對規章制度的遵守

除了您自己的業務政策外，您的企業還可能需要遵守政府規章制度，例如有關內幕交易的規則。

對於某些企業而言，不遵守這些規則的後果可能會以罰款或其他處罰的形式出現。

通過您的政策和程序手冊，您可以指定員工需要做什麼來保持對這些規則的遵守。 通過清楚地列出這些信息（並使員工易於訪問），您可以避免意外事故並提高您對這些政府規則的遵守程度。

例如，您可以查看 Shake Shack 的內幕交易合規政策：

為員工行為設定適當的期望

如果你想避免員工行為出現問題，從一開始就設定期望比以後嘗試調整行為要容易得多。

有了政策和程序手冊，您可以從一開始就為員工的行為和文化設定適當的期望，以避免將來出現問題。

標準化您的業務流程並防止出現問題

政策和程序手冊的另一大好處是它可以幫助您標準化您的業務政策——顧名思義！

通過盡可能地標準化策略，您可以提高效率並簡化企業的管理工作。

您還可以幫助防止出現問題，例如使用您的信息安全策略來保護您的業務免受惡意行為者訪問您的數據。

讓員工自助減輕人力資源負擔

您的企業幾乎肯定會有許多與 HR 相關任務相關的非常具體的政策，例如薪酬、病假、休假、福利、退休選擇等。

如果員工每次遇到問題都覺得有必要聯繫您的人力資源員工，那麼您的人力資源員工將因需要回答這些問題而不是處理更有價值的事情而陷入困境。

通過在您的手冊中記錄所有這些重要的政策和程序，您可以為員工提供他們自己尋找答案所需的工具。 這意味著員工可以在需要時得到答案，而您的 HR 員工可以專注於其他事情。

這與創建面向客戶的知識庫如何通過為客戶提供自助工具來幫助您減少人工支持請求的原理大致相同。 如果您對該主題感興趣，請查看我們的帖子，了解七大知識庫的好處。

如何創建政策和程序手冊

現在，讓我們從頭到尾了解如何創建政策和程序手冊的實際步驟。

1. 規劃您的政策和程序手冊

在開始編寫和記錄之前，為您的手冊制定一個高級計劃和結構非常重要。

這將使您知道需要編寫哪些內容以及如何最好地將這些內容組織成一本有凝聚力的手冊。

如果您不確定從哪裡開始，上面的政策和程序手冊示例可以打下良好的基礎。

您的企業也可能有自己的政策和程序，需要記錄在您的手冊中。

除了列出單獨的政策和程序之外，您還需要考慮如何將它們按邏輯類別組合在一起。 例如，可以將個別員工福利政策歸為一個總體“員工福利”類別。

這種類型的分組將使員工更容易瀏覽和瀏覽您的手冊。

使用正確的政策和程序手冊軟件，設置此類分類應該沒有問題。

2.創建一個團隊來編寫您的內容

制定政策和程序手冊後，您需要組建一個能夠創建此內容的專家團隊。

因為您的政策和程序可能會跨越不同的部門，您的團隊也需要這樣做。

您的主要目標是為您需要記錄的所有重要政策和程序獲得主題專家。

此步驟也可以是返回並檢查您是否遺漏了計劃中的任何內容的好地方。 您的專家團隊可能對應該添加的新政策或對手冊結構的更改有自己的反饋。

3. 寫下你的政策和程序內容

現在，您可以開始寫作了。 您的團隊應該知道需要做什麼，他們可以根據您的計劃開始創建該內容。

以下是編寫文檔時要考慮的一些政策和程序手冊最佳實踐：

• 在有意義的地方包括圖片和視頻——圖片和視頻有助於更詳細地解釋事情，尤其是涉及到員工需要遵循的程序時。
• 使用格式將注意力吸引到關鍵區域——使用標註突出重要信息、強調警告等。 大多數政策和程序手冊軟件應該讓您這樣做。
• 避免使用行話——許多文章需要讓不同專業/知識水平的員工都能訪問，這意味著您應該盡可能避免使用特定主題的行話。
• 包含目錄- 添加目錄可以讓員工更輕鬆地瀏覽內容。 一些政策和程序手冊軟件可以幫助您自動執行此操作。
• 使用簡短的段落和要點——這使員工更容易吸收和理解您的內容。

4. 審核並批准您的政策和程序內容

一旦您編寫了政策和程序內容的初稿，您將希望由單獨的主題專家審查該內容。

此審核過程可以幫助您在發佈內容之前發現錯誤和不一致之處。

在結構和寫作質量方面，對內容進行第二組關注通常也不是一個壞主意。

理想情況下，您需要建立一個系統，以便審閱者可以在每篇內容在您的手冊中發布之前對其進行簽名。

說起…

5. 發布您的政策和程序手冊

為了使您的手冊易於訪問，您應該使用政策和程序手冊軟件，讓您的員工隨時輕鬆訪問您的政策。

對於大多數企業，您可以使用常規的知識庫軟件或文檔軟件，只要它包含幫助您限制對手冊的訪問的功能即可。

如果您不確定從哪裡開始，Heroic Knowledge Base 提供了一種靈活、經濟高效的方法來創建政策和程序手冊。

Heroic Knowledge Base 基於開源 WordPress 軟件，這意味著您還可以受益於 WordPress 提供的所有靈活性。

這種組合提供了幾種不同的方式來限制對您的政策和程序手冊的訪問：

• 要求用戶註冊帳戶並使用用戶名和密碼登錄——這使員工可以從任何地方訪問手冊，同時仍然非常安全。
• 創建一個可以與員工共享的密碼——這並不安全，因為知道密碼的任何人都可以訪問內容，但設置起來非常容易，因為員工不需要自己的帳戶。
• 允許基於 IP 地址的訪問——如果員工遠程工作但仍使用公司提供的 VPN，這可能是一個不錯的選擇。
• 創建一個 Intranet 站點，以便員工只能從您的本地網絡訪問內容- 如果員工只需要在工作時訪問內容，Intranet 站點可能是一個不錯的選擇。

Heroic Knowledge Base 還包含一些功能，可幫助您創建更有效的政策手冊：

• 類別– 輕鬆將您的政策和程序組織成類別，並讓員工瀏覽這些類別。
• 實時搜索建議——員工一開始輸入就可以看到搜索結果，這有助於他們更快地找到正確的文檔。
• 內置標註樣式——您可以使用預定義的標註輕鬆地為您的內容添加警告和亮點。
• 文章反饋——員工可以提供文章反饋，幫助您發現問題並改進您的手冊。
• 搜索分析——您可以查看員工正在搜索的內容，以查找政策文檔中的薄弱/缺失區域。
• 文件上傳——這讓您可以附加 PDF 版本的政策或其他類型的文件。

如果您需要一些入門幫助，我們提供了有關如何設置 Heroic Knowledge Base 的指南。

6. 與員工分享您的政策和程序手冊（並收集反饋）

發布政策和程序手冊後，您就可以與員工分享了。

如果一切順利，你的工作就完成了……暫時。

但是，在發布手冊後聽取員工反饋也很重要。

員工可能會提出您沒有想到的意見或問題。 如果您想創建盡可能最好的手冊，您需要將這些評論納入您的修訂中。

說到修訂……

7. 分配主要利益相關者更新和修改

您的政策和程序手冊內容不是您可以設置和忘記的靜態信息。

隨著時間的推移，您的政策和程序可能會發生變化，這些變化將需要反映在您的手冊中。

或者，即使沒有任何變化，您也可能會意識到某篇文章並不像您希望的那樣清晰。 在這種情況下，您應該改進文章以使其對您的員工更有用。

為了幫助實現這一點，將文章分配給關鍵利益相關者，以便有人有明確的責任。 在許多情況下，您可以將文章分配給撰寫它的同一個人。

如果您使用像 Heroic Knowledge Base 這樣的工具來創建您的手冊，它還可以通過讓您的員工標記文章並提供反饋來幫助您提醒潛在問題。

立即創建您的政策和程序手冊

我們的指南包含了您需要了解的有關創建政策和程序手冊的所有信息。

如果您正在尋找發布和管理您的政策和程序手冊的最佳方式，您可以使用開源的 Heroic Knowledge Base WordPress 插件。

Heroic Knowledge Base 足夠靈活以適應任何業務，同時您仍然可以使用有用的功能，例如文章反饋、實時搜索建議、搜索分析、文件上傳等等。

此外，得益於 Heroic Knowledge Base 的 WordPress 基礎的靈活性，您可以獲得大量選項來控制對政策和程序手冊的訪問，包括使用內部網、需要用戶帳戶等。

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