如何通過 7 個步驟實現無紙化

您是否正在尋找無紙化的方法？

如果您是小企業主，您可能會通過讓客戶填寫各種類型的文書工作來收集他們的信息。

但是處理硬拷貝文書工作可能會很雜亂無章，收集的信息可能不准確，整個過程可能會變得很耗時。 不過，不一定非要這樣。

在這篇文章中，我們將分享一些關於如何實現無紙化並提高業務效率的重要提示。

立即使用 WPForms 實現無紙化

為什麼我的小型企業應該無紙化？

無紙化不僅對您的業務有好處，而且還是一種可持續的做法，同事和客戶都可以支持。

將文書工作和歸檔轉換為數字流程可為您和您的客戶節省時間、壓力和金錢。 借助使用 WPForms 創建的數字表單，您可以確保准確收集並安全存儲信息。

此外，WPForms 提供了數百個現成的模板來輕鬆替換您的紙質表單，並且您的所有表單都安全地保存在一個地方。

使用 WPForms，讓您的小型企業實現無紙化比以往任何時候都更簡單。

如何通過 7 個步驟實現無紙化

1. 使用在線表格和調查

為您的企業使用表單是從外部和內部檢索信息的好方法。 WPForms使以電子方式創建和共享表單變得異常容易。

另外，您知道您甚至可以進行在線調查嗎？ 在線收集調查回复的過程特別方便和高效，可以讓您避免手動處理調查數據。

要實現無紙化，請考慮使用 WPForms 中易於使用的表單生成器來創建您用於業務的表單。 您可以選擇使用空白表格從頭開始構建您自己的數字文書工作，也可以使用 500 多個現成的表格模板之一來簡化您的工作。

WPForms 為您可能擁有的幾乎所有小型企業需求提供可定制的表單和模板選擇。

但首先，您需要安裝並激活WPForms 插件。 您可以在 WPForms 獲取該插件，也可以從您的 WordPress 儀表板將其添加為插件。

2.利用商業文件和表格的模板

當您的業務實現無紙化時，您可以通過將它們在線化來簡化大量操作。 為您的業務提高效率的一種方法是為您使用的表單使用預製模板。

WPForms 擁有豐富的表單模板庫，可幫助您快速輕鬆地創建新表單，其中包含您需要的所有信息字段。

這些表單模板極大地加快了表單構建過程，使您可以節省寶貴的時間，而無需花費在手動表單和文書工作上。

3. 以電子方式存儲表格條目

數字表單提供的最大便利之一是能夠以電子方式收集回復和保存表單條目。

使用 WPForms Pro，您可以直接在 WordPress 中存儲表單條目，因此您不必擔心整理和歸檔文書工作。

使用物理表格，查看和管理條目可能非常耗時。 但是使用 WPForms 實現無紙化為您提供了卓越的靈活性，允許您將表單保存在您的網站或活動中的電子表格中。

4.在線發送訂單確認和收貨通知

由於您正在使用電子表格從與您的業務互動的人員那裡收集數據，因此您還需要以電子方式通知您的用戶他們的信息已提交。

WPForms 提供了一個有用的通知功能，可以立即向用戶的電子郵件地址發送一條消息，確認他們的表單已提交。

此功能非常適合通知用戶訂單確認、發送收據等。

電子郵件的實際內容也可以完全自定義，因此您可以確保您的客戶收到您需要他們獲得的準確通知。

5. 以數字方式收集簽名

使您的小型企業無紙化時，您可能需要考慮的另一個具體因素是您將如何在數字表格上收集個人簽名。

WPForms 允許您使用有用的 Signature Addon 來做到這一點。

通過在您的在線表格上添加數字簽名選項，您和您的客戶都無需處理額外的文書工作來包含簽名。 Signature Addon 使小企業主收集合同、協議、付款等變得輕而易舉。

如需完整教程，請查看如何向表單添加電子簽名。

6. 使用集成和高級 WPForms 功能

在使您的小型企業無紙化時，請考慮使用 WPForms 提供的許多其他有用的插件。

借助 WPForms 插件，您可以進一步自定義您的數字表單，使用 Stripe、PayPal、Google 表格等額外集成，並通過表單放棄、保存和恢復以及用戶旅程跟踪插件獲得高級功能。

Stripe 和 PayPal Addons 非常適合讓您的小型企業實現無紙化，因為它們允許您直接在您網站的表格上收集付款、捐款和在線訂單。

此外，Form Abandonment Addon 是一個有用的工具，可幫助您將感興趣的潛在客戶轉變為忠實的客戶。 對於利用 Google 產品滿足其許多無紙化需求的小型企業而言，Google 表格插件是定製表單的有用補充。

7. 在線共享所有文件和通訊

通過以電子方式創建和存儲所有重要文件，您的小型企業也應該以電子方式共享這些文件和內部通信。 幸運的是，如今在線共享和交流非常容易。

文檔可以方便地在 Google Drive 上的同事之間共享，許多企業也使用 Google 進行其他通信。 對於員工會議，請考慮放棄紙質備忘錄和打印的會議議程，而是在全公司範圍內共享 Google 文檔。 Google 幻燈片和 PowerPoint 也是非常有用的在線會議程序。

您還可以鼓勵員工以數字格式共享筆記，並使用在線會議和消息傳遞應用程序。 有多種會議程序可供選擇，例如 Google Meet、Zoom 和 Microsoft Teams。 此外，越來越多的小型企業正在轉向使用 Slack 等應用程序在同事之間進行直接消息傳遞。

接下來，查看此表單測試清單

有了現在可用的所有數字產品，包括 WPForms 提供的產品，讓您的業務和表單無紙化比以往任何時候都更簡單。

雖然我們為 WPForms 的可定製表單和易於使用的表單構建器的簡單性感到自豪，但我們匯總了一系列專業提示，以幫助您防止在線表單出現任何錯誤或數據丟失。 查看我們用於測試您的表格的完整清單。

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