如何在項目管理中管理風險:項目成功的有效秘訣

已發表: 2022-04-18

我們生活在一個風險是每個項目都不可避免的部分的世界裡。 承擔的風險越多,成功的可能性就越大。 但是,如果管理不當,風險也可能導致項目失敗。 許多項目經理都知道他們項目中涉及的風險, 但他們可能沒有使用所有可用資源來最小化或管理項目管理中的風險。

項目管理是一個複雜的過程,需要有效的計劃和執行以確保成功完成。 但為了有效地管理項目,將所涉及的風險降至最低也很重要。 在本文中,我們將討論什麼是風險管理及其重要性。 此外,項目管理中風險管理的步驟,以及如何成功降低項目風險。

因此,讓我們深入研究並從最基本的開始……

什麼是項目管理中的風險管理過程

項目管理中的風險

在現實世界中,眾所周知,風險管理是一個幫助您識別和管理可能影響項目成功的風險的過程。 換句話說,這是識別和管理可能影響投資組合中所有項目成功的風險的關鍵過程。

此外,這是您每天必須執行的操作。 作為項目經理,您要對項目中發生的一切負責。 這意味著您有責任管理已識別的任何風險。

當你制定一個項目計劃時,你必須考慮所有可能出錯的地方。 然後你必須考慮你將要做什麼來處理這些問題中的每一個。 將您提議的行動包括在項目計劃中。 因此,每個人都可以看到您正在做什麼來管理風險。 您還應該概述每個問題的潛在影響及其發生的可能性。

可能影響您的項目的風險

項目管理風險示例

有許多風險可能會影響您的項目,其中一些風險比其他風險更嚴重。 以下是要記住的七個最常見的問題:

1. 時間延遲:如果您低估了完成項目所需的時間,您可能會遇到時間限制,這可能會打亂您的日程安排並導致額外成本。

2. 未能達到預期:如果預期會幫助你完成項目的人沒有出現或沒有做好他們的工作,你最終可能會得到不符合標準的產品或服務。

3. 溝通不暢:工作場所可能是一個困難的環境。 這麼多人一起工作,難免會出現一些溝通不暢的情況。 但是,當工作場所發生溝通不暢時,可能會產生嚴重後果。

4. 意外費用:如果你沒有為意外費用做好適當的計劃和預算,你可能會以超出預算和進度的項目告終。

5.溝通不暢:當你不與你的團隊成員溝通時,可能會導致誤解和分歧,這可能會導致延誤甚至財務問題。

6. 誤解:如果你對你的下屬或團隊成員需要什麼沒有明確的期望,可能會導致誤解,從而導致無法正確完成項目的風險。

7. 規格不正確:如果工作規格不正確,您最終可能會得到無法按預期工作的產品或服務,從而導致項目風險。

另請閱讀:提高項目管理效率的 11 種方法

在項目管理中管理風險的 6 個有效步驟

我們現在都知道,風險管理是一個主動的過程,需要對項目風險進行識別、評估和優先級排序。 為了有效地管理任何項目中的風險,必須遵循幾個關鍵步驟。

風險管理流程步驟

首先,必須創建清晰簡潔的項目範圍。 這將有助於確定可能影響項目的所有潛在風險和危害,以及每個風險和危害可能產生的潛在影響。 其次,應採取適當的緩解措施,以盡量減少發生任何潛在災害的可能性。 一旦遵循這些步驟,您就可以有效地管理項目管理中的風險。

以下是項目管理中管理風險的關鍵步驟的詳細說明:

第 1 步:識別風險

有很多風險可能會影響您的項目。 有技術風險,有項目風險,有人員風險,甚至還有想都不敢想的風險。 及早識別這些風險對於以後執行風險管理計劃很重要。

第 2 步:分配已識別風險的所有權

將每個已識別風險的責任分配給負責評估和減輕該特定風險或利用該特定機會的團隊成員。 在某些情況下,項目經理可能更願意在對風險進行分析和確定優先級後分配一個標識符。 但在其他情況下,儘早採取這一步驟可以幫助個人更好地做好準備,以減輕風險或更有效地抓住機遇。

第 3 步:分析潛在影響和風險因素

下一步是考慮每個風險以確定其原因、範圍和潛在影響。 找出與項目的每個步驟相關的可能風險。 請務必根據危害的強度和範圍對危害進行優先排序,以充分了解每種風險的後果。

第 4 步:確定您需要處理的風險的優先級

根據它們可能的緊急程度以及它們對項目的影響程度來確定項目的主要風險。

第 5 步:相應地應對風險

根據風險是什麼,堅持在風險管理流程中確定的響應策略,要么嘗試消除風險事件,要么在風險事件確實發生時降低其影響。 此方法應包括構建響應並採取措施實施它。

第 6 步:觀察並根據需要進行更改:

監控和審查您的風險管理策略並根據需要進行更改。 換句話說,掌握您的風險管理策略以進行任何必要的修改。

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確保項目成功的風險管理和最小化技巧

風險管理技巧

風險管理流程提供了在風險發生之前處理風險的路線圖。 公司冒著很大的風險,尤其是當他們沒有任何形式的後備計劃時。 有四種常見的方法可以最大限度地降低風險。 例如-避免、接受、減少和轉移,但只有您可以決定哪種最適合您的情況。 為了幫助您做出決策並降低項目風險的可能性,這裡有五種風險緩解措施可以幫助您思考項目的成功。

制定明確的風險管理計劃

在項目管理領域,強有力的項目計劃的重要性怎麼強調都不為過。 這些計劃定義了參與任何給定項目的人員從頭到尾執行的核心方法,包括您的風險管理計劃。

關於風險管理在促進項目中的作用的一個有趣事實是,即使是被定義為不可能的風險也可能在任何給定時間出現。 防止你的團隊對處理手頭的風險毫無準備的最好方法是確保你有適當的基礎設施或圍繞你的組織設置計劃,以確保你能夠解決可能出現的問題,然後解決它們在它們對所有相關方來說都成為一個太大的問題之前進行適當的處理。

有時,制定這樣一個全面的計劃需要花費大量的時間和精力。 但投資通常會通過作為路線圖得到回報。 這將指導您的團隊完成項目的所有不同階段。

登記風險並保持更新

項目風險管理技巧

在生活中,事情發生了。 通常情況下,您無法預測它們! 通過將風險登記冊放在一起以補充您的風險管理計劃,您將擁有一個非常寶貴的工具,可以在風險出現時保持領先地位。 您應該使文件保持最新。 這樣幾個月後你就可以很容易地檢查-

  • 發生了什麼事,什麼時候發生
  • 您的團隊如何回應,以及
  • 出現了哪些以前未被發現的新風險。

使用您的風險登記冊來跟踪發生了什麼風險以及事情是如何應對的——可能類似於事件報告——以及任何新出現的問題! 此外,請始終與本文檔保持同步。 密切關注變化並確保您與其他計劃可交付成果保持同步。 這將使您和您的團隊成員更容易跟踪項目的狀態。

理解並追究風險事件的根源

一個常見的風險管理錯誤是確定風險對實際風險本身的影響。 例如,人們可能會將“錯過最後期限”視為與其項目相關的主要風險。 這在技術上是正確的——但是,錯過最後期限僅僅是沒有管理和減輕這一特定風險的結果。

為了避免這個陷阱,我們建議根據可能導致此類後果的相關潛在事件,從它們可能造成(影響)的角度來考慮每個已識別的風險,而不是僅僅考慮一個人可能如何受到特定結果的負面影響。

因此,深入了解已識別的風險事件將有助於您辨別所述風險中您最關心的是什麼。 以及如何最好地先發製人地相應地管理它們; 從而努力在一些潛在的災難開始之前就加以預防!

提升您的項目管理技能

提高項目管理技能

談到有效管理和克服可能與任何項目相關的風險時,不可否認的是,擁有堅實的項目管理技能基礎是必不可少的。 接受有關項目管理的正式培訓將使您能夠最大程度地減少可能因此產生的風險,還可以幫助您更好地計劃項目問題,否則如果您沒有適當地了解您的特定類型的需求需要什麼,這些問題可能會被忽視。工作。

您可以通過多種方式來培養這些技能,以確保您盡可能擅長處理項目。 我最喜歡的方法之一是經常練習並確保您始終了解該領域的最新趨勢。 而且,如果您還沒有,我強烈建議您與其他專業人士一起參加會議或研討會,以進一步提升您的職業生涯。

少一些反應,多一些主動

許多項目經理更願意在危機出現時對其進行處理,而不是針對這些類型的事件進行規劃和積極設計。 然而,當涉及到防止此類問題成為關鍵問題時,您必須努力找到一種完全避免危機的方法。 它要求他們主動採取行動,而不是在處理問題時過於被動。

與其等待壞事發生然後提出解決方案,不如在項目規劃階段多花些時間。 識別與您的項目相關的風險,並通過採取預防措施來減少您遇到這些風險的機會。

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評估您的項目風險以便能夠更好地避免它

項目風險評估

項目管理是一個困難且不斷變化的職業。 隨著問責制的加強,更多的項目現在承擔著更大的風險。 我們需要明白,風險是任何項目的一部分。 但這在高風險項目中尤其具有挑戰性。 管理人員需要評估和了解他們的項目所涉及的風險以及如何減輕這些風險。 他們還需要製定一個計劃來處理可能出現的任何潛在問題。

為此,他們首先應該了解不同類型的風險以及它們如何影響他們的項目。 然後,他們應該識別和評估與項目相關的潛在風險。 最後,他們應該實施風險管理流程以減輕風險的潛在影響。 通過遵循這些步驟,任何項目經理都可以輕鬆評估風險。 並確保他們的項目成功並能夠避免不必要的風險。

另一種避免或最小化風險的有效方法是利用 WP Project Manager 等綜合項目管理工具來更好地管理、分析報告和組織項目。 這允許項目經理和團隊成員避免常見的項目管理錯誤。 它減少了項目風險的機會,並降低了項目管理失敗的可能性。

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