2023 年要遵循的 6 個有趣的項目管理理念

不斷變化的數字技術對項目管理產生了強烈的影響。 它用一個新的結構改變了整個事情。 人們現在處理大型和復雜的項目，確保擴展團隊成員之間更好的協作。 但是，他們實際上是如何如此順利地管理所有事情的呢？

多年來，領導者使用許多先進的方法來交付相對較大的項目。 這些技術和規劃工具幫助他們以最佳方式實現所有項目目標。

儘管有專家的手和有用的工具，企業仍然面臨許多日常項目管理的挑戰和問題。 根據一份報告，80% 的企業將至少一半的時間浪費在返工項目上。 它主要發生在知識差距或較少參與最新趨勢的情況下。

言歸正傳，今天我們將討論一些最新的項目管理理念和即將到來的趨勢，以便您可以引領未來。 同時，您可以查看我們的專家編輯精選以獲取靈感的最佳項目管理書籍。

讓我們從 6 種最流行的方式開始，利用豐富的專業知識來組織您的項目活動：

實現您目標的 6 大項目管理理念

互聯網上有很多項目管理技術、工具和其他資源。 但是每一個都不適合您的項目結構——找到合適的是一項挑戰。 有時，一種對其他人最有效的技術可能不會給你帶來哪怕是最少的回報。 此外，現代項目包括多個移動部分、優先級、多個部門、工作參數等。

項目經理的工作是協調所有這些事情並在有限的時間範圍和預算內提供最終的可交付成果。

以下要點為您提供了有關可用於業務增長的最新項目管理理念和技術的詳細信息-

01. 應用 WBS 將您的項目拆分為更小的可管理任務

工作分解結構（Work Breakdown Structure，簡稱WBS）是對項目進行層次化、面向可交付成果的解構。 它可以幫助項目經理將復雜的任務分解為小的子任務，直到您無法再細分任務。

這種項目管理格式現在很流行，可以簡化複雜的工作流程並定義相關人員來完成工作。 每個人都手頭有計劃，知道做什麼、什麼時候做、怎麼做，而不是四處奔走。 此外，設置優先級可以更輕鬆地簡化所有任務並維護工作流程。 WBS 有兩種類型：

A. 基於可交付成果的工作分解結構：它清楚地向您展示了項目可交付成果（如產品、服務或輸出）與可用選項（如要執行的工作）之間的關係。

B. 基於階段的工作分解結構：在這種結構中，您必須清楚地定義項目活動，以盡量減少每個階段的錯誤。 由於第一階段的錯誤會干擾下一階段的進展。

還有另一種類型的 WBS 結構稱為基於責任的結構，它根據部門的職責處理項目活動在部門之間的分配。 然而，最受歡迎和首選的方法是基於可交付成果的方法。

為什麼要在項目管理中使用工作分解結構？

WBS 是對使項目成功所需的所有關鍵可交付成果的激光聚焦分解。 作為回報，項目經理得到一個項目需要完成的所有元素的圖形視圖，組織成多個層次。

全面了解如何在項目管理中使用工作分解結構 (WBS)

02. 使用甘特圖可視化您的項目工作流程和進度

在一個大項目中，管理者需要控制大量的活動，並確保所有任務都按計劃進行。 關注所有這些並實現所有目標真的很困難。 如果存在任何差距，它可能會影響您的整個項目。 您可以通過工作流的可視化表示來輕鬆克服這一困難，該工作流會告訴您何時需要完成每項活動。 甘特圖可幫助經理規劃和安排項目。

甘特圖是一種條形圖，用於說明隨時間推移安排的項目任務。 它在一個簡單的堆疊條形圖中顯示了總體項目狀態，包括分配的持續時間和項目進度。 這意味著您和您的團隊成員可以輕鬆識別任務相關性、設置時間範圍並為每個任務分配合適的人員。 最重要的是，您可以隨時進入項目的詳細視圖和進度報告。 並轉發給你的上級部門或投資者。

對於甘特圖，縱軸顯示需要完成的任務，橫軸表示項目時間線。 您可以在此處包括任務、它們的開始-結束日期、相關的團隊成員以及項目的關鍵路徑。 如果您使用任何與甘特圖結合的項目管理工具，您只需添加將自動更新甘特圖的任務。

為什麼要在項目管理中使用甘特圖？

甘特圖展示了一個項目的所有任務及其順序，以時間刻度顯示。 因此，您可以隨時快速瀏覽整個項目、相關任務及其截止日期。 在正確的時間調整差異可以確保按時正確交付項目。

為了更好地理解，請查看這篇關於甘特圖在項目管理中的好處的獨家文章。

03. 評估 PERT 方法以獲得更實際的時間估計

Program Evaluation Review Technique 是一種項目管理規劃工具。 您可以使用它來確定完成特定任務或活動所需的時間。 它提供了項目時間線的圖形表示。 使用此框架，您可以估算完成項目中每項任務所需的時間。

一個複雜的項目通常有幾個部分和許多單獨的目標要完成，到達最終目的地。 PERT 規劃工具可幫助項目經理在規劃特定類型的項目時計算持續時間和大致成本。 PERT 圖具有稱為節點的圓形和矩形。 這些節點代表項目事件或里程碑。 它們由表示項目中各種事件的向量或線連接。

美國海軍特別項目辦公室於 1957 年首次引入 PERT 圖表來概述北極星核潛艇項目。 現在，項目經理廣泛使用這種技術來製定項目預算並分配所需資源以成功完成項目。 它允許您根據預定義參數內的項目驗收標准考慮所有事實。

PERT 分析結合了來自不同部門的數據和信息。 它通過在整個組織中分配相關責任來改善團隊協作。 最後，它幫助項目經理考慮任務流程和里程碑，以選擇最有效和有用的項目路徑。

為什麼要在項目管理中使用 PERT？

PERT 圖幫助項目經理評估管理項目所需的時間和資源。 它允許他們分析所有可能的路徑和策略。 因此，他們可以選擇合適的工具，以經濟高效的方式完成項目，並將錯誤降至最低。

04. 使用關鍵路徑法 (CPM) 確定任務相關性

關鍵路徑法是一種用於安排一組項目活動的項目建模方法。 項目經理使用它來識別完成項目所必需的任務。 此項目管理工具包括最長的活動序列，您必須按時完成這些活動才能在約定的時間範圍內交付整個項目。 任何關鍵任務的延遲都會延遲項目的其餘部分。

為了為您的項目開發 CMP 模型，您必須創建所有任務的列表、確定任務相關性並估計每個任務完成的持續時間。 一旦你有了想法，你就可以在考慮相關資源的情況下確定具有最長依賴活動的關鍵路徑。

該算法在項目管理的不同階段都有效，從初始規劃或備選方案分析，到安排和監控構成項目的任務。

CMP 模型通常用於復雜但實際可預測的項目。 它於 1950 年末首次推出，以解決因調度效率低下而導致的額外成本問題。 從那時起，項目經理就用它來規劃項目和確定任務的優先級。 使用此技術，您可以將復雜的項目劃分為單獨的任務並衡量項目的靈活性，以便更好地做出決策。

為什麼要在項目管理中使用 CMP？

關鍵路徑法指的是進度表的關鍵路徑。 CMP 提供有關如何規劃項目、分配資源和安排任務的可行數據。 它使項目經理能夠在考慮不同完成日期的項目成本的情況下選擇最佳進度。

05. 通過敏捷項目管理 (APM) 確保迭代開發

敏捷項目管理是一種通過將項目分成幾個階段或衝刺來構建項目結構的靈活方法。 大量企業採用敏捷，其中 98% 的企業按時成功完成項目。 這就是 71% 的公司開始在其項目中使用不同敏捷方法的原因。

要執行一個項目，尤其是一個複雜的項目，您需要將其分解為更易於管理的任務。 敏捷方法由幾個小圈或衝刺組成。 在整個旅程中，它涉及產品或服務開發的持續改進。 它可以幫助您縮短開發週期並確保更頻繁地發布產品。 這比傳統的瀑布式項目管理先進得多。 此外，團隊成員有時間根據客戶的反饋更有效地進行必要的更改。

兩個流行和最常用的敏捷框架是——Scrum 和看板。 但是每種敏捷方法都有相同的執行步驟，包括：衝刺計劃、開發產品、測試、交付迭代、合併反饋等。

人們主要利用這種迭代方法來管理軟件開發項目。 這些類型的項目需要持續發布，並且需要在每次迭代中納入客戶反饋。 通過應用 APM，許多軟件團隊注意到他們的開發速度和相互協作有了顯著提升。 此外，它還提高了他們快速響應市場趨勢的能力。

在整個項目中與客戶和其他外部各方密切合作的其他團隊可以利用不同的敏捷框架在不確定的環境中開發新產品。 例如營銷人員、大學、軍隊、汽車行業等。

為什麼要在項目管理中使用 APM？

敏捷方法的目標是在企業內部帶來快速變化和靈活性。 IT 團隊使用敏捷方法進行項目管理，以交付無差錯的產品。 其他行業的人也可以從敏捷項目管理中獲益，通過不斷的迭代來獲利。

06. 使用有效的項目管理工具處理複雜的項目管理任務

技術已經承擔了人類的許多責任。 它還簡化了項目管理任務。 有許多有用的軟件專注於不同的項目管理技術。

項目管理工具允許您使用任務、子任務、進度報告、進度表、工作流等從集中式中心管理和監控項目活動。此外，它還確保更好的團隊協作並結合有用的功能，如分配任務、添加評論、電子郵件通知和其他的。

除此之外，您還可以即時了解項目內部的實際情況。 如果您眼前有每一個更新，您可以在需要時快速採取行動。

即使在工作方式的巨大變化中——從實體辦公室到遠程工作，項目管理工具也能為團隊成員提供巨大的支持。 這是在通用平台上連接所有遠程員工的有效方式。 最重要的是讓他們實時交流。

然而，並非每種技術都適合您的業務，每種工具也無法滿足您的目的。 您必須能夠了解您的項目需求並選擇正確的工具。

為什麼要在項目管理中使用高級工具？

項目管理工具可幫助團隊成員在一處存儲和共享所有與項目相關的數據。 因此，他們可以輕鬆訪問所需信息、跟踪進度並在需要時進行協作。 另一方面，項目經理對領導成功項目的所有活動都有很強的把握。

閱讀更多： 8 種最佳營銷項目管理軟件

近期將引領的項目管理趨勢

以下是 2021 年及以後最重要的項目管理趨勢——

混合工作模式可能成為新常態

全球大流行改變了全球的工作程序。 在大流行之前，美國人有 5% 的工作時間是在家裡度過的，但現在這個數字大約是 60%。 公司還發現採用混合工作模式可以顯著提高生產力。 這種情況增加了項目經理的責任。 現在，他們必須在內部團隊成員和遠程同事之間管理和分配工作。 對於領導者來說，保持整個團隊的協作變得更具挑戰性。

為了簡化您的工作，利用一個通用平台將所有採用現代項目管理技術的團隊成員聯繫起來。

另請閱讀：如何使用 WP Project Manager Pro 和 Zoom 巧妙地管理您的遠程團隊以確保獲得最佳結果

組織正在轉向敏捷方法

2018 年的一份報告顯示，使用敏捷方法的項目成功率提高了 28%，並且近 71% 的公司以不同的頻率使用敏捷。 這種趨勢仍在繼續。 除了軟件行業，其他行業也在轉向敏捷實踐。 敏捷工具還引入了更加用戶友好的界面，以消除主要功能的複雜性。 例如看板儀表板、任務積壓和問題跟踪器。

Scaled Agile Framework (SAFe) 和 Scrum 是最流行的敏捷框架。 這些顯然有助於提高組織不同級別的團隊生產力。 加上人工智能 (AI) 和機器學習 (ML) 在敏捷方法中的集成，您可以做出果斷且及時的決策。

敏捷 Scrum 中的一個重要儀式是“衝刺計劃會議”。 查看本指南以了解：-如何召開 Sprint 計劃會議以確保您的業務成功

對項目管理工具和專業人員的需求不斷增加

根據 PMI 的一份新報告，需要 230 萬名項目經理在組織內執行特定角色。 現在對具有項目管理技能的人的需求量很大。

項目經理的角色充滿挑戰。 她/他需要控制所有的項目任務，與團隊成員協作，每次監控，並填補差距，以確保項目在約定的時間和預算內到達目的地。 此外，項目經理應該具有很強的領導能力。 這一特徵使他們能夠構建一個靈活的工作空間，團隊可以在其中有效地分享想法、提出新計劃並成功完成項目。 另一方面，項目管理工具的使用也隨著技術的進步而蓬勃發展。

如果您經營的是小型企業，則可以查看此最佳免費項目管理軟件列表。

更加重視軟技能

軟技能對於項目管理領域一直很重要。 但現在它比以往任何時候都重要。 通常，項目經理的價值取決於他/她的學術成就和應用不同項目管理技術的技能。 但最新的技術和人工智能程序使許多與管理項目和團隊成員相關的複雜任務正常化。 現在項目經理有時間專注於他們的其他職責，這就是軟技能變得必要的地方。

根據 PMI，以下是項目經理最重要的七項軟技能：

• 溝通
• 衝突管理
• 決策
• 領導
• 動機
• 組織
• 建立信任

項目經理應該強調培養他們的軟技能。 因此，他們可以為他們的組織增加更多價值。

人工智能和自動化的影響

在這個現代時代，一切都逐漸由人工智能技術控制。 因為它可以讓領導者更好地了解他們的用戶並做出更現實的決策。 項目經理已經開始使用人工智能來管理他們的項目和組織日常任務。 它通過自動化最大限度地減少人力，並提供更好的數據分析洞察力。 此外，項目經理正在藉助人工智能自動化來執行任務分配和數據可視化等複雜任務。

在項目管理中使用人工智能可以增加項目成功的可能性。 管理人員利用這項技術做出切合實際的預測、優化資源調度、實現數據可視化並進行風險分析。 它還有助於正確估計項目的持續時間、成本和進度。

對基於雲技術的需求不斷增長

基於雲的解決方案現在正處於需求高峰期。 越來越多的組織使用基於雲的管理軟件來存儲和管理他們的數據。 根據一份報告，全球超過 60% 的企業使用雲技術。 基於雲的項目管理軟件允許項目經理和團隊將所有項目數據、文檔和程序存儲在一個集中的中心。 這個集線器是安全的，並且始終在設備之間同步。

您和您的團隊成員將可以輕鬆訪問項目數據並實時查看工作狀態。 無論團隊成員是否住在世界不同的地方。

混合工作結構會統治商業世界的未來嗎？

混合工作已經存在了很長時間。 但是，隨著 Covid-19 危機的爆發，世界各地的公司開始適應這種新方法。 後來雇主意識到，員工不在辦公室時可以提高工作效率和注意力。 此外，它減少了位置依賴性並為員工和雇主節省了資金。 考慮到這些事實，專家預測混合模型是後 Covid 世界的未來。

混合工作模式代表了一種將遠程工作與辦公室工作相結合的組織結構。 這意味著公司允許一些員工遠程工作，而其他員工在本地工作。

最近的一項調查顯示，55% 的美國工人更喜歡在家和辦公室混合工作。 在英國，雇主預計普通家庭工人的比例將翻一番，從大流行前的 18% 增加到大流行後的 37%。 中國就業專家 Alicia Tung 曾表示，10 年後，現場/遠程工作的比例將達到 60/40。

在混合工作結構中，人們可以靈活選擇是喜歡內部辦公環境還是在任何地方遠程工作。 還有另一種混合模式，遠程員工需要在每週的特定幾天在辦公場所工作。 它主要發生在處理極其複雜的項目並需要更多團隊協作的公司中。 在這種情況下，您的所有員工都必須在當地工作。

然而，一個高效的混合工作場所不應該期望每個人都以相同的速度工作在相同的時間。 相反，您可以使用項目管理和日程安排工具來幫助您的地理位置較遠的員工保持正軌。 作為項目經理，您必須了解整個系統，以便為成功完成項目建立優化的工作環境。

借助頂級項目管理理念保持領先地位的新方法

在過去的幾年裡，技術、社會和市場的發展極大地改變了項目管理的格局。 也許制定項目路線圖可以幫助您直觀地了解為實現最終目標需要完成的工作。

應用新的項目管理理念時需要考慮的事項包括：

• 投資於正確的項目管理理念
• 權衡成本
• 收集團隊成員的反饋
• 鼓勵公開交流
• 引入有用的資源和政策

通過超越當前職位，您應該使用新技術來激發現有員工的最佳潛能。 上述項目管理理念可幫助您營造一個讓所有成員都感受到聯繫並投資於正確的工作模式的工作環境。

但是，您可以結合使用來自多種方法的流程和模板。 或者實施可靠的項目管理工具，如 WP 項目管理器，將其與您團隊的整體項目流程相結合。 如果您現有的關鍵業務部門（如 HR、CR 和會計）需要管理，那麼您可以簡單地將其與 WP ERP 集成——一個完整的業務管理解決方案，使您的日常任務比以往任何時候都更加簡化。

您對任何新的項目管理技術或工具有任何進一步的疑問或建議嗎？ 請在下面的評論中分享您的觀點。