2023 年 10 個最佳知識管理軟件平台（優缺點）

如果您的一名重要員工將在一周內離職，您認為您多久可以找人接替他們的職責？

隨著公司的發展，它越有可能擁有復雜的工作角色、多樣化的產品和服務以及大量的客戶查詢。

為了讓事情順利進行，每個人都必須能夠分享和組織知識。 這就是為什麼知識管理的概念已成為經營企業的重要組成部分。

考慮到這一點，本指南將介紹最好的知識管理軟件以及根據您的需求選擇軟件時要考慮的因素。 讓我們開始。

什麼是知識管理軟件？

知識管理軟件是指可用於保存和存儲有用信息的數字工具和平台。 使用這些知識管理工具，管理員可以以一種便於用戶導航和搜索的方式發布和組織信息。

這樣，用戶可以找到問題的答案並獲得快速解決問題所需的指導。

管理和共享信息的能力使知識管理軟件適用於兩個主要目的。 您可以使用它來：

• 創建一個只有您的員工可以訪問的私有內部中心
• 為您的客戶和合作夥伴構建公共的外部資源

知識管理系統通常託管在 Web 上。 因此，它的主要好處是隨時隨地發布和使用信息的便利和輕鬆。

最好的知識管理軟件

以下是您應該為您的企業考慮的最佳知識管理軟件列表，以及使它們脫穎而出的最佳功能、優點和缺點。

WordPress + 英雄知識庫

WordPress 是一個免費的內容管理系統，已經為數百萬個網站提供支持。 它易於使用，並且具有與您期望從任何知識管理軟件獲得的功能非常相似的功能。 這意味著您可以根據需要創建、編輯和分類內容。

如果您選擇使用 WordPress，則需要獲得自己的主機和域名，這將分別花費您大約 40 美元/年和 10 美元/年。

但即使有這筆費用，使用 WordPress 進行知識管理也比其他解決方案便宜得多。 雖然其他知識管理解決方案不需要您單獨購買託管服務，但託管費用已包含在它們的費用中。

使用 WordPress 的另一個好處是您可以完全控制自定義知識管理門戶的外觀。 並且有數以千計的現成模板供您選擇。

雖然 WordPress 主要用於啟動網站，但可以擴展其功能。 使用 Heroic KB 插件，您可以獲得將其轉換為成熟的知識管理平台的功能。 其中包括即時搜索、用戶反饋、文章分析等。

最重要的是，Heroic KB 具有直觀的界面、簡單的類別管理和簡單的定制器，可將您的知識庫與您的品牌標識相匹配。 您可以使用它的分析功能來了解您的知識管理解決方案滿足用戶需求的程度。

使用 WordPress 和 Heroic KB 設置知識管理平台非常簡單。 大多數網絡主機都提供 WordPress 的一鍵式安裝，因為它是最受歡迎的 CMS。

因此，一旦您獲得託管並安裝了 WordPress，您所要做的就是安裝 Heroic KB 並讓安裝嚮導指導您完成剩餘的步驟。

優點

• 出色的開箱即用的前端體驗
• 現代知識庫設計
• 比 SaaS 解決方案便宜得多
• 30天退款保證

缺點

• 沒有免費版本或試用版
• 您管理託管和軟件更新

價錢

對於一個網站，Heroic KB 的 Essential 套餐的費用是每年 149 美元。 如果您以每年 199 美元的價格獲得 Plus 套餐，則可以再添加兩個具有搜索分析和文章反饋等高級功能的站點。 Pro 計劃以每年 399 美元的價格解鎖包括 Slack 和 Helpscout 在內的第 3 方集成。

教授教授

ProProfs 是一個用於創建幫助中心的完整工具包，其中包括用於內部和外部目的的知識庫文檔。

ProProfs 重點關注團隊協作以及與 Freshdesk 和 Zendesk 等服務的集成。 它還附帶了一組預製模板，可以快速上手。

您可以輕鬆自定義樣式，包括顏色、字體和與您的品牌相匹配的方面。 其他功能包括支持 90 種語言的本地化和性能報告。

優點

• 易於安裝和使用
• 許多主題決定了知識中心的外觀
• 一些有價值的集成

缺點

• 對於更大的知識庫來說可能會變得昂貴
• 經常容易出現錯誤/崩潰
• 試用期僅15天

價錢

ProProfs 的定價取決於您是要將其用於員工還是客戶。

客戶公共幫助中心的費用從 30 美元/用戶/月起。 在此計劃中，您最多可以有 3 個用戶，創建 500 個頁面，並提供無限的瀏覽量。 下一個可用的高級計劃費用為 40 美元/用戶/月，最多可容納 10 個用戶、1000 個頁面和無限次查看。

如果您只為員工創建私人知識庫，您可以從 2 美元/用戶/月開始，最多 75 個用戶和 500 個頁面。 如果您想添加更多用戶和頁面，高級計劃的費用為 3 美元/用戶/月。

文檔360

Document 360 是最好的知識管理軟件之一，可讓公司構建私人和公共自助服務門戶。 有了它，您可以編寫、發布和組織知識。

團隊成員可以協作進行編輯，並比較彼此所做的更改是否在同一頁面上。 您還可以訪問分析報告，以了解哪些文章的瀏覽量和參與度最高。

Document360 有幾個擴展，您可以使用它們與現有的幫助台、聊天、評論和翻譯工具集成。 其中包括 FreshDesk、Slack、Zapier 等。

它還可以讓您設計知識庫以與您的品牌保持一致。 您可以使用自定義域並使用鏈接、社交圖標和 CTA 自定義導航。

優點

• 編輯內容時支持降價
• 直觀的用戶界面
• 易於設置

缺點

• 容易經常崩潰
• 可能存在格式問題
• 比替代品更昂貴
• 試用期短

價錢

Document360 提供 14 天免費試用，看看它是否適合您的業務。 還有一個免費計劃，讓您擁有 5 個團隊帳戶、50 篇文章和 1GB 的存儲空間。 保費計劃起價為每個項目每月 99 美元，大型企業最高可達每個項目每月 499 美元。

幫助緊縮

HelpCrunch 為您提供了一個乾淨的知識管理界面。 它非常適合小企業和大公司的新人。 此外，它還包括為用戶提供的實時聊天和搜索功能。

對於您創建的每條知識，HelpCrunch 都會向您顯示一個用於添加 SEO 元數據的面板。 這有助於您優化搜索文章並使其易於查找。

最重要的是，您還可以獲得具有有用指標的搜索分析，以改進您的知識管理平台。 例如，您可以查看哪些搜索沒有為用戶產生任何結果，然後創建文章來填補空白。

您還可以在您的幫助中心顯示一個小部件，以便客戶在聯繫您的客戶服務代理之前搜索知識中心。

優點

• 為您提供更多控制權來自定義外觀
• 可以與實時聊天集成以獲得更好的客戶體驗

缺點

• 可能不適合內部知識管理
• 不支持基於角色的訪問控制

價錢

HelpCrunch 有三種定價方案，都包括無限聯繫人和從其他平台免費轉移。 還有 14 天的免費試用期。

基本計劃的費用為每位團隊成員每月 12 美元，具有有限的功能，例如單語知識中心。 此外，您的知識庫和小部件上會有一個 HelpCrunch 水印。

您可以使用 Pro 計劃以每位團隊成員每月 20 美元的價格刪除此水印，並獲得高級功能，例如多語言知識庫和聊天機器人自動化。

八尾

Happeo 是一個社交工作空間，也是最好的知識管理軟件之一，它將團隊合作、互動和知識中心集成到一個平台中。

它可以毫不費力地與 Google Workspace、Microsoft 365 和您的企業當前可能擁有的其他軟件相結合。

保存在 OneDrive 或 Google Drive 上的文件可以方便地鏈接到頻道消息，然後可以直接發佈到 Slack 或 Teams 以通知所有人。

另一個關鍵功能是通用搜索，它可以讓您搜索整個系統。 您可以搜索的數據還包括與 Microsoft 365 和 Google Drive 等集成相關的文件。 此外，您可以通過其分析功能密切關注重要的績效指標。

優點

• 操作簡單直觀
• 允許進行團隊對話
• 與 Google Workspace 的兼容性很有用，尤其是搜索功能

缺點

• 它沒有免費版本
• 無法通過電話獲得客戶服務

價錢

Happeo 提供三種定價套餐：Essential、Recommended 和 Custom。 費用取決於使用該系統的人數以及您選擇的任何額外功能。

點擊向上

ClickUp 是一個強大的協作系統，適用於在不同領域運營的各種規模的公司。 它可以讓您整理思路、更好地工作並將您的文檔整合到一個位置。

作為最好的知識管理軟件之一，ClickUp Docs 帶有一個靈活的內容編輯器，旨在滿足您的每一個要求。

ClickUp Docs 的實時編輯功能使您能夠與他人同時協作。 用戶還可以發表評論，就正在創建的文章發表意見，並讓所有團隊成員保持一致。

為了組織和豐富您與 ClickUp 共享的知識，它支持嵌套頁面以及自定義標題、列表、表格和其他方面以突出關鍵細節的能力。

不僅如此，ClickUp 還兼容 1,000 多種不同的生產力軟件。 這進一步使您能夠從幾乎任何地方輕鬆地將信息添加到您的文檔中。

優點

• 操作簡單
• 不斷添加新功能
• 合理的成本
• 配備智能手機應用程序

缺點

• 速度可以使用一些改進
• 需要一些努力來理解它的特性

價錢

ClickUp 有一個永久免費的計劃，非常適合個人使用。 它包括 100MB 的文件空間，並且對任務和用戶沒有限制。

對於小團體，ClickUp 有一個無限制的計劃，每個用戶每月收費 5 美元。 它具有免費計劃中提供的所有功能，並且對存儲空間、集成和儀表板沒有限制。

流路

Flowlu 是一個 CRM、任務管理器和通信軟件，以及一個知識管理系統。

UI設計涉及卡片，類似於看板，與許多知識庫的百科全書風格相反。

您可以利用其簡單易用的編輯器與團隊成員協作，並通過表格、照片和視頻為您的帖子增添一些額外的風格。 然後標記並連接您的頁面以改進信息架構。

您還可以使知識庫與您公司的品牌保持一致。 這是通過自定義徽標、顏色、域名等來完成的。

優點

• 乾淨方便的用戶界面
• 導航簡單
• 價格實惠，並提供免費版本

缺點

• 功能不提供任何新鮮的東西
• 可能是客戶支持延遲

價錢

Flowlu 提供了一個只有兩個用戶和 1GB 空間的 0 美元版本。 它包括您團隊的知識庫。 升級到 Team 計劃後，您可以以每月 29 美元的價格添加 8 位用戶並獲得 10GB 的存儲空間。

Zoho辦公桌

在討論最好的知識管理軟件時，另一個不可忽視的平台是 Zoho，一個成熟的 CRM 平台。

它的服務台系統 Zoho Desk 是支持票務軟件和知識管理平台的混合體。 它能夠以高度自動化的方式為消費者提供快速響應。

它的一項功能，域映射，允許您使用自己的域名，同時輕鬆地與 Zoho 的系統同步。 您可以使用自定義 HTML 和 CSS 修改其外觀。

您還可以添加品牌徽標並自定義知識中心設計的其他方面。 其中包括頁面佈局、表單域、選項卡等。

另一個關鍵功能是修改誰有權查看內容。 例如，您可以選擇是向所有人顯示帖子還是僅向選定的組顯示帖子，例如已登錄的消費者或員工。

優點

• 與其他 Zoho 工具的強大連接性
• 高度可定制
• 合理的成本

缺點

• 某些基本功能僅在昂貴的計劃中
• 有點過時的用戶界面
• 操作和修改有點複雜

價錢

Zoho Desk 提供 4 個套餐，每個代理每月 0 到 40 美元不等。 還提供 Zoho Desk 的免費試用版，可以訪問 3 個代理。

如果你想支持無限的代理，付費計劃從每個代理每月 14 美元起。 此外，您還可以獲得表格視圖、工單跟踪等高級功能。

紐克利諾

Nuclino 是一個協作知識管理平台，用於促進公司內部的知識分配和團隊合作。

Nuclino 中的所有內容都可以實時協同編輯，自動保存版本歷史中的每個更改並防止版本衝突。

與超過 25 個不同的應用程序集成，允許嵌入交互式媒體，包括視頻、地圖、幻燈片、電子表格等。

此外，您可以將它與許多獨特的第 3 方工具結合使用，以通過演示文稿、表格、地圖、視頻記錄等媒體附件豐富您的內容。

另一個很棒的功能是使用 @ 符號來構建您的文章。 您可以使用它在一篇內容中嵌入指向其他相關內容的鏈接。 這使用戶可以快速找到答案。

優點

• 方便使用的
• 入職團隊成員所需的時間更少

缺點

• 與多個項目管理程序不兼容
• 對樣式的控制有限以匹配您的品牌

價錢

Nuclino 有一個免費的基本計劃，適合處於起步階段的新群體。 免費計劃包括最多 50 個文檔和 2 GB 的整體空間。

高級計劃起價為單個用戶每月 5 美元，其中包括無限數量的文檔、管理控件、單點登錄 (SSO)、版本歷史記錄、為每個用戶分配的 10 GB 空間等等。 您還可以申請 14 天免費試用，看看它是否適合您的業務。

泰特拉

Tettra 是一種更專用的內部知識管理解決方案，不作為 CRM 軟件的組件提供。

因此，它已預先配置為從 GitHub、Dropbox 和 Google Docs 獲取數據，並支持直接的數據共享。

此外，還有各種預製佈局，例如員工記錄佈局或員工必須遵循的常見程序佈局。

它包含一個智能搜索引擎，可以檢測頻繁的打字錯誤。 它還允許員工在知識中心內簡單地提供建議，而不是訪問另一個渠道來推薦新內容。

最後，它與 Slack 鏈接，讓您可以通過知識中心的即時鏈接來回應員工的詢問，而不是重複編寫相同的回复。

優點

• 操作簡單且用戶友好
• 及時的客戶服務

缺點

• 內容結構可以改進
• 有限的功能集

價錢

Tettra 為處於知識共享初始階段的緊湊型團隊提供免費計劃。 您只能訪問 10 個用戶、1 GB 的空間、僅 Google 連接，無法進行分析。

對於尋求增加勞動力知識的擴展企業，高級訂閱起價為 8.33 美元/用戶/月，最多 250 個用戶。 付費計劃包括與 Slack、Zapier、MS Teams 和無限存儲空間的兼容性。 您還可以免費試用付費計劃 30 天。

對講機

Intercom 是一個包含知識管理解決方案的客戶服務和 CRM 應用程序。

Intercom 以多語言著稱，因此，他們有一個集成框架，可以將您的材料翻譯成不同的語言。

您可以使用他們的內容編輯器來無縫上傳視頻記錄、照片、號召性用語和交互式教程。 您還可以限制對特定用戶組的訪問。

您可以根據需要對其進行自定義，以通過個性化徽標、陰影、域、標題等來確保您的知識中心與您的業務保持一致。

優點

• 配置對講很容易
• 與您的網站同步

缺點

• 客戶服務延遲
• 價格偏高

價錢

Intercom 為其用戶提供 14 天的免費試用期。 對於小型初創公司，高級訂閱起價為每月 74 美元，按年支付。 您還可以使用具有投票、WhatsApp 連接和產品演示等功能的附加擴展包修改您的包。

您應該在最好的知識管理軟件中尋找什麼？

現在您已經準備好嘗試我們上面介紹的一些選項，讓我們看看在評估知識管理軟件時應該考慮的關鍵方面。

易於設置和使用

使用您的知識管理門戶網站越難，您的員工和客戶就越不願意使用它來發布和查找信息。 最好的知識管理軟件使創建知識中心和添加/編輯內容變得輕而易舉。 管理員和用戶都應該能夠通過最少的培訓使用它。

文檔管理

沒有什麼比上傳他們想要的文件類型或必須將它們轉換成另一種格式的問題更讓團隊成員煩惱的了。 您的知識管理軟件應該能夠處理所有常用的文件格式和媒體，例如 PDF、視頻、音頻文件、電子表格等。

有效的導航和搜索

如果用戶找不到，創建所有這些偉大的知識有什麼用？ 最好的知識管理軟件的關鍵功能之一是讓您組織和優化信息，使其更易於搜索。 並且還提供搜索功能，讓用戶快速解決問題。

團隊協作

當許多人在知識庫中添加和編輯文章時，很難跟踪和查看所有更改。 因此，一個好的知識管理解決方案允許協作編輯、審查和批准流程。

內容和用戶分析

知識管理是一個持續的過程。 而且您需要有洞察力的數據來定期改進您的知識中心。 這包括以下詳細信息：

• 最受歡迎的文章
• 用戶搜索
• 文章投票或評分

所以一定要檢查你的知識管理軟件是否有績效報告功能，以及你可以獲得什麼類型的數據。

第 3 方集成

如果您已經在使用其他幫助中心、實時聊天或通信工具，則不需要替換它們或單獨使用它們。 通過將您的知識管理系統與您的工具集成，您可以將團隊的效率提升到一個全新的水平。

經常問的問題

什麼是知識管理？

知識管理是在組織中創造、保存、分配和管理知識的實踐。 其目標是幫助員工和客戶找到問題的答案並以有效的方式解決問題。

為什麼知識管理很重要？

有效的知識管理可幫助您增強員工的能力、提高生產力、提高員工敬業度並留住客戶。 相反，不充分的知識管理可能會損害員工的幸福感、客戶滿意度和整體收入。

知識管理軟件有什麼好處？

最好的知識管理軟件有助於降低提供客戶服務的成本，使訪問所需信息變得容易，讓團隊成員避免重複任務，加快客戶支持，並促進組織發展。

總結：最好的知識管理軟件

通過對最佳知識管理軟件的全面概述，我們希望您現在已做好充分準備，可以為您的業務做出正確的決策。 首先概述貴公司的知識管理需求。 然後嘗試上面介紹的各種知識管理平台，看看哪個最能滿足這些需求。

如果您是中小型企業的一員，我們強烈建議您選擇 WordPress 和 Heroic KB 的組合來進行知識管理。 這種方法將使您能夠完全控制自定義，並且成本僅為您為 SaaS 解決方案支付的費用的一小部分。

這樣，您的知識可以隨著您的業務而增長，並隨著您的需求變化而發展。 祝你好運！