冠狀病毒流行期間的生活和工作 - 第 2 部分

在我們“冠狀病毒流行期間的生活與工作”系列的第 2 部分中，我們將看看遠程團隊如何共享文件並更好地協作項目。 我們將研究可以幫助簡化此過程的可用工具，更清晰，壓力更小！

文件共享服務

很長一段時間以來，許多企業依靠內部服務器在團隊成員之間共享文件。 在過去的幾年裡，雲存儲和協作工具取得了飛躍式的發展，使內部服務器成為過去。

如今，Dropbox、Box 和 Google Drive 等服務都允許快速輕鬆地共享資產——從 Word 文檔到 PDF、照片等等。 這些服務的作用非常類似於內部文件服務器，但具有許多額外的好處，其中一個“必備”功能允許員工從世界任何地方的幾乎任何設備訪問文件。

這是對老式文件存儲和共享系統的巨大改進。 它不僅使訪問文件變得超級容易，而且這些基於雲的系統還以異地備份的形式為您的業務文件提供了額外的安全層。

易用性是許多企業現在採用 Dropbox 等第三方文件共享服務的另一個主要原因。 學習曲線很低，而可用功能的控制和水平很高。 例如，只需單擊幾下即可更改整個文件夾的訪問權限，以允許（或拒絕）對指定員工的訪問。

文件修訂是另一個很棒的功能，您會想知道如果沒有它，您將如何生活……當您有一個團隊協作處理共享文件時，您有時可能會遇到不幸的情況，即您後來決定不想要或可能不正確的更改。 傳統上，很難恢復到文檔的先前副本。 使用 Dropbox 或 Box 之類的工具，可以查看文檔生命週期內生成的文件版本數量，並只需單擊一個按鈕即可恢復到其中任何一個版本。 有時是救命稻草！

讓我們快速瀏覽一下該領域的 3 個主要參與者：

投遞箱

在過去的幾年裡，Dropbox 經歷了一些變革。 不久前，它主要被視為“家庭”文件存儲和共享應用程序。 時代怎麼變了。 它現在是企業領域的重要參與者，並受到 Lonely Planet 和 Expedia 等家喻戶曉的品牌的信賴。

下載 Dropbox 的桌面應用程序時效果最佳。 這會在您的計算機上創建一個專用的 Dropbox 文件夾，您可以將要存儲在 Dropbox 上的所有文件拖到該文件夾中。 而且，取決於計劃，這可以是無限數量，根本沒有存儲限制。 這些文件可以保留在您的桌面上，如果您沒有互聯網連接，您可以輕鬆訪問，而且還可以在後台無縫複製到 Dropbox 雲。 然後，您可以將這些文件或文件夾的訪問權限授予其他團隊成員。 文件修訂會保留下來，只需單擊按鈕即可恢復，而這些文件由 Dropbox 安全存儲，讓您在計算機或筆記本電腦出現故障或被盜時高枕無憂。 在這方面，Dropbox 甚至提供了在發生盜竊時遠程擦除您的計算機的功能。

Dropbox 絕對值得一試。 文件同步和恢復過程非常快速和可靠，整個系統設計得非常好。 在 dropbox.com 上查看

主要優點：無論您要存儲多少文件，桌面和 Dropbox 雲之間的文件同步都毫不費力。

微軟一盤

One Drive 將自己定位為 Dropbox 的競爭對手，並且是 Microsoft 365 客戶的主要文件共享和存儲系統。 如果您擁有包含電子郵件和訪問 Word 和 Excel 等內容的 Office 365 訂閱，那麼您幾乎可以肯定可以訪問 One Drive 上大約 1TB 的存儲空間。

該系統背後的理念與 Dropbox 非常相似……它允許將文件存儲在 Microsoft Cloud 中，讓您能夠與團隊共享和協作，另外還有將文件備份到遠程位置的額外好處。

因為它是 Office 365 產品的關鍵部分，所以它可以很好地集成到幾乎所有 Microsoft 產品（如 Word）中，並允許您從這些應用程序中快速輕鬆地保存到雲中。

微軟還有一個桌面應用程序，像 Dropbox 一樣，可以將文件夾變成與 One Drive 雲的“實時”連接。 放入其中的文件將與 One Drive 同步，已保存的文件將下載到您的計算機，以便於離線訪問。

儘管它包含在 Office 365 訂閱中，因此物有所值，但在嘗試同步大量文件時出現問題的報告。 也就是說，對於沒有數以萬計文檔的小型團隊，它提供了一種與同事共享和協作的可行方式。 看看office.com

主要優點：免費包含在 Office 365 訂閱中，這意味著您可以少付一張賬單。

盒子

Box 是 Dropbox 的主要競爭對手（不僅僅是因為它們的名字相似！）。 Box 是最初的企業文件共享服務，直到今天仍在繼續致力於為世界各地的公司提供出色的文件共享工具。

如果安全性和合規性在您的業務中很重要，那麼 Box 應該可以滿足您的需求。 他們提供了相當廣泛的安全工具，併計算了需要在其客戶中遵守 FINRA 和 GDPR 等行業標準的銀行和其他金融服務提供商。

與 Dropbox 和 One Drive 一樣，Box 允許您通過 Web 瀏覽器訪問文件，並通過 Box 應用程序將文件同步到您的桌面。 也許不出所料，本文中提到的所有文件共享服務還附帶了出色的 iOS 和 Android 應用程序，這意味著您不必整天盯著筆記本電腦。 更多信息請訪問 box.com

主要優點：出色的安全功能和法規遵從性確保適用於以安全為重中之重的企業。

文件協作

因此，我們介紹了文件共享和存儲領域的三個大牌。 無論您選擇哪種方式，我想您都會對能夠輕鬆地遠程訪問文件的感覺感到驚喜……您必須記住通過電子郵件發送您想在家中處理的文件的日子已經一去不復返了！ 備份和文件修訂方面也是使用此類服務的一個非常好的額外獎勵。

那麼，還有其他好處嗎？ 當然有，最重要的是毫不費力的合作。

我們已經談到了這些服務提供的文件修訂方面。 這三個系統都允許您根據需要恢復到文檔的先前副本。 但是當你們中的幾個人都在處理同一個文檔時呢？

幸運的是，Dropbox、One Drive 和 Box 都具有一系列功能，可以讓這一切變得輕而易舉。 從其他人正在編輯文檔的通知到“鎖定”文件以防止任何人進行更改的功能，您會發現協作變得很有趣。 所有這些系統都可以輕鬆地對文檔進行實時評論，並且各種跟踪功能意味著您可以看到工作如何隨著時間的推移而發展。 在沒有所有人圍坐在桌子旁的情況下，這些功能使一起工作變得輕而易舉。

捕獲和共享工具

我們今天要介紹的最後一組工具是允許您以屏幕截圖或視頻的形式捕獲屏幕的工具。 您知道嗎，口語交流比寫作快 6 倍（根據 Loom，我們的特色應用之一，無論如何！）。

當您在遠程工作時，每兩分鐘通過電子郵件（或 Slack，如果您閱讀我們的上一篇文章！）解釋小細節可能會令人沮喪。 同樣，有時您只是想要一種快速指出屏幕上某些內容的方法。 通常這可能涉及繁瑣的電子郵件或電話，但現在，多虧了這三個應用程序，它比以往任何時候都更快地表達你的觀點。

雲應用

CloudApp“在易於使用的企業級應用程序中將屏幕錄製、屏幕截圖和 GIF 創建帶到雲端。”。 CloudApp 可能是“原始”屏幕錄製/文件共享服務之一，它提供了非常流暢的共享體驗，讓您可以通過屏幕截圖或屏幕錄製的視頻進行快速交流。

首先，下載他們的桌面應用程序並安裝它。 啟動並運行後，只需按鍵盤上的 CTRL / ALT 和 6 即可立即打開一個錄製窗口。 按“開始”，然後繼續演示或展示您需要的任何內容。 CloudApp 將在後台錄製您的屏幕和聲音。 完成後，立即退出錄像機，片刻之後，您的視頻將自動上傳到 CloudApp 服務器。 將生成一個獨特的 url，然後您可以將其快速粘貼到電子郵件、slack 或其他工具中發送給您的同事。

不需要視頻嗎？ CloudApp 允許您快速截取屏幕截圖，然後對其進行註釋箭頭、文本、框等。 與視頻一樣，您將獲得一個可共享的 URL，然後可以將其發送給您的同事。

習慣使用這樣的系統需要一些時間，但是一旦將其集成到您的工作流程中，您會想知道沒有它您是如何管理的！ getcloudapp.com 上的完整詳細信息

Droplr & 織機

如果您喜歡使用這樣的工具的想法，那麼您可能還想查看其他選項，例如 CloudApp 的競爭對手 Droplr。 雖然他們的系統可以在 Windows 上運行，但它最初更適合在 Mac 上使用……所以，如果您是 Mac 用戶，這可能是適合您的系統。

最後，Loom 是“新來的孩子”。 在 COVID 爆發期間提供慷慨的免費計劃。 視頻錄製功能類似於 CloudApp 和 Droplr，但如果您想截屏，那麼 Loom 不適合您，因為它完全專注於視頻。

明天我們將研究您的工作環境。 在家工作提出了一些獨特的挑戰，確保您以最佳方式進行設置可以在生產力和您的健康方面產生重大影響。

來自 Pressidium 的所有人，保持健康！