在線會議禮儀基本指南

已發表: 2022-04-08

當您每月參加一次在線會議或每週參加十幾次在線會議時，了解該做什麼至關重要。此外，在線會議很像面對面的會議。這就是為什麼有些細微差別要求您調整和提升您的在線會議禮儀遊戲。為了保持職業精神，理解它很重要。即使您不知道從哪裡開始，本文也將指導您了解在線會議禮儀的“方式和原因”。

在線會議禮儀的重要性

在線會議正在成為高級管理人員、員工甚至學生和教師交流的主要方式。您最近可能被邀請參加多次虛擬會議。也許其中一次會議感覺不如預期的那樣富有成效。但是，會議是工作日的必要組成部分，無論是面對面還是在線。另一方面，低效的會議會剝奪企業寶貴的員工工作時間。

隨著會議和與會者數量的增加，它會產生累積效應。由於因果關係和安排在線會議的便利性，更容易受到影響。了解並遵守基本的在線會議禮儀規則是提高在線會議效率和效果的一種方式。它有助於消除常見的會議陷阱並保持在線會議的專業基調。此外，它還有助於使這些會議更加高效、富有成效和對所有人來說都是愉快的。

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通常，一些傳統的會議禮儀準則普遍適用。許多這些常識性的禮儀規則無意中在更隨意的在家工作氛圍中失效。當會議場地在線時，就會出現一種獨特的禮儀。我們將指導您完成所有您需要知道的事情，以便將您最好的自己帶到您的在線會議中。

通常，大型會議在預定開始時間之前很久就開始了。單擊啟動按鈕之前的專門準備時間對在線會議的成功大有幫助。

您需要花時間制定一個議程，說明會議期間要涵蓋的所有內容。然後提前分發它，以便通知與會者期望討論的內容。另一方面，如果您是會議參與者，會收到議程並提前查看。然後，這將幫助您做好充分準備，以便為會議討論增加價值。此外，當您被邀請參加會議但尚未收到議程時，請向會議組織者索取一份。

這有助於會議順利進行。此外，關鍵是確保所有與會者都在同一頁面上，並在會議開始之前了解期望。就會議基本規則達成一致有助於您的會議順利進行，並最大限度地減少中斷或不良行為。

在會議開始時單擊“加入”之前，您需要進入正確的頂部空間。在在線會議開始之前，嘗試做伸展運動或離開電腦幾分鐘。當你回來時，你會發現你的頭腦清醒並準備好參與。

通常，您使用的是新設備還是同一台舊計算機都沒有關係。您需要確保它在會議開始之前有效。因為在會議開始時試圖讓您的耳機工作而您的同事看著並等待可能會令人尷尬。

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在您準備好並測試您的設備並開始會議之後。是時候了解您在會議期間的行為方式了。

您需要靜音所有通知，包括電子郵件、聊天應用程序和其他任何內容。因為這可能會在會議期間分散注意力。因為您將在通話期間共享您的屏幕，所以意外的小狗可能會轉移注意力。如果您很容易分心，請關閉所有不必要的瀏覽器選項卡並收起手機。

主持會議時密切關注您的議程，並在會議結束時安排時間進行問答。因此，即使會議比計劃提前結束，您的會議也將持續必要的時間。

有了明確的議程和良好的會議，管理是確保您的會議在計劃的時間結束的最佳方式。因此，當您需要超過規定的時間時，請務必詢問與會者是否可以留下。即使他們必須離開，也要向他們保證這很好，並承諾稍後讓他們跟上進度。

會議結束時，良好的在線會議禮儀並沒有結束，特別是如果您是會議組織者。

在會議上討論並達成一致意見後，應形成筆記識別。您必須確保將此信息發送給所有與會者。

在會議期間，如果分配了任務，請務必確定誰負責。此外，您可以在會議記錄中總結這一點。此外，將其輸入到您的項目管理系統中。

如果您需要跟進您的與會者，請確保將這些會議放在日曆上。並且，發出新的邀請，這樣每個人都可以立即進行計劃。

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對在線會議的需求伴隨著分散的勞動力。遵循良好的在線會議禮儀，掌握這種便捷的技術並充分利用每次預定的會議至關重要。當您在在線會議之前做好準備時，這有助於充分利用您的虛擬會議時間。此外，它使同事更加滿意，對在線會議的態度更加積極。

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