項目管理的 5 個階段解釋

項目經理經常面臨項目延誤、溝通失誤、項目範圍分析錯誤等問題。您無法獲得全面的成功率，但每次失敗時，您都會學到並減輕風險。

另外，如果您充分了解項目的進展情況以及項目每個階段的運作方式，就有可能提高您的成功率。

項目管理有 5 個階段，作為項目經理，您的工作就是掌握從頭開始到最終執行的所有階段。

在本文中，我們將為您分解這些項目管理階段。

項目管理的 5 個階段是什麼

每個項目都有一個生命週期。 這由四到五個步驟組成，您通常可以將它們命名為項目管理的階段。 無論項目的規模或類型如何，項目管理階段都遵循類似的模式。 他們是這樣的——

1. 計劃啟動
2. 項目計劃
3. 項目執行
4. 項目監控
5. 項目結束

1. 項目啟動或構思

項目的首要任務是概念化和啟動。 作為一名項目經理，您需要為特定項目創建一張主要圖片，說明如何開始以及如何逐步進行後續步驟。

在啟動階段，您需要收集想法並將其轉化為業務計劃，設定目標，定義範圍和項目章程，並定義對項目的成功或失敗負責的人員（即利益相關者）。

項目啟動階段必須完成以下任務——

定義項目目標

您應該問自己和利益相關者的第一個問題是：“您希望通過這個項目實現什麼目標？”

例如，您在一家 WordPress 插件開發公司工作。 作為項目經理，您希望啟動新定價頁面的項目。 在這種情況下，您必須找出當前定價頁面不起作用的原因以及您期望從新設計的定價頁面獲得什麼樣的回報。

設定你的範圍

在開始工作之前就先了解項目邊界，這就是設置範圍的全部內容。 在此階段，您將創建項目目標、可交付成果、截止日期等的縮寫，以了解您想要和可以走多遠。

此外，此階段還包括資金和預算方面以及項目的總體時間。

最終確定利益相關者並定義他們的角色

利益相關者是與項目的進展和結果密切相關並對項目的進展和結果負責的人。 一些常見的項目利益相關者包括發起人、項目經理、項目團隊成員、客戶、最終用戶、內部利益相關者等。

作為項目經理，您將定義每個利益​​相關者的角色和職責。

可能的障礙

在項目啟動階段，可以假設並列出您在未來幾天可能面臨的所有障礙/風險，並創建備份和 B 計劃。

風險管理是一項艱鉅的任務，涉及風險假設、集思廣益、收集資源來處理風險、評估、確定優先級等。

另請閱讀：如何管理項目管理中的風險：項目成功的有效技巧

2. 項目策劃

項目規劃是項目啟動階段之後的直接步驟。 它包括更廣泛的項目目標定義，從“如何控制和監控項目”到項目完成。

項目經理中有兩種最流行的項目規劃方法 -

A。 智能方法。 這意味著您的計劃應該是具體的、可衡量的、可實現的、現實的和及時的。

b. 清除方法。 它暗示了一種協作的、有限的、情感化的、可欣賞的和可改進的工作流程。

在進行工作時，您應該結合使用這兩種方法以獲得更好的結果。

在規劃階段，您可以寫下並定義項目的完整路線圖。 事情是這樣的——

• 創建項目管理計劃
• 制定工作分解結構（WBS）
• 估算資源和項目持續時間
• 制定風險管理策略

這一階段的主要成果是明確啟動階段的所有步驟並對其進行詳細闡述。 因此，您的任務是為項目執行、監控和適當的控制制定深入的計劃。

在此階段，您需要聚集所有團隊成員並為他們分配特定任務。 例如，對於每項任務，您可以為一名或多名團隊成員設置完成任務的截止日期。

此外，您還可以在團隊成員和利益相關者之間建立適當的溝通渠道。 在這種情況下，像 Slack 這樣的消息工具將是一個明智的選擇。

3. 項目執行

現在，你的計劃已經準備好了。 是時候去上班了。 因此，這個階段包括啟動項目並一點一點地執行任務，產生項目可交付成果，直到最終完成。 換句話說，這個階段就是將計劃付諸行動。

因此，作為項目經理，您將建立一個強大的工作流程，幫助您的團隊成員完美工作、精確溝通並努力實現項目目標。 這包括以下內容——

• 仔細觀察團隊工作流程
• 正確管理您的預算
• 與利益相關者溝通

當您的團隊成員工作時，作為項目經理，您的關鍵任務之一就是跟進項目利益相關者，以便他們了解進度和進展情況。

例如，使用像 Project Manager Pro 這樣的項目協作工具會非常有益。 此 WordPress 工具可以幫助您通過內置消息、評論和聊天與利益相關者和團隊成員更好地溝通。

此外，您還可以監控團隊的進展和變化，並儘快制定可能的解決方案。

4. 項目監控

做最好的打算，做最壞的打算，並做好驚喜的準備。

丹尼斯·維特利

在第 3 階段，您的項目應該已經在運行。 所以，第四階段的工作很簡單。 您必須了解您的任務和團隊成員的表現。

這一切都是為了監控工作流程、找出關鍵優勢並加以增強。 如果發現任何問題，請採取正確的措施解決。

因此，你的主要工作就是整理項目中持續存在的問題，做出正確的決定並解決。 您也可以將其稱為項目績效監控。

看看項目績效監控時必須注意的以下事項 –

關鍵績效指標 (KPI)

確保正確設置 KPI，並監控您的任務和子任務是否及時完成並滿足 KPI。

數據採集

數據收集是項目管理中不可缺少的事情。 在整個項目過程中，您必須收集相關數據，並創建一個數據庫，其中包括項目進度、任務完成狀態、財務報告、QA、利益相關者的反饋等。創建強大數據庫的最佳方法是使用項目管理工具。

數據分析

收集的數據對於正確的數據分析非常有幫助。 您可以將項目的進度、支出、總體預算和結果與您在規劃階段創建的預算路線圖進行比較。

績效報告

在項目的各個階段，您可以根據數據分析創建績效報告，並與利益相關者共享以提高透明度。 此外，這些報告將幫助您了解您所有努力的方向。 基本績效報告由進展摘要、關鍵指標以及任何問題或挑戰的詳細信息等組成。

持續改進

監控對於確保您表現良好至關重要。 此外，您還可以用它生成項目進展的連續圖片。

當您擁有精心製作的績效報告和數據分析時，您將更容易了解項目的當前狀態並採取必要的步驟來增加成功的機會。

5. 項目結束

這是項目管理週期的最後階段。 在這一步中，您最終完成了項目並正式結束。

作為項目經理，您將在項目收尾階段執行以下操作 –

• 將項目可交付成果移交給項目發起人
• 獲得項目發起人的批准
• 正式關閉項目並解散團隊
• 安排項目後會議來評估成功和失敗

項目後或事後分析會議是讓所有團隊成員了解他們的表現、他們缺乏潛力的地方以及他們的優勢所在的地方。 它將引導他們在未來做得更好。

會議期間，最終報告將提交給項目發起人和利益相關者，以便就項目進行富有成效的討論。

項目結束階段的最終任務是對項目報告進行最終審查，分析可用數據，並將其存儲在一個安全的地方，以便您隨時可以訪問。 它將作為您下一個項目的知識庫。

項目管理 5 個階段的常見問題解答

關於項目管理生命週期的最終想法

項目管理生命週期由五個階段組成，一些專業人士喜歡將這五個階段分成六個、七個或八個階段。 然而，所有這些階段都簡單地包含在上述項目管理的 5 個階段中。

作為一名聰明的項目經理，您可以藉助項目管理軟件和人工智能來擴大您的範圍和可能性。 您所需要做的就是了解哪些類型的工具對您的預算和兼容性有幫助。