項目管理中解決問題的簡短指南（專家提示）

使您成為出色項目經理的最重要技能之一就是解決問題。 當您管理項目時，問題是不可避免的。 因為即使在我們的日常生活中，我們都必鬚麵對同樣的情況。 不同之處在於知識，以及你如何有效地運用這些知識來解決當前或即將發生的問題。

解決問題是觀察環境中發生的事情的過程； 確定可以改變或改進的事情。

開普納特雷戈

項目管理中的問題解決是一個戰略過程。 因此，您無法在一夜之間獲得該技能。 它需要逐步學習，採用一個框架來做到這一點，顯然，要保持一些關鍵的考慮因素。

那麼，在這個簡短的指南中，我們將向您展示一些在項目管理中可以遵循的行之有效的問題解決方法。 讀完之後，您將能夠了解您必須做的最重要的事情是什麼，並啟動路線圖以成為高效的問題解決者。

解決問題在項目管理中的重要性

您必須學習項目管理中解決問題的技能的原因有很多。 在您開始使用頂級技術或最佳實踐之前，讓我們先了解一些關鍵點，這些關鍵點使項目管理中的問題解決成為一項嚴肅的工作。

修復過程中損壞的東西

解決問題需要獨特的心態。 當您牢記這一點時，您可以輕鬆地更加專注地管理您的項目。 開展業務和管理項目是同時發生的事情。 完善的問題解決結構可幫助您指出問題所在、需要改進或更新的地方。

排除風險

識別風險對您的項目至關重要。 問題解決框架可幫助您了解業務的當前狀態。 有了足夠的數據，您就可以輕鬆地梳理出可以使用適當資源處理的風險。

提高性能

您的項目和員工是不可或缺的，他們相互補充以實現一個目標——成功和發展。 因此，當您竭盡全力為您的問題尋找可靠的解決方案時，它也會對您的員工產生良好的影響。 最終，這會提高你的整體表現。

尋找機會

你解決問題的次數越多，你就會看到最新的裂縫、損壞的東西和需要更新的東西。 通過相同的過程，您可以學會看到大局，了解大局的本質，並成為項目經理能夠傳達大局。 因此，您可以同時梳理風險和機遇。

如果您想直接從 WordPress 儀表板管理所有項目活動，請查看有關 WordPress 項目管理初學者指南的這篇文章。

您應該遵循的解決項目管理問題的 5 個步驟

如您所知，解決問題的技能需要一個框架。 作為項目經理，您必鬚根據您的專業知識和資源簡化最合適的方法。 下面，我們對一些最成熟的技術進行了分類，這些技術可以使您成為項目管理中解決問題的聰明專家。 一個一個地看——

1. 定義問題是你的首要任務

你看待問題的方式，你的員工不會。 因為，當他們看到問題時，他們希望您為他們解決問題，因為您是項目經理。 因此，首先定義問題對您來說很重要。 例如，您的團隊不斷錯過最後期限，所以這是他們的問題。 要找到可行的解決方案，您必須了解為什麼您的團隊會犯同樣的錯誤。

當你知道為什麼你的項目會發生某些事情，為什麼事情總是陷入困境時，理解問題的本質是可能的。 要弄清楚，您可以遵循 5W1H 方法。

這意味著提出這六個問題來定義項目管理中的問題 –

• WHO   這個問題有影響嗎？
• 問題的症狀是什麼？
• 項目在哪裡/在哪裡發生的？
• 什麼時候發生？
• 為什麼  問題發生了嗎？
• 它是如何發生的？

所以，問這個問題肯定會幫助你定義你的問題，當你想以一種聰明和無可挑剔的方式解決它時。

閱讀更多：如何使用 WP 項目管理器提高團隊生產力。

2.找出問題背後的原因

了解了問題的本質之後，下一步就是找出問題背後的原因，並分析到核心。 這類似於找到工作流程中的差距並依次填補它們以達到合適的解決方案。 因此，如果您遵循戰略方法，找到原因並不難。

例如，您可以使用魚骨圖。 這是找出問題原因的著名且有用的過程。 那麼，什麼是魚骨圖？ 日本組織理論家 Kaoru Ishikawa 創造了它，用於以視覺形式對問題的核心原因進行分類。

看上面的圖片。 假設，問題是您的網站已關閉。 魚骨圖將幫助您記下可能導致您的網站崩潰的可能原因。 通過維護這樣的可視化演示，您可以更好、更有效地解決項目管理中的問題。

這裡有一些不可避免的事情——你記下的原因，它們應該是真實的。 從很多可能的原因中，你的工作是了解真正的原因。 如果您進行深入分析，這是可能的。 因此，要做到這一點，根本原因分析 (RCA) 會有所幫助。

3. 產生解決方案的想法

既然您知道需要解決哪個問題以及原因是什麼，您就可以為正確的解決方案產生想法。 這是項目管理中解決問題的漸進步驟。 因此，在這一步中，您可以更自由地發揮創造力。 此步驟的目標是找出一組解決方案。 您顯然需要儲備解決方案或替代解決方案。 它們可以幫助您降低風險。 如果一個解決方案失敗，您可以選擇另一種方法。

因此，您需要做大量的腦力勞動、研究並收集可能的解決方案。 產生想法的兩種最佳方式是——頭腦風暴和思維導圖。

Mindtools解釋說，創造性的問題解決分四個步驟進行。 它們是——澄清、構思、開發、實施。

澄清階段讓你再次探索你對項目的看法和問題的本質。 然後它指導收集必要的數據並提出問題。 以下步驟都是關於利用您的所有理解、數據、資源和目標擴展框架，以探索想法、制定解決方案並製定實施計劃。

4.選擇最合適的解決方案

當你的衣櫥裡塞滿了相似的衣服時，要選擇合適的顏色並不容易。 但是，當您下定決心，了解特定節目的禮儀和著裝要求時，您的時尚感會讓您選擇最合適的顏色。 當您管理任何項目並解決某些問題時，總會發生同樣的事情。

在你產生了很多想法並製定了一堆不同的解決方案之後，猶豫是不可避免的。 因此，作為項目經理，您解決問題的能力要求您選擇最有用和最簡單的方法來解決您的問題。

好吧，最好的方法是衡量所有的解決方案，將它們相互比較，並考慮以下事實——

• 您的期望和優先事項
• 評估所有解決方案並對其進行測量
• 考慮你的資源
• 首先選擇最簡單的

但是，您永遠不應該停止提問。 問問自己，激發從事該項目的學生提出問題。 出現的問題越多，解決方案就越有效和完美。

5. 採取行動解決你的問題

當您知道您的問題是什麼以及必須實施哪種解決方案時，請重新開始。 是時候採取行動了。 實施解決方案是最後一步。 但是你必須通過所有早期的步驟才能達到那個水平。 這是一個既定的框架，可以提高您作為問題解決者的技能。

閱讀更多： 2022 年要遵循的 6 個有趣的項目管理理念。

項目管理工具如何幫助您解決問題

在自動化時代，項目管理變得更加容易，因為工具可以幫助您創建員工、客戶、賬戶和整個項目等的在線數據庫。PM 自動化軟件可以讓您實時跟踪每個流程，並簡化您的工作努力做出更好的決定。

例如，如果你有一個像WP Project Manager這樣的 PM 自動化工具，你在項目管理中解決問題就會更加可行和簡單。 就是這樣 -

• 它確保您的資源和計劃得到最佳利用
• 穩健地組織和跟踪您的項目和任務
• 先進的管理工具，讓您的追踪更高效
• 該工具將加強您的協作
• 生成報告，以便您可以了解項目的進展情況以及不足之處

總的來說，WP Project Manager 具有可以簡化您的工作流程的所有功能。 當您看到項目儀表板（包括看板、甘特圖、任務列表、日曆等）的實時更新和活動時，您可以更高效地輕鬆遵循所有解決問題的步驟。 儘管如此，這項工作會更容易。

關閉項目管理中的問題解決

大多數問題在開始時都很小。 作為足智多謀的項目經理，您的工作是盡快解決它們。 你拖得越久，問題就越大。 一艘船在長途航行中經常會出現許多發動機小故障或裂紋。 聰明的船長總是在循環中同時修復它們。 作為項目經理，您的工作不亞於此。

一個戰略性的問題解決框架將幫助你應對這個循環，而一個完美的項目管理自動化工具可以讓你更快地解決你的問題（不要忘記增加靈活性、可負擔性、時間管理和智能）。

所以，這是我們的最後一句話——不斷創新解決項目中問題的最新方法，不要讓問題變得比你自己更大。