使用自動化任務管理器提高項目管理效率的 11 種最佳方法（專家提示和工具）
已發表: 2022-03-03作為項目經理，您的技能和效率可以更上一層樓。 沒有任何限制。 因此，採用一套可以不斷提高項目管理效率的流程是明智之舉。 如果您遵循它們，定期練習並不斷進步，那麼隨著時間的推移，您肯定會進步很多。
在現代企業中，項目經理變得更聰明，並通過自動化提高他們的能力。 因此，它也是我們正在談論的那個過程的一個組成部分。 節省金錢、時間和精力可以讓你有更多的創新空間，而自動化會讓你輕鬆做到這一點。
在下面的博客中，我們將討論整個事情，並向您展示如何通過智能任務管理和戰略流程提高項目經理的效率。 繼續閱讀。
為什麼您需要提高項目管理效率
項目管理的效率是一種可以逐漸實現的品質。 使您成為充滿活力的項目經理的東西，可以使用可用資源和時間進行精確估計，解決問題並使項目取得成功。 效率還為您帶來適應性、開放性和在利益相關者中受歡迎的能力。
在評估不同的過程時，通常會使用效率和有效性的概念。 基於項目的組織經常在時間、成本和質量之間尋求平衡，他們希望盡可能高效地做到這一點。
Erik Sundqvist，科學指導
從計劃、預算到執行——項目經理需要經歷一個漫長而乏味的過程。 風險幾乎是必然的。 管理你的人、分配任務，然後完成目標需要大量的腦力和體力。 那麼，什麼是你的救贖恩典？
的確，這是你的效率。 如果您可以利用所有可用資源並發揮適當的潛力，您就可以成功。 那麼，該怎麼做呢？ 這是您的工作需要完成幾個步驟的地方。
提高項目管理效率的 11 個行之有效的步驟
效率措施的清單是永無止境的。 您可以創新一種新方式，好吧，也許每週都可以。 但關鍵是哪些是最好的，專家認為它們確實有效。
儘管如此，我們還是在下面整理了一些經過驗證的最佳實踐，以提高您的項目管理技能。 去看一下 -
- 專注於規劃
- 創建知識庫
- 建立同步溝通流程
- 管理和預算項目時間
- 風險管理策略
- 使所有項目數據都可訪問
- 跟踪過程
- 獎勵執行團隊成員
- 調整正確的工具
- 開放的反饋和建議
- 永不滿足並持續改進
讓我們詳細探討並找出這些方法將如何幫助項目經理提高他們的項目管理效率–
1. 注重規劃
計劃是所有項目管理活動的支柱。 如果您有一個周密的計劃和備用計劃，您就可以安全地玩遊戲。 此外，這是確保您從事一些嚴肅的業務的第一步。
簡單地說，你需要做這件事來製定一個可操作的計劃——
- 定義項目範圍
- 創建工作分解結構
- 定義和排序項目活動
- 明智地估算預算、持續時間和其他資源
- 準備好應急計劃
所有上述任務只會使您的項目精簡。 當您的骨骼強壯時，身體必須具有良好的形狀。
2. 創建知識庫
創建知識庫對於您的項目至關重要。 每當您需要信息時，知識庫都可以為您提供幫助。 因此，一個常見的場景是這樣的——假設有人需要知道上一季度的銷售數字。 你讓他知道。 然後另一個人來詢問相同的信息。 你不介意再回答一次嗎？
知識庫對於交叉共享和在整個組織內同時運行數據流是必要的。 這不僅可以幫助項目內部的人，也可以幫助外部人員和客戶。
3.建立同步溝通流程
除非您在利益相關者之間有穩定的溝通，否則您的項目將面臨風險。 與您的項目相關的每個人都必須確保他們在同一頁上，並為同一目標工作。 然而，許多項目由於缺乏它而失敗。 顯然，“通信故障”導致了 57% 的項目失敗。
那麼，如何建立一個堅持的溝通過程呢？ 第一件事是選擇一種格式或板，所有信息都應保留並定期更新。
下一階段是設定溝通目標。 這意味著通過與項目利益相關者的溝通過程，為您希望實現的目標制定另一個計劃。 確定溝通方式和目標後，就該確定利益相關者並選擇要遵循的方法了。
4. 管理和預算項目時間
除了您花費的時間和金錢之外，項目延誤還可能讓您失去最寶貴的東西——您的客戶。 因此，適當的預算和時間管理是您必須解決的大問題。 所以，當你開始管理一個項目時，你需要標記以下檢查清單——
- 對您正在投資的資源的良好估計，
- 你選擇的人作為共犯
- 將該項目分成小部分，將合適的人分配到合適的位置
- 設定完成每項任務的預計時間
預算是一個沉重的負擔。 所以，讓你有效率的是根據你的業務選擇最合適的方法。
五、風險管理策略
作為項目經理，風險是顯而易見的。 最終，您應該成為一名優秀的風險經理，以使您的項目取得成功。 風險管理策略是一個非常聰明的武器庫，可以應對任何迫在眉睫的情況。 現代營銷人員在遇到麻煩時總是考慮積極和消極的風險管理策略。
專家發現了三種類型的策略來解決風險管理問題。 它們是——積極的、消極的和或有的風險應對措施。
例如，如果您選擇積極的，則風險管理有四個步驟。 利用、分享、增強和接受。 剝削意味著有意冒風險以啟動可能性。 有時，聰明的項目經理會尋找合作夥伴並分擔風險以實現可能性。
偶然的反應出現在特殊場合。 有時，您的估計可能得不到準確的結果，而將您推向失敗的邊緣。 然後，一個或有的風險管理響應可以幫助你擺脫困境。
6. 使所有項目數據都可訪問
我們已經提到了知識庫的重要性。 然而，一個成功運行的項目需要項目利益相關者之間最高級別的可訪問性。
一個正在運行的項目會產生大量的數據集和文檔。 每當有人需要什麼東西時，他/她必須有辦法毫不費力地輕鬆拿走它。 它也是溝通過程大局中不可或缺的一部分。 除此之外，你在做什麼，應該記錄在案。 在可訪問的數據庫中，您的所有項目數據都需要保存並可追溯。
7. 跟踪過程
跟踪為您提供項目的全貌。 一些最關鍵的是——
- 你完成了多少任務，
- 有什麼改進，
- 你需要去多少個聯賽
- 哪些措施更能改進你的流程
作為聰明的項目經理，您的工作是找到有效跟踪項目管理任務的最佳方式。 在這種情況下，項目管理軟件或自動化任務管理器會帶來很大的優勢。
8.獎勵執行團隊成員
並不是說你所有的團隊成員都是一樣的。 他們有不同的角色、領域、責任感和能力。 除了這些預先確定的品質外，人們在從事項目時會有不同的反應。 你不能指望他們一直都以同樣的方式表演。 因此，您必須組裝它們以提高成功率。 在這種情況下，增強他們內在力量以更緊密、更有效地工作的最佳方法是什麼？
員工認可對 37% 的員工至關重要。 參與度排名前 20% 的團隊的失誤減少了 59%。 大約 34% 的美國員工感到敬業。
一個行之有效的秘訣是——獎勵表現更好的人。 激勵他人以相同的節奏表演或幫助他們嘗試自然而不是強迫地這樣做是一項古老的傳統。
9. 使用合適的工具
好吧，這是棘手的部分。 自動化是大多數現代項目經理想要相信的東西。但是他們中有多少人真正這樣做了呢？ 麥肯錫報告稱，31% 的企業至少擁有一項完全自動化的功能。
因此，根據 Farc Research 的說法，“專業人士平均需要 18 分鐘來手動查找文檔——佔他們時間的 20% 到 40%——並花費 50% 的時間來搜索信息。”
這意味著，採用自動化可以節省您的精力和時間，讓您有更多時間專注於其他事務，從而提高項目管理效率。
因此，不可避免地需要一種自動化工具來發展您的業務流程。 但是選擇哪一個，以及正確的工具如何提升您的遊戲水平呢？ 我們將向您展示這個。
10. 接受反饋和建議
一個好的項目經理總是樂於聽取學生的意見。 至少，聽取志同道合的人的意見，分享想法和建議沒有什麼不好的，對吧？
項目經理不接受新想法並告訴他的員工“我比你知道的更多，這就是為什麼我是你的經理”的常見故事很糟糕。
假設，他的名字叫布魯克斯先生。 他從未想過團隊成員會為項目增加一些價值或任何迫在眉睫的問題。 因此，每當發生任何問題時，他們手中並沒有太多解決問題的辦法。 雖然他的計劃失敗了，但這個人卻固執地接受任何新建議，而是責怪團隊成員。
該項目無處可去。 而且，事情開始分崩離析。 儘管是一個有能力的人，擁有良好的領域知識，但布魯克先生未能實現他的目標。
這裡有一個教訓很清楚：作為項目經理，您必須重視您的每個團隊成員。 讓自己對新想法和討論持開放態度。 因為每個人在從事項目時都可以在項目中投入一些東西。
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11.永不滿足並持續改進
項目經理的生活是一段每天都在推動創新的旅程。 因此，如果您通過遵循一組最佳實踐和規則獲得成功，請不要認為下一次或下一個項目也會效仿。 這是一個不斷變化的世界，您也應該如此。 您的遊戲具有適應性，充滿活力可以帶您到領導職位。
利用自動化任務管理器來提升您的項目管理技能
自動化為您的員工帶來創新和速度。 因此，如果您有一個自動化任務管理器，我們在整個博客中討論的所有效率措施都可以輕鬆實現。
從計劃到跟踪流程、分配任務到時間預算或跟進，您可以從這些工具中獲得一切。 例如，如果您有一個像 WP Project Manager 這樣的自動化任務管理器，您可以簡單地簡化所有項目任務並提高項目管理效率。
您可以依賴的一些核心功能是 –
- 資源和規劃援助
- 智能跟踪您的多個項目
- 您可以設置截止日期和提醒/通知系統以滿足他們
- 高效的時間跟踪選項
- 通過看板、任務列表、甘特圖和可訪問文件存儲選項進行團隊協作
- 報告和分析
WP Project Manager 是一個成熟的開源管理工具，可以最大限度地自動化您的團隊和項目。
關於項目管理效率的總結
項目管理是一項戰略任務。 它不需要匆忙，而是需要逐步採取措施才能達到目標。 如果你想成為一個聰明人，你的核心武器應該是你作為男性管理者的效率和對技術的適應能力。
此外，我們提到的上述步驟，您可以隨時進行更改並創新出最新的效率措施。 那麼，您當前項目管理的哪一部分需要革新？ 在評論部分告訴我們。