如何編寫軟件用戶手冊：終極指南（包括模板）

已發表: 2023-05-30

不確定如何為您的產品編寫軟件用戶手冊？

如果您想幫助您的用戶以最有效的方式從您的產品中獲得最大價值，那麼創建高質量的軟件用戶手冊是一個很好的起點。

通過為用戶提供他們自己學習和解決產品問題所需的內容，您可以幫助他們取得成功，而無需他們聯繫您的人工支持渠道。

這不僅讓您的用戶更輕鬆，而且還可以減少您企業的支持請求，從而節省您的時間和金錢。

那麼——您如何才能為您的用戶創建完美的軟件用戶手冊呢？這就是本指南的目的。

為了幫助您啟動和運行，以下是我們將在本文中介紹的所有內容：

什麼是軟件用戶手冊
如何四步寫好軟件用戶手冊，含軟件用戶手冊模板
為您的用戶手冊創建高質量內容的最佳實踐

讓我們開始吧！

什麼是軟件用戶手冊？

軟件用戶手冊是提供有關如何使用和管理您的軟件應用程序或產品的信息的文檔。

您的軟件用戶手冊可以包括入門指南、說明、詞彙表、故障排除提示和其他類似類型的內容。

基本上，它包括您的用戶從您的軟件中獲得價值所需的所有信息。

通常，它會從安裝步驟開始，然後介紹界面的一般概述以及如何使用不同的功能，然後在需要時深入探討故障排除和常見問題解答。同樣，我們將在下面分享更詳細的軟件用戶手冊模板。

要查看軟件用戶手冊示例，您可以查看 Forklift 3 用戶手冊，它直接跳轉到界面說明。

再舉一個例子，你可以看看 Slack 的入門內容，它也直接跳到解釋 Slack 界面。

為什麼創建軟件用戶手冊很重要？

為您的產品創建軟件用戶手冊有兩大原因：

改善用戶體驗——通過讓用戶更輕鬆地學習如何使用您的軟件並最大化他們從您的軟件中獲得的價值，您的用戶將獲得更好的體驗。
減輕支持負擔——通過讓用戶能夠解決自己的問題，您可以減輕人工支持渠道的負擔。如果您將用戶手冊與其他類型的支持內容（例如知識庫和/或常見問題解答 (FAQ)）結合使用，則尤其如此。

如何分四步編寫軟件用戶手冊

現在，讓我們進入有關如何編寫軟件用戶手冊的一般分步指南。在下一節中，我們還將針對您的用戶手冊中的實際內容介紹一些最佳做法。

如果您有興趣更全面地了解這些主題，我們還提供了有關如何創建任何類型的用戶手冊的指南。

1. 規劃軟件用戶手冊的結構

在開始為您的手冊創建任何內容之前，您首先要正確規劃手冊的結構。

為了使您的手冊盡可能全面，您可能希望召集多個關鍵利益相關者來幫助您做到這一點。

例如，這可能包括客戶成功、銷售等——任何了解如何幫助用戶從產品中獲得盡可能多價值的人。在某些情況下，您可能還需要引入更多技術人員來幫助處理更高級的細節。

當然，如果您正在運行一個單獨的項目，您將自己承擔所有這些帽子。這就是成為獨立創始人的樂趣。

一旦掌握了相關知識，就可以構建用戶手冊的大綱。

對於粗略的軟件用戶手冊模板，您可以按照以下內容進行操作……

目錄- 列出用戶手冊中的不同部分，以便用戶知道會發生什麼。
簡介——解釋您的軟件用戶手冊的目的。
系統要求——詳細說明人們使用您的軟件所需的任何特定要求，例如硬件規格、操作系統等。
安裝說明——涵蓋用戶如何安裝軟件。
用戶界面概述——給出界面的高級概述。
如何使用特定功能——為每個核心功能創建一個部分，向用戶展示它是如何工作的。
常見問題——涵蓋用戶可能遇到的一些常見問題。
故障排除——分享故障排除建議。
詞彙表——如果您的軟件有特定的術語，您可能希望在軟件用戶手冊末尾附近添加一個詞彙表。
支持聯繫方式——解釋用戶在需要任何額外幫助時如何联系支持。您希望將其保留在最後，以便用戶在尋求支持之前嘗試自助。

您不必完全遵循此軟件用戶手冊模板——它只是一個起點，讓您了解您可能想要包括的內容。

2. 創建您的軟件用戶手冊內容

有了大綱後，您就可以開始創建軟件用戶手冊內容了。

您的大部分內容將是文本，但也不要忘記包括相關圖片、GIF 和視頻。

雖然此步驟可能會花費最多的時間，但我們現在將此部分保持簡短，因為在下一節中，我們將分享一些軟件用戶手冊最佳實踐，以幫助您的團隊創建有效的用戶手冊內容。

誰來編寫您的內容將取決於您組織的規模和產品的複雜性。如果您沒有專門的技術作家，您可能需要將內容分配給您的客戶成功團隊或技術團隊，具體取決於軟件的複雜性。

或者，如果您是獨立創始人，您可能是編寫手冊內容的最佳人選，因為您對內容有最深入的了解。您可以隨時聘請編輯來幫助您改進初稿。

3. 發布您的軟件用戶手冊

有了軟件用戶手冊的內容後，您需要以一種讓用戶輕鬆使用的方式發布手冊。

大多數知識庫或文檔軟件都可以作為軟件用戶手冊使用，但如果您覺得過於有限，您始終可以編寫自己的解決方案。除了網絡版之外，一些企業還發布了 PDF 版的用戶手冊。

要查看發佈軟件用戶手冊網絡版的一些不錯的選擇，您可以查看我們的最佳知識庫軟件和最佳文檔工具列表。

如果您正在尋找能夠為您提供可靠功能列表、對您的內容擁有完全所有權以及根據您的需要靈活定制內容的用戶手冊軟件，您可以使用我們的 Heroic Knowledge Base WordPress 插件。

Heroic Knowledge Base 是開源軟件，它擴展了類似的開源 WordPress 內容管理系統 (CMS)，具有發佈軟件用戶手冊所需的所有功能。

您將對您的平台擁有完全的所有權，並且可以根據需要靈活地調整每個元素。但與此同時，Heroic Knowledge Base 仍然包含軟件用戶手冊所需的所有重要功能的內置功能：

文章組織- 您可以使用類別組織軟件手冊中的文章。例如，您可以為“安裝”、“界面”、“使用功能”、“故障排除”等設置不同的類別。
內容髮現功能——為了幫助用戶盡快找到相關內容，Heroic Knowledge Base 包括有用的內容髮現功能，如實時搜索建議、自動目錄等。
用戶反饋系統——用戶可以分享對每篇文章有用性的反饋，讓你知道自己做得好的地方（以及需要改進的地方）。
詳細的分析——您可以跟踪哪些文章獲得最多的瀏覽量，哪些文章導致最多的人工支持請求，用戶正在搜索哪些術語，哪些搜索沒有返回任何結果，等等。

4. 根據反饋和更改更新您的軟件用戶手冊

創建高質量的軟件用戶手冊不是“一勞永逸”的事情。發布手冊後，重要的是仍然指派關鍵利益相關者根據需要更新和修改手冊。

在某些情況下，您的軟件發生變化時可能需要這些更新。例如，如果您添加新功能或更改軟件界面，則需要更新用戶手冊以說明這些更改。

在其他情況下，這些更新可能來自用戶反饋。例如，如果您發現用戶對某篇文章感到困惑，您可能會更新該文章以使其更有幫助。

或者，如果您發現用戶正在搜索您的軟件用戶手冊中不存在的主題，您可能需要創建一篇新文章來涵蓋該主題。

使用 Heroic Knowledge Base 等工具發布您的用戶手冊將使您可以輕鬆跟踪這些類型的分析，以便您可以監控和改進您的用戶手冊內容。

編寫軟件用戶手冊的最佳實踐

現在您了解瞭如何編寫軟件用戶手冊的基本過程，讓我們回顧一些創建有效用戶手冊內容的最佳實踐。

了解您的聽眾是誰

如果您想創建有用的用戶手冊內容，則必須知道您是為誰而寫的：

您的用戶來自哪裡。
他們試圖用您的軟件完成什麼。
他們正在經歷什麼痛點。
他們對您的行業和/或任何相關技術領域的一般知識水平。
他們在哪家公司工作（或者如果他們是個人用戶）。
ETC。

例如，假設您的軟件與 Salesforce 打交道。如果您的目標用戶是經驗豐富的 Salesforce 管理員，那麼您的內容看起來與您的目標用戶是銷售人員本身時會有很大不同。

您可能已經從現有工作中很好地了解了目標用戶。但是，如果您不確定，可以使用客戶畫像、調查和訪談來獲得更深入的了解。

使用邏輯結構和組織

我們在上一節的第一步中談到了這一點，但以最佳方式組織您的用戶手冊非常重要，這樣用戶可以輕鬆地從您的內容中獲取價值。

您可以通過不同的方式來組織您的用戶手冊，並且您可以在不同的部分使用多種方法：

線性體驗——您可以按照用戶體驗事物的方式來組織您的手冊。例如，您可以從“安裝”作為第一部分開始，然後轉到下一部分安裝後的第一個操作。
功能– 您可以根據軟件中的不同功能來組織手冊內容。
故障排除——您可以在一處收集常見的故障排除步驟。

同樣，在您的手冊中使用多種方法完全沒問題。例如，您可能首先以線性方式為安裝過程組織事物。

但是一旦你完成了安裝並且用戶可以開始以不同的方式應用你的軟件，你可能會切換到基於功能的組織方法。

保持你的寫作簡單和一致

為了使您的軟件用戶手冊盡可能易於訪問，保持您的寫作盡可能簡單是很重要的。

要做到這一點，請記住以下幾點：

不要使用行話或令人困惑的詞——當涉及到您的行業和/或您的產品語言時，並非所有用戶都具有相同的知識，因此避免不必要的技術行話和令人困惑的詞彙很重要。您可以使用 Flesch Reading Ease 測試等工具測試您的內容以發現問題。
避免被動語態——在用戶手冊中使用被動語態尤其容易混淆。例如，與其使用被動語態，例如“可以通過按保存草稿按鈕保存草稿的副本”，不如使用主動語態，例如“按保存草稿按鈕保存您的草稿副本”草稿。”
使用短句——將您的內容分成短句，使用戶更容易閱讀和瀏覽您的用戶手冊內容。盡可能避免長段落（又名“文本牆”）。
保持一致——使用一致的措辭和格式將使用戶更容易理解您的手冊。例如，如果您總是使用有序列表列出特定任務中的各個步驟，請嘗試在整個用戶手冊中保持這種格式。
避免語法問題- 確保您沒有任何可能使用戶更難理解您的手冊的語法錯誤。您可以使用 Grammarly 和 Hemingway 等工具進行檢查。

在有幫助的地方加入圖片和視頻

雖然文本內容將構成用戶手冊的基礎，但在有意義的地方也包括圖像和視頻也很重要。

“一張圖片勝過千言萬語”這句話可能是陳詞濫調，但當您試圖解釋用戶如何從您的軟件產品中獲得價值時，這絕對是正確的。

為了幫助解釋文本中的概念，您可以添加帶註釋的圖像或 GIF 來演示您正在談論的內容。

例如，Slack 在其界面介紹圖像的註釋方面做得很好。

視頻內容對某些用戶也很有用。但是，您應該小心不要僅依賴視頻內容，因為它並不總是用戶使用軟件手冊內容的最佳方式。

例如，如果用戶只是想對特定細節進行故障排除，他們通常在文本內容中比在視頻中更容易找到該細節。

立即創建您的軟件用戶手冊

我們的指南到此結束，介紹如何編寫出色的軟件用戶手冊，讓您的用戶獲得成功。

如果您想以最簡單的方式發布您的軟件用戶手冊，您可以使用 WordPress 的 Heroic Knowledge Base 插件。

Heroic Knowledge Base 是一個開源插件，可讓您利用 WordPress CMS 創建完全在您控制之下的自託管軟件用戶手冊。

同時，您無需犧牲功能，因為 Heroic Knowledge Base 提供了創建優秀軟件用戶手冊所需的所有功能。這些功能包括實時搜索建議、類別組織、用戶反饋收集、分析等。

如果您已準備好開始使用，請立即購買 Heroic Knowledge Base，您將立即獲得精美的用戶手冊。