循序漸進的變革管理流程：重要性、類型與失敗原因

變化是世界上最持續的現象。它是成長和創新的催化劑。大量研究發現—79.7%的人需要每兩到五年調整一次業務，才能在市場中生存並延續成長曲線。

然而，全世界有很大一部分人不喜歡改變。這可能是因為未知的恐懼、不適、情感依附、不確定性、感知的複雜性等。

這類人可能是您企業成長發展的最大威脅。為了因應這種情況，變革管理理論應運而生。本文將詳細討論該主題，包括有關變更管理流程的逐步指南。

什麼是變革管理流程？

變革管理是指導人員和組織進行變革的系統過程。其目的是確保過渡順利進行。這個過程涉及一系列連續的階段—確定變更需求、規劃、溝通和實施。

最終目標是確保變革被廣泛接受並與組織目標保持一致。例如，我們目前正在經歷一場人工智慧革命。許多人工智慧工具已經進入市場，很快就會出現更多人工智慧工具，引發第五次工業革命。

除非各級人員和組織能夠與這項技術保持一致，否則從長遠來看，他們肯定會遭受損失。

變革管理流程的重要性與好處

由於其相當重要，全球變革管理諮詢的市場規模每年都在成長。因為農場的現有管理者並不總是能夠有效地處理變革管理。

在這種情況下，他們傾向於尋求知名變革管理顧問公司的協助。看看下面的統計圖表，它顯示了變革管理諮詢的市場規模多年來如何激增。

那麼，為什麼變革管理如此重要？在本節中，我們將說明主題並涵蓋一些關鍵點。繼續閱讀！我們希望您喜歡它。

一個。促進組織適應

47% 整合變革管理的組織比其他 30% 未整合變革管理的組織更有可能實現其目標。

根據WalkMe專家的說法

變革管理流程涉及整個過渡過程中的規劃、培訓和支援人員。當改變實施時，這讓他們感覺更舒服。如果存在任何障礙，變革管理可以幫助在過程中克服它們。

b.使變革與業務目標一致

只有當變革與各自組織的邊界目標和目標一致時，變革才會成功。變革管理流程保證所做的所有變革，無論是在人力資源、技術或策略方面，都與組織的使命和願景保持一致。

探索如何設定業務目標並使用專案管理軟體來實現這些目標。

c.輕鬆持續改進

變更管理流程追蹤常規進度、收集回饋並實施必要的調整，消除任何可能的障礙。這對效率和生產力有很大貢獻，為公司的成長和進步讓路。

d.提高員工敬業度

如前所述，大多數人不願改變的一些常見原因是未知的恐懼、不適、情感依附和感知的複雜性。透過消除這些恐懼，變革管理流程使員工變得更加投入。檢查如何確保員工滿意度。

e.最大限度地減少錯誤風險

變革管理不僅僅是實施。它還包括識別並克服一路上可能發生的所有障礙和錯誤。因此，不同類型風險（例如溝通不良和不一致）的可能性自然就會降低。

變革管理流程的主要 5 種類型

全球有幾十種變革管理類型。但在本節中，我們將列出並討論工作場所中常見的一些常見類型。

類型 01：過渡性變革管理

它涉及組織內部從一種狀態/系統轉向另一種狀態/系統。最好用一個例子來解釋這一點。假設一家公司想要使用新的客戶關係管理 (CRM) 系統來追蹤銷售、支援和客戶互動。

然而，大多數員工可能不習慣新系統/軟體。在這種情況下，根據過渡性變革管理體系，管理委員會將為員工舉辦培訓課程，以熟悉該體系。

此外，在初期階段，他們也會在一定時期內繼續為工人提供即時支援。因此，他們將順利地將整個工作空間從舊系統轉移到新系統。

類型02：文化變革管理

自 2020 年以來，我們看到工作場所發生了一些巨大的文化變化。第一個是 COVID-19 大流行爆發時開始的全球遠距工作文化。我們大多數人都必須創造一個舒適的家居環境才能真誠地繼續我們的工作。

發布了許多工作追蹤應用程式來監控員工的工作。許多工人感到害怕，並花了一些時間來適應這些追蹤器。然而，持續的遠距工作給許多工人帶來了精神焦慮和孤獨感。然後是混合工作文化。以下是 WP ERP 的最佳混合模型實踐。

但那些非常習慣遠距工作文化的人對實體辦公室表現出厭惡。現在，一場新的文化革命正在進行中—多元化、公平和包容（DEI） 。那些宗教上保守且道德上不同的人不喜歡在工作場所接受這種文化。

類型 03：轉型變革管理

轉型變革管理是指全面的變革。它包括修改各自組織的使命、願景、業務模式、員工角色、工作流程等。由於涉及面很廣，文化的轉變和調整需要很長時間才能進行。

轉型變革管理需要強而有力的領導和有遠見的人員從第一線領導組織。在這種情況下，大型組織通常會聘請顧問公司來提供必要的幫助和指導。

類型04：結構變革管理

結構變革管理重組組織的框架，包括層級結構、角色和團隊結構。當需要優化資源、重新定義工作角色、提高效率和加強溝通時，人力資源經理通常會實施這些變革。

您會在網路上找到許多代理機構，為許多客戶處理多個專案。每當出現新專案時，他們都會根據合約招募新員工，並為現有員工新增角色。專案結束後，招募的員工將被釋放，結構設定將再次改變。

類型05：技術變革管理

希望我們不需要過多談論這種類型。自第四次工業革命開始以來，全球幾乎每個商業組織都開始採用技術來進行其活動。但隨著時間的推移，如果某個特定的軟體或技術變得無法滿足周圍的市場需求，最好切換到另一個平台。

因此，每當你考慮切換到另一個技術系統時，你必須確保員工有足夠的時間適應。否則，可能會適得其反。因此，技術變革是在工作場所進行管理的。查看最新的技術趨勢來推動您的業務目標。

逐步變革管理流程：完整指南

希望您喜歡這篇文章。在本節中，我們將為您提供變更管理流程的逐步指南，以便您擁有真實的氛圍。繼續閱讀步驟。

步驟 01：確定變革的需求

變革的必要性顯然應該源自於某些需求。有時，你必須探索這種需求是否真的存在，而通常，它會自動出現在你面前。無論情況如何，您都必須在進行任何更改以滿足需求之前驗證該值。

執行以下操作來確定變更的需要 –

• 進行情境分析：評估您目前的營運和績效指標，以確定您的期望與結果之間是否存在差距。

• 收集回饋：與主要利害關係人（員工、投資者、經理和使用者）討論，收集他們應該為哪些領域增加價值的見解。

步驟 02：評估變革影響

有一句著名的諺語──每一個動作，都會產生大小相等、方向相反的反應。同樣，你所實施的改變也一定會在工作場所和民間產生一些迴響。您必須驗證這些反應和反應是正面的還是負面的。

根據大量研究和統計數據，大約66% 的變革舉措通常會失敗，而只有 34% 的變革舉措會成功。而這背後最大的原因是無法正確理解變革實施後會產生什麼樣的效果。

您會驚訝地發現， 2/3 的員工在整個變革管理過程中都經歷過倦怠危機，這會導致轉型失敗。因此，無需進一步描述分析變革影響的重要性。

執行以下操作來評估變革影響 –

• 繪製敏感區域：確定實施變更後最先受到影響的人員、團隊和部門。

• 風險評估：進行審核以找出所有可能的挑戰，例如生產力下降、技能差距和財務成本，以便您可以在實施任何變更之前緩解這些挑戰。

步驟 03. 制定變更計劃

如果您考慮實施一系列變革，可能無法一次實施所有變革。因此，最好根據優先順序和依賴性儘早計劃和列出這些，並且應該首先執行。這個計劃是必須的，因為它將幫助團隊中的其他人知道接下來會發生什麼。

做以下事情來計劃改變——

• 使用甘特圖：甘特圖是一種專案管理工具，可協助您根據優先順序、依賴性和重要性列出一系列同時執行的所有任務。

• Ste 里程碑：甘特圖準備好後，為每個任務設定單獨的里程碑，以便整個變更管理專案可以在規定的時間內執行。

• 分配資源：如果變更管理流程需要任何特殊資源，您也應該事先規劃。

步驟 04. 制定變革策略

根據 Profiletree 的說法，成功的變革管理流程可以帶來 500% 的投資回報。在這種情況下，變革管理策略可以發揮至關重要的作用。如果你有一些員工不願意改變，你巧妙的策略可以說服他們。

做以下事情來制定變革策略——

• 為不同群體制定方法：如果工作場所有多個團隊/群體，你應該採用不同的方法來應對他們，因為他們可能有不同的心理。

• 阻力管理計畫：在變革實施過程的任何階段，強大的各方都可能產生阻力。你必須提前製定策略來應對它們。

• 採用開源變更管理：此策略基於開放、透明和協作的原則。它可以將成功潛力提高22% 。

步驟05：使用專案管理軟體

使用專案管理軟體可以幫助您從集中儀表板監控整體進度。使用此軟體，您可以將任務分解為易於管理的小格式，將它們分配給各自的團隊成員，為每個子任務/里程碑設定截止日期，並追蹤進度。

WP Project Manager 就是這樣一個插件，您可以在這種情況下使用。對於 WordPress 用戶來說，這是一個易於使用但功能全面的專案管理外掛程式。它涵蓋了任何專案管理活動所需的所有必要功能，您可以利用這些功能來進行變革管理工作。

以下是您可以使用 WP 專案管理器外掛程式進行變更管理的一系列操作 –

• 根據您的工作流程需求設定盡可能多的項目
• 將大任務分解為小任務並分配給團隊成員
• 使用看板進行更好的工作流程管理
• 建立甘特圖以視覺化專案管理時間表
• 產生報告來分析專案進度和生產力
• 上傳文件並與團隊成員分享
• 整合 GitHub、Bitbucket 和 Slack 等工具以增強協作

WP 專案管理器有免費版和進階版。點擊下面附加的按鈕以取得插件。

步驟 05. 實施變更

完成上述步驟後，您就可以實施變更了。這意味著我們現階段正處於行動階段。此步驟涉及仔細協調和實際管理，以確保透過即時監控來執行製定的計劃。

執行以下操作來實施變更 –

• 推出試點變革：進行一些試點變革管理測試，以判斷工作場所不同群體的反應。

• 一一推出所有階段：如果測試結果是肯定的，請開始按照您先前的計劃一一推出所有階段。

• 收集回饋並進行主動監控：在此行動階段必須進行即時監控，以便您可以立即糾正錯誤行為。

步驟 06. 傳達變更

希望您已經注意到，每當您的網站寄存供應商或銀行公司進行大規模系統變更時，他們都會透過電子郵件和簡訊向您發送更新。同樣，當您在工作場所實施變更時，您必須及時通知可能影響的所有相關方。

根據在英國進行的研究， 29% 的受訪員工聲稱，他們各自的公司在變革管理問題上沒有與他們進行良好的溝通，這就是他們感到被冒犯的原因。

在此階段做以下事情——

• 透過多種管道（電子郵件、slack、時事通訊和行動簡訊）進行溝通。

• 確保訊息清晰、一致並與組織目標保持一致。

• 如果可能，允許雙向溝通以收集他人的回饋。

步驟 07. 培訓和支持員工

許多員工對變革表現出冷漠的一個關鍵原因是，他們感覺到變革實施後，自己與工作場所格格不入，會被新招募的人取代。為了克服他們的恐懼，您可以創建一個培訓課程/研討會，讓他們有機會理解變化後的環境所需的新技能。

做以下事情來培訓和支持員工 –

• 提供實務培訓課程：研討會、黑客馬拉松和為期一天的培訓計劃可以幫助員工練習和發展新技能。

• 評估培訓效果：就像新的變化一樣，新的培訓對許多員工來說通常很難接受。因此，您需要積極評估他們是否正確學習。

這是有關如何支持員工心理健康的指南。

步驟 08. 加強並維持變革

一旦實施變革，重要的是使它們與組織文化保持一致，這樣它們的影響力才能長期持續。這種強化包括認可那些成功適應變革並將其納入績效和實踐的員工。

在此階段做以下事情——

• 將變革納入日常營運：交叉檢視並更新組織政策、文化實踐和員工角色。

• 獎勵員工：透過獎勵那些成功適應變革的員工，可以提升他們的道德價值。

步驟 09：根據需要進行審查和調整

如前所述，新的變化往往可能適得其反。因此，在實施新的變革後盲目行動肯定是一個嚴重的錯誤。如果改變適得其反，而你卻視而不見，它可能會毀掉你的整個工作空間和你的業務。這就是為什麼您必須進行審查以發現任何潛在的漏洞，以便採取必要的步驟。

在此步驟中執行下列操作 –

• 進行變更後審查以收集見解
• 記錄您在整個過程中學到的經驗教訓

為什麼變革管理可能會失敗：挑戰

大多數變革管理計畫失敗有一些常見原因。身為變革管理專家或各自組織的經理，您必須了解這些要點。這將幫助您同時成為有遠見的領導者/經理。看看以下幾點變革管理失敗的原因。

1. 員工敬業度低

根據 CEB 企業領導委員會的數據， 62% 的組織使用主要由領導者擁有的變革實施計畫。老實說，這裡沒有問題。但通常情況下，高階領導將決策權限制在自己手中，而大多數員工卻沒有機會獲得決策權。但如果員工在組織中擁有大量股份，那麼這是一個錯誤的舉動。

Gartner 在報告中透露，當員工擁有實施計畫時，變革成功率會提高 24% 。因此，您必須將員工以及所有其他重要資源和利害關係人納入規劃中，以便正確利用一切並按時完成任務。

2.規劃不足

如果沒有概述使命、願景、目標、時間表、資源以及如何克服潛在障礙的全面計劃，任何組織都無法應對變革管理過程中可能出現的所有挑戰。缺乏遠見可能會導致資源分配不當，最終無法在最後期限前完成。

3.溝通不良

當變革實施開始時，不僅員工的角色發生了變化，而且許多與客戶相關的服務也中斷。除非你能及時向各方傳達這一點，否則你的整個工作場所和市場將變得一團糟。這就是為什麼清晰、及時的溝通在變革管理過程中如此重要。

檢查如何改善工作場所的溝通。

4. 培訓不足

訓練不足是大多數員工無法適應新系統、角色和流程的常見障礙。缺乏準備可能會導致挫折感、生產力下降、倦怠以及對變革的抵制增加。

5. 看不見的變革阻力

這個問題在公司政治激烈且多疑的環境中很常見。他們可能假裝接受所有新的變化，但內心卻在抗拒。他們將秘密地採取一切可能的措施來阻止變化的發生。身為經理，您必須足夠小心地挑選出這些可疑的人，以便您的組織擁有更美好的未來。

特寫

變革管理始終是一項複雜的任務。在這個過程中的任何一個錯誤無疑都會給您帶來巨大的破壞。然而，你不能否認或抵制改變。因為這樣做將使您遠遠落後於市場上現有的競爭對手。

因此，如果您始終準備好計劃、組織文化和心態，以便在任何新的變革要求敲響您的門時應對它們，那就更好了。希望您從本文中獲得了有關今天主題的足夠知識，這將使您在許多方面受益。

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