隱藏的寶石：董事會及其對業務績效的影響

已發表: 2023-09-13

當今世界，在線溝通、數字化數據管理、無紙化會議已成為全球董事會成員和業務團隊的首選。這是因為數字化提供了無可否認的便利性、成本效益以及隨時隨地的輕鬆任務管理。

更重要的是，數字化不僅僅是一種強制選擇，而且是一種強制選擇。全球五分之四的董事會成員認為企業董事會應該引領數字化轉型。

此外，隨著對在線董事會管理解決方案的需求不斷增長，大量服務提供商正在加緊步伐。然而，只有少數會議管理解決方案全面涵蓋董事會管理的所有方面。其中一種解決方案是董事會門戶軟件，它擁有有效管理董事會會議、文檔和溝通的所有標準甚至高級功能。

以下是虛擬董事會如何對公司治理產生重大影響。我們先來介紹一下Board Portal技術。

什麼是虛擬會議室軟件？

董事會門戶軟件或虛擬董事會軟件是一款安全的在線董事會會議管理軟件，是專門為董事會董事、首席執行官、高管、董事會秘書、利益相關者、投資者、工會領導人、委員會和其他決策者提供的完整企業解決方案。

與許多其他會議管理工具不同，董事會軟件以一體化功能而聞名。也就是說，通過安全的董事會門戶，您可以：

安排、安排、管理、記錄或跟踪董事會會議
保護、共享、存儲、編輯、查看、註釋、交換和分發董事會文檔
與其他董事會成員、顧問、投資者或第三方溝通
簡化外部業務交易或促進金融交易
使用會議室中的內置模板輕鬆準備冗長、耗時的文檔

最好的一點是，虛擬董事會對於商業、非營利組織以及政府或公共機構同樣有效。

以下是使用董事會門戶軟件的一些最值得一提的好處。

1. 董事會相關文件準備簡單、查閱方便

“虛擬董事會真是太棒了； 你可以用它們做任何事。 您可以在家中方便地召開長時間會議，隨時訪問任何需要的內容，使用內置模板準備董事會書籍、報告和委員會章程，保證數據安全，或跟踪您的下屬，”營銷策略師 Jesus Rivas 說道在board- room.org。您還可以學習如何撰寫委員會章程。

正如里瓦斯所說，董事會可以幫助您在最短的時間內完成與董事會職責相關的任何事情。這可能包括以最小的努力準備董事會包或任何其他報告。

虛擬董事會軟件使董事和董事會成員能夠隨時隨地輕鬆訪問董事會文件。您所需要的只是一個公認的電子設備，例如智能手機和互聯網連接。

現代虛擬董事會提供商還允許通過移動應用程序進行訪問，只需點擊一下即可獲取董事會文件。此外，一些供應商允許離線訪問存儲的文檔。

2. 增強決策能力

知情決策取決於掌握最新信息。 Board軟件的數據管理功能可以實時更新文檔，即時通知系統可以立即通知相關用戶。

此外，會議紀要、過去的議程、財務報表、政策手冊和報告都可以在董事會軟件中輕鬆獲得。董事會數據的即時可用性使董事會成員能夠做出更明智、更及時的決策。

3. 更強大且經過認證的數據保護

董事會門戶軟件提供高水平的安全性，借助多個保護層保護機密信息。經過認證的主板軟件供應商遵守 HIPAA、ISO、FISMA、FINRA、SOC、GDPR 等公認組織製定的數據管理和安全標準。

兩步驗證、柵欄視圖、自毀性文檔、遠程設備清除、數字水印、文檔訪問控制、數據加密和 IP 地址限制等功能提供了無與倫比的網絡保護組合。

注：可靠的主板軟件是嚴格遵守上述相關監管機構制定的指導方針的軟件。重要的是要知道僱用未經認證的供應商會產生合規問題。

4、高效的董事會管理

使用董事會門戶管理董事會任務比傳統方法更快、更高效。計劃內或計劃外的會議的準備工作可以在幾分鐘內完成。安全、快速地訪問、共享或分發數據可以節省時間。

此外，董事會成員可以高效地準備會議議程、立即分發議程、訪問董事會材料、參加視頻/音頻會議、提出問題、投票、進行調查、簽署文件以及輕鬆執行其他管理任務。簡而言之，董事會有助於在更短的時間內完成更多的工作。

5. 透明度和受控的用戶活動

董事會門戶網站採用監控工具來跟踪董事會內的每項活動，提高透明度並鼓勵董事會成員最大限度地參與，同時在利益相關者之間建立信任。如果出現含糊不清或未經授權的活動，管理員可以及時採取行動，並立即抓住肇事者。

6. 降低成本

董事會門戶軟件通過保護數據免遭洩露或洩露，最終保護其免受潛在的訴訟和處罰，為公司增加了可觀的財務價值。

此外，它還減少了與董事會文件的紙張、印刷、編譯和分發相關的費用，從而最大限度地減少了現場董事會會議的需要。

把它包起來

準確的說，虛擬會議室是一款多功能的董事會管理軟件，為董事會文件管理、虛擬溝通、項目管理、會議管理、交易管理提供全面的解決方案。

該軟件高度安全、經濟高效，並允許隨時遠程訪問。一些值得注意且高度安全的董事會門戶包括 Azues Convene、iDeals Boards、Nasdaq Boardvantage、Govenda Boards 和 BoardPro。檢查下一次在線董事會聚會的董事會軟件！