虛擬數據室的安全角色

已發表: 2022-03-17

敏感數據是黑客的潛在獵物，也是組織的風險。數據洩露的隱藏成本很高，並會造成巨大損失。數據洩露和網絡攻擊的概念引入了虛擬數據室 (VDR) 的創新，以幫助增強數據安全性。

VDR 是一個多功能虛擬存儲庫，旨在幫助處理不同的業務交易，例如文檔管理、分發和存儲。儘管在線數據室軟件被認為是安全的，但公司需要驗證並確保它們沒有數據洩漏和網絡攻擊。

因此，在選擇任何虛擬數據室供應商之前，數據室的安全性應體現在各種因素上。讓我們進一步探索它們。

使虛擬數據室安全的因素

安全詞大多數公司通過認證類型來評估 VDR 安全性。許多人認為“ISO”認證最重要，因此投資於符合 ISO 標準的虛擬數據室供應商。但是，還有其他幾個安全標準需要考慮。

物理數據保護。 在線數據室軟件包含雲存儲，這意味著不需要物理防護。但是，虛擬數據室還需要與物理準則保持一致，以提高安全性。組織需要保護他們的數據中心，以確保所有設備的安全和功能。
良好的基礎設施。 組織需要整合高質量的工作系統和硬件以更好地處理數據。
數據備份。 虛擬數據室用戶應該投資高質量的數據備份系統。備份系統應該能夠創建系統中任何文檔的額外副本，以備數據丟失時參考。
數據加密。 用戶在文件傳輸和存儲過程中需要依靠高端加密來保證數據安全。
多個服務器位置。 組織不應依賴一台服務器來處理和保存數據。應該有幾台服務器來幫助進行數據恢復和災難管理。

虛擬數據服務的主要功能是傳輸敏感數據並提供一流的安全性，以避免數據洩漏或破壞。

這意味著數據室軟件應該具有有限的訪問權限，以防止黑客攻擊和破壞。有限的訪問權限還包含內部網絡安全威脅，確保易受攻擊的數據安全。

指定的權限設置。 數據室管理員可以設置特定的權限或登錄設置，以允許每個用戶僅訪問和查看特定文檔。該過程僅允許訪問用戶需要的幾個區域。這有助於減少數據中斷和洩漏。
自定義文檔訪問。 為了保證系統安全，數據室管理員可以提供授權用戶和他們可以操作的功能。假設有人試圖超出允許的站點，系統會提醒管理員。
單點登錄過程。 數據室經理或管理員應向所有授權用戶提供單一登錄詳細信息，以避免多重登錄憑據。這將顯示有關當前在該站點工作的人員和活動的詳細信息。
限時訪問和IP地址限制。 VDR 用戶不應只使用任何 IP 地址登錄。公司可以限制對特定係統的訪問以採取安全措施。還建議設置時間訪問限制以提高安全性。

文檔訪問權限。 每個用戶都應該在特定文檔中定義角色，以確保只有授權人員才能訪問關鍵文檔。
文件追踪。 一個好的虛擬數據室系統需要對用戶的IP地址、訪問時間、數據共享細節等任何數據校驗進行加密。系統應禁止任何未經授權的行為，並通過通知向管理部門發出警報。
遠程擦除功能。 管理部門需要備份計劃，例如遠程擦除以防被盜。這將自動刪除或崩潰所有程序，使機器系統為空以保護公司。
遠程粉碎。 假設用戶下載了特定文檔，管理員或組織仍應控制該文檔。這可以防止錯誤的文檔使用或數據洩露，因為用戶只能在監督下使用文檔。

在選擇任何虛擬數據室提供商之前，請確保他們滿足各種因素和功能。

數據安全和政府要求。 VDR 根據用戶的需要擁有不同的功能。該軟件應符合數據安全措施和政府法規。例如，您首選的 VDR 應符合 HIPAA 要求和基於領域或組織的 FDA 規則。
全球安全標準和認證。 根據您的公司，VDR 需要完成各種認證。選擇具有良好認證的 VDR 提供商。注意認證有有效期；檢查日期以避免不便。
審查和數據洩露歷史。 搜索數據洩露並不難，因為大多數政府都宣布了特定組織或領域的任何數據洩露。這允許用戶查看虛擬提供商歷史記錄。它還有助於了解與特定 VDR 供應商進行投資的其他用戶。

鎖定電腦 VDR 在不同的情況下用於幫助宣傳數據安全並通過安全渠道傳輸關鍵信息。

首次公開募股（IPO）。 首次公開募股的 VDR 非常重要，因為公司的數據可能會暴露。利益相關者需要確保所有數據都是安全的，並使用正確的系統隱藏，以避免數據洩露。
併購（併購交易）。 買家和賣家大多在盡職調查過程中使用 VDR。雙方需要披露財務、資產和其他重要細節。但是，為了安全起見，數據必須保持在封閉的圓圈內。
審計和調查過程。 現代公司正在利用電子數據室進行審計和調查。由於信息在安全平台上分發給授權用戶，因此該過程更快、更安全。數據室服務簡化了審核，因為啟動該過程不需要任何物理文檔。

虛擬數據室對業務增長具有重要意義，因為用戶可以通過安全系統進行操作。該軟件可以防止數據洩露，讓公司可以輕鬆地工作和交易，而不必擔心網絡攻擊。