您不知道自己需要的虛擬活動清單

虛擬活動在許多行業都是開創性的，但事實是它們可能會帶來壓力。 有許多移動因素，例如營銷、品牌和門票銷售，通常會使人們完全遠離虛擬活動。 有什麼辦法可以解決計劃虛擬活動的壓力嗎？ 是的：製作虛擬活動清單。

擁有虛擬活動清單是在開發、設計和舉辦虛擬活動時保持專注和平衡的最佳方式。

但是你怎麼能在不知道清單應該包括什麼的情況下遵循清單呢？ 在這裡，我們將在創建虛擬活動清單時完成必要的步驟，以便您可以繼續計劃成功的虛擬活動。

虛擬活動清單：活動之前

了解您的活動目的

您的活動的目的取決於您的活動是為誰舉辦的，以及您希望與該觀眾達成什麼目標。

這不一定是唯一的； 公司通常會努力爭取潛在客戶、保持受眾參與、提高團隊成員的績效、推出產品或推廣公司品牌。

在創建您的虛擬活動時，首先要有一個努力的目標，您將更有可能實現該目標。

開發虛擬事件概念

所有活動都從一個初始概念開始，在計劃虛擬活動時也不例外。

有一個起始概念將幫助您做出更好的決定，特別是如果您不熟悉活動策劃者。 從這個想法開始，然後從這個起點四處尋找更多的想法。 在這裡，您的創造力可以大放異彩，讓您的活動脫穎而出。

了解並定義您的目標受眾

要進行有效的虛擬活動，您需要了解您的觀眾以及他們想要什麼。

為此，您必須為您的理想受眾開發參與者角色（或個人資料）。 創建這些角色時，請確保包含所有可用信息，例如年齡、位置、行業和管理角色。

定義你的成功標準

你想在你的虛擬活動中發生什麼？ 你想讓很多人參加嗎？ 您希望人們參觀您的讚助商展位嗎？ 無論您如何定義成功的虛擬活動，您都需要牢記自己的成功才能朝著該目標努力。

確定團隊和承包商角色

要舉辦任何有效的活動，您需要為每項工作找到合適的人才。 這就是項目經理所說的“識別你的資源”。

每當您開始計劃活動時，您都需要有一份團隊成員（或潛在承包商）列表，負責監督活動的各個方面。 找到可以正確完成工作的夢寐以求的團隊。

創建虛擬活動預算

這似乎很明顯——當然，你需要一個預算——但並不是那麼簡單。 虛擬活動提供了許多選項，可以顛覆正常的活動預算。 需要花錢在一個位置？ 不在在線活動中。 需要花錢裝修嗎？

只有計算機應用程序的價格。 需要花錢買差旅費嗎？ 您可以在網上一秒鐘從加拿大前往曼谷。 如您所見，製作虛擬活動預算與現場活動非常不同。

定義事件格式

開始創建活動時，您需要確定哪種活動形式（例如，貿易展覽、研討會、網絡研討會、課程）對您最有意義。 使用該信息將幫助您確定定價範圍，並幫助您確定要使用的承包商。

在考慮活動風格時，請確保您有辦法保持與會者的參與度。 您的活動會提供分組會議嗎？ 候車室？ 聊天功能？ 無論您做什麼，請確保您的活動參與者在活動期間保持參與。

確定您的 AV/製作和技術需求

準備好在活動開始前考慮所有技術因素。

這可以從錄製會話到如何分發活動的重播，以及活動參與者如何進入會話。

所有這些決定都應該事先經過深思熟慮，以減輕虛擬活動當天的壓力。

選擇一個日期並決定長度

根據您的受眾和活動目標，您的活動日期和時間可能會因企業而異。 例如，非營利籌款活動通常不會在工作時間舉行，而虛擬活動可能會以同樣的方式組織他們的業務。

另一方面，公司活動通常在周中舉行。 他們經常在星期三舉行，有時在星期二舉行。

選擇一個虛擬活動平台

每當您想選擇一個新的虛擬活動平台時，請考慮它與您公司使用的其他程序的集成程度。 另外，考慮一下虛擬平台是否會引起活動參與者的注意。

考慮錄製會話

如果您的公司擁有全球受眾，那麼請考慮適應不同的時區。 如果您將錄製的會話向公眾開放，那麼您的這部分觀眾將能夠在之後參加，這總是很好的。

這很容易成為此虛擬活動策劃清單中最重要的元素之一。 許多活動參與者經常在活動結束後要求錄製，這進一步提高了您的品牌知名度。

計劃社交互動活動

當您想要虛擬化時，在您的活動中製定社交互動和遊戲化的具體計劃更為重要。

通常通過面對面的活動，可以很容易地聯繫參與者，但虛擬活動並非如此。 通過虛擬活動，您需要為虛擬參與者創造想法，以便能夠相互互動。

尋找演講者

作為任何活動中最重要的部分之一，演講者是您與觀眾互動的主要方式。

這意味著您需要找到可以分享您的價值觀以及贊助商和與會者價值觀的演講者。 嘗試尋找對相關主題有獨特見解和想法的專家演講者。

聯繫贊助商

此時，您應該開始尋找潛在的讚助商並開始創建贊助包。 確保對他們的建議和要求保持開放的態度。

請記住，贊助商可能是從您的活動中創造收入的好方法，因此請嘗試尋找與您當前品牌一致的公司。

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宣傳您的虛擬活動

開始讓全世界知道您的活動。 有許多營銷策略，例如在您團隊的社交媒體平台和您的網站上宣布。

您還可以與您的演講者和讚助商交談，讓他們在他們的社交媒體平台上宣布。 考慮以標籤的形式這樣做，這可以幫助您的活動具有某種凝聚力。

您還可以為您的活動創建一個簡單的網站。 在其中，您可以向潛在的與會者提供有關定價以及他們在哪裡可以找到門票的信息。

創建您的事件腳本

寫下一切。 寫下你的活動會發生什麼，每個部分何時發生，以及誰將負責。 這可以在 Google 表格或 Microsoft Excel 中輕鬆完成，或者任何您可以用來與您的團隊協調的東西。

創建參與者指南

參與者通常需要一些幫助才能充分利用不熟悉的活動平台。 通常，活動平台已經有在線指南，但如果沒有，請自己製作。

您可以根據您的活動創建許多不同風格的指南。 如果您有遊戲或主題，指南可以遵循該主題。 您還可以包括與他人在線互動的方式，或列出將來會出現的多個會話。

為您的團隊設置溝通渠道

在理想情況下，您應該將自己限制在一個渠道，以確保不會錯過重要的細節或消息，尤其是在活動期間。 一些不錯的選擇是 Slack、Whatsapp、Microsoft 團隊、Discord 或活動平台上的私人空間。 什麼都適合你。

規劃交流機會

網絡是活動的核心，對於虛擬活動更是如此。 您的虛擬活動的很大一部分應該是創造交流機會。 這些可以以分組會議、聊天室和破冰活動的形式出現。 任何可以改善您的網絡的東西都會改善您的虛擬活動。

虛擬活動清單：活動期間

活動後提醒

隨著活動的臨近，越來越頻繁地發布活動提醒可以極大地幫助提高出席率。 當你到達一周時，每天提醒可能是合適的。

進行對話

根據您選擇的活動平台，您將擁有許多有助於創建有趣和開放環境的工具。

您可以使用問答工具或在聊天中回答問題來鼓勵觀眾參與。 如果您可以選擇，您甚至可以選擇參加一對一的約會。

以成對或小組形式組織與會者以獲得更具互動性的體驗

將與會者分成小組有助於鼓勵觀眾參與。 如果與會者可以每五到七分鐘做出回應或採取行動，那就是最佳選擇。

哈佛商業評論研究報告說，五分鐘規則最有效地保持與會者而不是觀察者的參與。

為任何中斷做好準備並做出反應

如果出現技術問題或破壞性人員，請準備好多個備份計劃。 這可以從審核內容到讓技術支持人員在線並隨時準備提供幫助。

當您無法阻止中斷時，請準備好阻止中斷。

捕獲與會者數據

使用受眾數據可以幫助您改進未來的虛擬活動並幫助您更好地了解您的客戶。

一般來說，有用的信息將來自點擊的鏈接、出席人數、出席的時間段和播放的視頻，例如幾個例子。

直播您的活動

許多活動平台都有預製的流媒體選項。 您可以選擇在額外的社交媒體平台上廣播您的虛擬活動，為未來的活動收集更多有用的信息。

您甚至可以在活動中與演講者分享信息，這會派上用場。

虛擬活動清單：活動結束後

發送與會者調查

發送反饋調查以確認與會者喜歡和不喜歡的內容。 然後，您可以使用該信息在您的下一個虛擬活動中更好地與您的觀眾互動。

另外，請確保您的調查簡短而有趣。 如果調查太長，人們往往不會堅持到調查結束。

與我們的觀眾交流

感謝聽眾的出席。 您可以通過發送電子郵件或使用社交媒體平台來做到這一點。

嘗試在活動結束後儘快發送消息，趁他們還記憶猶新。 您還可以包括反饋調查和有關他們可以訪問事件記錄的位置的信息。

分析我們的數據

查看您在活動期間和之後收集的數據。 這些數據可以幫助您更好地了解您在哪些領域取得了成功以及您可以改進哪些領域。 然後，有了這些信息，您就可以開始著手製作更加成功的活動。

平衡預算

既然您已經支付了所有人的費用，請將您的計劃預算與活動結果進行比較。

此時，您可以計算 ROI（投資回報率）並考慮直接收入、歸屬收入、關聯銷售渠道、所有品牌效益、知識交流以及與您的活動有關的所有其他重要信息。

分享有關您的活動的信息

此虛擬活動清單的最後一步：使用活動中的所有照片、視頻和文章。

您可以在您的社交媒體上發布這些內容，以吸引您的觀眾，並為未來的與會者提供更多曝光。 您甚至可以將這些過去的事件用於未來的虛擬會議或事件。

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