什麼是公司 Wiki 以及如何設置

已發表: 2022-09-10

無論您的企業規模如何，都需要大量信息來保持運轉。隨著組織的發展，這些信息通常會堆積起來並分散在各個部門、辦公室甚至存儲中。這使得快速訪問和跨部門共享變得困難，浪費工時並阻礙生產力。

事實上，員工每周平均花費 9.3 小時搜索信息，佔團隊成員總時間的 20%。隨著信息複雜性的增加，跟踪的生產力也將呈現下降趨勢。

如果您將所有這些信息放在一個集中的地方，每個授權的團隊成員只需點擊他們計算機或手機上的一個按鈕就可以訪問呢？這就是公司維基。

簡而言之，公司 wiki，也稱為業務 wiki、企業 wiki 或企業 wiki，是與團隊成員相關的重要公司信息的集中存儲庫。它是一種知識管理工具，可為員工、經理、員工和企業領導者提供有關業務流程、組織文化和其他相關信息的信息。公司 wiki 是一個收集信息、組織、學習、協作或根據需要進行更新的地方。

繼續閱讀以詳細了解為什麼 wiki 對您的業務很重要，最重要的是，如何設置一個。

為什麼公司 Wiki 很重要？

公司 wiki 允許員工快速訪問有關公司的相關信息。這是向新團隊成員介紹公司政策、程序和文化的好方法。對於已建立的員工，它是中央存儲庫、常見問題解答，甚至是有助於運營成功的任何故障排除數據庫。

wiki 很方便，因為您可以快速跟踪更改和更新，同時確保一切都是最新的。如果您擁有與整個團隊相關但不一定與客戶相關的信息，那麼 wiki 是放置它的好地方，這樣每個人都可以訪問它。

對於一家規模龐大的公司來說，很可能兩個團隊都不知道對方是如何工作的，也不知道他們為什麼要執行某些任務。 wiki 允許所有成員和部門用自己的話來解釋他們的角色和流程，以便公司中的每個人都可以看到和理解。此外，當需要進行協作時，企業 wiki 使團隊更容易一起工作，從而提高成員的工作效率。

當公司信息集中在公司 wiki 中並可供相關組訪問時，它使員工、經理、法律團隊和公司領導者的工作更輕鬆。

企業 Wiki 中應包含的內容

公司 wiki 是公司的內部百科全書。這意味著您可以包含幾乎所有與您的團隊相關的內容，尤其是有助於他們了解業務品牌、流程和文化的有用信息。您可以在公司 wiki 中包含以下內容：

公司歷史
利益衝突
聯繫信息
企業文化
團隊成員手冊/指南
企業活動
財務報告
法律信息
營銷策略報告
產品開發、歷史、測試、使用、設計和功能
風險管理
標準作業程序
戰略
使命與願景

請記住，您應該只為您的團隊提供相關和有用的信息。這就是為什麼讓員工參與創建 wiki 至關重要的原因。您還可以包含與您的內容相關的其他網站的照片、視頻和超鏈接。

誰可以創建公司 Wiki？

如果您決定構建您的公司 wiki，最好從有信譽的軟件開發公司聘請 IT 專業人員。 IT 專業人員擁有創建具有足夠存儲空間、易於訪問和導航的系統的技能。

然而，當涉及到 wiki 的內容時，公司中的每個人都在填充 wiki 頁面方面發揮著不可或缺的作用，以使其成為一個全面而有用的資源。

如何建立公司維基

當您確切地知道自己想要什麼時，創建公司 wiki 非常容易。創建公司 wiki 時，請按照以下步驟操作。

確定 Wiki 的目標

wiki 的核心作用是解決組織流程中的常見問題。團隊成員能夠訪問簡化任務或提高執行能力的信息。

因此，您必須設定創建公司 wiki 的目標，以便每個有權訪問的人都能實現您的預期目標。你的目標可能是：

招募和入職新團隊
擁有中央信息源
準備客戶的通信，例如視頻和音頻
保存已完成項目的記錄以供將來參考
與團隊溝通流程更新

在決定最佳軟件之前，請結合您希望 wiki 實現的任何其他個人目標。

選擇合適的軟件

在選擇理想的軟件時，您必須與您的內部團隊就您在內部 wiki 中需要的功能達成一致。考慮以下因素：

決定誰可以看到內容的權限
根據相關性互連 wiki 頁面以改進導航。
與公司係統中的其他有價值的工具合併
即使是非技術用戶也可以實時編輯
簡單、可靠、即時的搜索功能

使用 Wiki 模板

大多數 wiki 軟件都帶有頁面模板。但是，您可以根據公司的品牌自定義模板。一旦您的 wiki 準備好進行格式化，通過刪除已填充的內容來自定義模板以添加您的自定義內容。您可以更改顏色、背景和字體以適應您的規格和目標。

確定主要貢獻者

使用在線編輯器添加所有必需的信息。您還可以從內部文件中導入現有數據。一個好的內部 wiki 支持所有形式的媒體，包括視頻、音頻、圖像和腳本。您也可以聘請專業作家和編輯為您的 wiki 添加更多信息。請記住，格式必須適應不斷變化的業務流程，因為需要在不同階段進行編輯以捕捉這些變化。

邀請您的團隊並配置訪問權限

協作是 wiki 的主要優點之一，所以不要自己做所有事情。相反，請與您的團隊安排一次會議，以做出貢獻並提供反饋。總有一些東西可以調整以使其變得更好。

信息必須是安全的；因此，為 wiki 上特定頁面的某些成員設置權限訪問是可行的方法。在決定哪些成員可以訪問哪些頁面之前，請考慮以下幾點：

誰需要編輯 wiki 上的內容？
誰負責帳戶設置和計費？
您希望信息與所有人共享嗎？

此外，與您的團隊會面是在公司中將 wiki 作為新軟件推出的好方法。會議至關重要，因為您可以：

解釋 wiki 背後的結構和邏輯
向團隊成員展示 wiki 的工作方式
提供有關 wiki 內容的任何說明
確保每個人都在心理上接受新軟件

結論

任何公司或企業都需要公司 wiki。您可以簡化面試和入職流程，並提高團隊成員的生產力、知識和協作努力。總而言之，它節省了時間和資源。