什麼是辦公桌輪用？ （它適合您的辦公室嗎？）

想像一下早上醒來，準備工作，到達辦公室，卻發現……沒有你的座位。 或者，也許你開始工作了——驚喜！ — 可以使用享有美景的寬敞轉角辦公桌，您可以在那里工作一整天。 使用移動辦公桌，任何一種情況都是可能的。 在本文中，我們將討論這種類型的靈活工作空間，以及為什麼它可能適合或可能不適合您的公司。

什麼是辦公桌輪用？

辦公桌輪用是一種靈活的工作空間趨勢，員工在到達辦公室時會使用任何可用的辦公桌或工作站。 這是與許多傳統辦公室一樣，擁有永久分配辦公桌的替代方案。 使用辦公桌輪用，沒有人可以將椅子、桌子或桌子永久歸為他們的。 當員工到達辦公室時，他們會根據開放的空間來選擇坐的位置。 隨著人們進出辦公室，安排也會發生變化。 辦公桌輪用類似於在餐廳用餐。 人們坐在有空位的地方，並且隨著用餐者（即工人）的到達和離開而發生變化。

Hot Desking vs. Desk Hoteling vs. 會議室預訂

雖然人們可以互換使用“辦公桌輪用”和“辦公桌旅館”這兩個術語，但它們有一個主要區別。 通過辦公桌輪用，員工可以利用任何可用的工作空間（如果有的話）。 通過辦公桌旅館，員工提前預訂工作站，類似於預訂旅館房間（因此得名）。 兩種方式都有座位，先到先得。 然而，由於沒有預訂系統，公用辦公桌比辦公桌旅館寬鬆得多。

會議室預訂也不同於共用辦公桌和辦公桌酒店，儘管它們有相似之處。 會議室預訂在傳統和靈活的辦公空間中都很正常。 團體提前預訂共享空間，例如會議室或休息室。 這樣一來，他們就有了與辦公室其他部分分開的專用協作空間。 即使在有辦公桌輪用的辦公室中，擁有一個單獨的系統來預訂協作區域也是一個好主意。 一些軟件也允許桌面旅館和會議室預訂。

什麼類型的工作場所最適合移動辦公？

一些公司更喜歡辦公桌輪用，但在另一些公司中，這會導致員工不開心和生產力低下。 該系統往往在兩種情況下運行良好。 第一個是，如果你經營一家小公司，人數有限，但無論如何都在同一個區域工作——辦公桌輪用不會破壞這個框架。 第二個是如果您的大多數員工有時只在辦公室，並且在短時間內需要辦公桌空間。 也許他們會在現場的銷售會議之間或當他們需要訪問他們在家中沒有的設備時進來。 在這種情況下，共用辦公桌比很少使用專用辦公桌更有意義。

要確定辦公桌輪用是否是您工作場所的最佳解決方案，請考慮以下幾點：

• 在職員工：每天是否有很多在職員工？ 如果您很少有員工定期在辦公室外工作，那麼確保每個人都能找到自己滿意的座位可能會令人頭疼。
• 辦公室佈局：辦公室有什麼類型的空間？ 您能否將某些部分指定為安靜區域或協作會議空間？ 員工和部門會有他們需要的區域嗎？
• 辦公地點：員工上下班難嗎？ 例如，如果他們必須每天乘坐地鐵，攜帶大量工作裝備可能是個問題。
• 安全性：您的員工是否處理高度敏感的信息？ 辦公桌輪用可能無法提供所需的可靠的私人座位安排。

一般來說，如果您的大多數團隊需要傳統辦公室的結構，或者他們必須定期坐在某些員工附近以進行協作，那麼辦公桌輪用不是正確的選擇。 但是，如果您仍然想要一個混合工作場所，預訂系統可能是一個明智的選擇。 查看我們關於辦公桌酒店如何改善您的辦公室工作空間的文章。

辦公桌輪用的優點和缺點

辦公桌輪用有其起伏。 它非常適合員工喜歡靈活的日程安排和混合工作空間的現代工作場所。 另一方面，更傳統的辦公室或需要每個人都在辦公室的公司在辦公桌輪用時表現不佳。 讓我們深入研究一下雙方的利弊。

優點：協作、社會化和創新

當通常不一起工作的員工或部門必須在一個項目上進行協作時，彼此靠近會更容易，每個人都可以選擇自己的辦公桌。 然後，隨著項目的結束，工人可以分散。 此外，由於工作站每天都在變化，員工最終會靠近他們通常不會接觸的同事。 這可以建立和加強工作關係，促進協作並發展公司範圍內的合作。

員工是否覺得辦公桌輪用是限製或釋放真的取決於個人和他們所做的工作類型。 有些人可能會因更換工作站而感到窒息，而另一些人可能會利用創造力和創新。 如果這些員工在協作中茁壯成長，那麼每天坐在新朋友附近會更有動力。 如果你經營一家創意公司，員工往往經常四處走動，並且只將辦公桌視為可以依靠的表面，那麼辦公桌輪用可以幫助釋放他們的想像力。

這種自主權對員工的發展很有幫助，可以幫助員工感覺他們的雇主信任他們。 通過消除對每個人所坐的地方進行微觀管理的需要，員工獲得了更多的權力。 對於一些團隊成員來說，承擔額外的責任會讓他們對自己的工作感到自豪，並鼓勵他們對自己的工作擁有更多的所有權。

缺點：缺乏穩定性、層次結構和個性化

年長的工人或任何習慣於傳統設置的人可能不喜歡辦公桌輪用的不穩定性。 不知道你每天會坐在哪里或者你是否會找到一個座位可能會產生焦慮。 如果員工還沒有習慣這樣做，那麼當必須拖著筆記本電腦等設備上下班時，這尤其困難。 此外，辦公桌輪用意味著員工無法個性化他們的空間或優化他們的工作環境來幫助他們保持專注。

在最壞的情況下，所有這些都告訴員工他們並不重要。 一些工人可能會覺得，如果他們對公司很重要，他們至少會得到一個工作的地方。 辦公桌輪用也會影響辦公室等級，例如主管或 20 年員工必須坐在一群新員工附近，或者辦公桌設置比他們負責的人差。

此外，缺乏穩定性會導致另一個大問題：細菌。 由於工作站的共享和交換如此之多，與每個人都有自己的辦公桌相比，細菌的傳播勢必會更多。 這意味著員工必須格外努力地保持工作站清潔，以保護下一個使用它的人。 有一個清潔團隊每晚對桌子進行消毒是有幫助的。 但是辦公桌輪用意味著隨著輪班的變化，多人可能會在一天中使用同一張辦公桌。 每次發生這種情況時，工作站都需要清潔。

優點：更好的工作空間組織

員工無法為辦公桌配備個人物品這一事實意味著每個工作空間都將保持最小化、整潔和有條理。 這使得整體外觀漂亮，您不必擔心某些桌子會凌亂或骯髒。 對一些人來說，這實際上可以鼓勵而不是削弱創造力——當乾擾較少時，有些人能夠更清晰地思考。 另外，雖然細菌是一個問題，正如我們在上面討論的那樣，擁有更整潔的辦公桌可以使清潔更容易。 當需要處理的物品較少時，您可以對難以到達的地方進行消毒和消毒。

缺點：浪費時間

在不知道有哪些辦公桌可用以及在哪里工作會很舒服的情況下出現工作可能會浪費時間。 尋找一個可用的空間，找到合適的位置，然後適應周圍的環境會佔用工作時間。 如果沒有桌子，那將進一步限制生產力。 員工上班時間越晚，所有桌子（或所有好桌子）都被認領的可能性就越大。 然後，員工要么必須等待一個人騰出來，要么回家或去另一個工作環境開始新的一天。

輪用辦公桌會導致浪費時間的另一個原因是：很難找到您需要的同事。 無論是您經常就工作問題與之交談的人，還是您必須就更大的問題與之交談的專家，不知道任何人的位置都會變得棘手。 同樣，當每個人都分散時，將一個部門召集在一起進行一次兩分鐘的快速會議可能需要更長的時間。 如果員工由於坐的位置而無法集中註意力，他們最終也可能會導致工作效率低下。 例如，一個需要專注於一個重要項目的員工如果旁邊是一個整天都必須打銷售電話的人，他們就會分心。

優點：節省成本

辦公桌輪用對公司來說具有成本效益，因為沒有多餘的空間。 在一些團隊定期出差或遠程工作的辦公室中，總體上需要更少的辦公桌。 通過限制辦公桌所需的空間並更好地利用剩餘區域，可以降低房地產成本。 還可以選擇與另一家公司共享工作空間。 您可以創建一個使用共用辦公桌的共享辦公空間，進一步降低成本並分攤運營辦公室的費用。

缺點：科技物流

當員工分配了辦公桌時，他們完成工作所需的一切都已經為他們設置好了，沒有他們不使用的無關設備。 但是，使用辦公桌輪用時，技術物流可能會變得混亂，並且需要考慮很多事情。 例如，每張辦公桌應該有自己的 PC，還是只需要一個地方讓員工插入他們的筆記本電腦？ 每個人都帶自己的筆記本電腦，還是應該帶一台公司提供的？ 考慮到特殊需求，每個人每天都可以攜帶筆記本電腦上下班嗎？

關於辦公桌輪用的最終想法

了解您的員工如何發揮最佳作用意味著更快樂的員工和更高的生產力。 但為了一時風尚而追隨辦公室潮流並不是一種精明的方法。 移動辦公適用於某些類型的公司和員工，由您決定它是否是一個明智的選擇。 或者，您可以擁有一個混合辦公室，其中有一些永久辦公桌以及用於辦公桌輪用的空間。 或者，您可以依靠更結構化的預訂系統和桌面酒店服務。

當您在考慮什麼對您的團隊最有利時，請查看我們關於讓您的員工充分發揮潛力的文章。

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